De interne, externe en gerechtelijke incasso

Bij het woord incassoprocedure denkt men al snel aan harde maatregelen, dreigbrieven, beslagleggen of uitzettingen. Op zijn minst heeft het begrip een negatieve bijklank. Laten we proberen er een definitie van te geven. Het woord incasso betekent invorderingen het woord procedure betekent hier handelingen. Een definitie zou daarom kunnen zijn “het volgens bepaalde handelingen invorderen van een uitstaande vordering of betaling”. Het gaat dus om regels en om het binnenhalen van het geld.

In het kader van dit hoofdstuk willen we allereerst de eigen interne incassoprocedure beschrijven, die een bedrijf kan hanteren om het geld binnen te halen. Als deze minnelijke incassoprocedure zonder effect blijft, komt het incassobureau in zicht. En als dit geen succes boekt, resteert eventueel de gerechtelijke incassoprocedure.

Interne incassoprocedure

In allerlei situaties van het leven bestaat er een spanningsveld tussen wat men wil en kan bereiken, dus ook bij het incasseren van achterstallige betalingen. Wat is onder de gegeven omstandigheden praktisch haalbaar? Medewerkers van de financiële afdeling willen zo snel mogelijk incasseren, mensen van de commercie willen vooral een zo hoog mogelijke omzet behalen. Dat maakt het moeilijk een standaard incassoprocedure voor een bedrijf te ontwikkelen.

Het aantal klanten of debiteuren bepaalt of de telefonische of persoonlijke incasso wel de eerst aangewezen actie is. Deze aanpak verdient de voorkeur boven schriftelijke acties, maar kost bij grote aantallen meer tijd en dus personeelscapaciteit. Wel blijken telefonische acties veelal succesvoller te zijn dan schriftelijke. Daarom is telefonisch incasseren een bijzonder belangrijke methode. Het is overigens een hele kunst een debiteur telefonisch te benaderen om hem tot (snellere) betaling aan te zetten zonder hem als klant te verliezen.

Theoretisch kan men een vervallen debiteur dus beter meteen telefonisch om betaling verzoeken. Als er slechts enkele vervallen posten zijn, kan dit probleemloos verlopen. Zijn er echter zo’n 200 actieve debiteuren en zijn er hiervan al zo’n 50 of 100 vervallen, dan kan het lastiger worden en telefonisch flink wat tijd gaan kosten. Toch zal dit de moeite waard zijn, als het om behoorlijke bedragen gaat. En ook bij lagere factuurbedragen, als de kosten van deze actie zelfs hoger kunnen worden dan de opbrengst, kan dit preventief werken en het toekomstige betaalgedrag zeer effectief beïnvloeden.

Invorderingsfasen
Hieronder zal de effectiefste incassostrategie worden behandeld en tevens worden aangegeven hoe het bewakingsproces met veel debiteuren toch beheersbaar kan blijven. Het doel van de debiteurenbewaking is immers goed en snel incasseren. Uitgegaan wordt van de standaardconditie dat de debiteur binnen 30 dagen moet hebben betaald en dat men de betalingen dagelijks bijwerkt.

De stappen met het hoogste rendement zijn de volgende: dag 1: factuur; dag 30: rekeningoverzicht en herinnering, dus de eerste schriftelijke actie; dag 33 tot 35: eerste telefonische actie; dag 45: naar keuze een tweede herinnering, danwel een tweede telefonische actie met schriftelijke bevestiging; dag 55 tot 60: de “overgebleven” actie, dus een tweede telefonische actie met schriftelijke bevestiging, danwel tweede herinnering; dag 75: slotaanmaning; dag 90: het incassobureau.

De debiteurenbeheerder kan in deze stappen ook wijzigingen aanbrengen. Bijvoorbeeld dag 1: factuur; dag 30: rekeningoverzicht; dag 30 tot 45: belactie naar de top-twintig van de uitstaande debiteuren en vervolgens naar de overige; dag 45 tot 60: tweede belactie naar de top-twintig, met het verzoek tot telefonische overboeking, en tweede belactie naar de overige (alles met schriftelijke bevestiging); dag 60 tot 75: aanmaning, oftewel de derde schriftelijke actie; dag 75 tot 90: overleg met de commerciële afdeling, slotaanmaningen en dossiers gereedmaken voor overdracht aan het incassobureau; dag 90 tot 95: overleg om de vordering uit handen te geven; dag 95: uit handen aan het incassobureau.

We lopen de stappen even langs. Ten eerste moet men zo snel mogelijk na de leverantie of na de geleverde dienst de factuur versturen. Vervolgens kan op de vervaldatum een actie bij de debiteur plaatsvinden: in ons voorbeeld geldt een betalingsconditie binnen 30 dagen en is de vervaldatum dag 30. Laat ten derde de rekeningoverzichten of herinneringen van deze dag wat meer opvallen bij de ontvanger door hem drie tot vijf dagen later op te bellen, verwijzend naar de zojuist gehouden schriftelijke actie. Mogelijk zal hij dan voortaan wat meer gaan letten op zulke acties, waardoor zijn betalingen in tijden van drukte of vakantie beter dóórlopen.

Het interval na de eerste acties (dag 30 en 33-35) tot de tweede actie mag in principe niet langer dan 10 tot hooguit 14 dagen duren. Immers, het betaalproces inclusief de verwerking door de bank neemt maximaal tien dagen in beslag. Deze tweede actie kan op dag 45 plaatsvinden in de vorm van een schriftelijke herinnering, als het om grote aantallen vervallen debiteuren gaat; zijn het er redelijk weinig, dan geniet een telefonische actie de voorkeur.

Hebben al deze voorgaande acties een zeer klantvriendelijk karakter, alle volgende acties mogen een wat zakelijker karakter krijgen. Rond dag 55 tot 60 kan men een volgende stap nemen met de actie die op dag 45 niet de voorrang kreeg: de tweede telefonische actie plus schriftelijke bevestiging, danwel de tweede herinnering. Heeft ook dit geen succes, dan wordt het tijd voor andere maatregelen. Zo kan bij een vaste afnemer het dreigen met een leverantiestop of kredietstop effectief zijn. En anders rest rond dag 75 alleen het verzenden van een dreigbrief in de vorm van een slotaanmaning.

Aanbevelingen
Inventariseer eerst de klantenportefeuille en neem op basis hiervan de beslissing welke acties worden genomen. De praktijk leert dat men per dag maximaal 20 tot 30 zakelijke, telefonische acties kan plegen. Andere factoren waarvan afhangt wanneer men welke acties onderneemt, zijn onder meer het gemiddelde factuurbedrag, de betalingsconditie, de gebruikelijke betalingstermijn in de branche en of het binnenlandse of buitenlandse afnemers betreft.

Natuurlijk moet het accent op de eerste acties liggen. Telefonisch of persoonlijk contact geniet hierbij de voorkeur boven schriftelijke acties, omdat ondernemer en klant direct op elkaar kunnen reageren en actie kunnen ondernemen. Telefonische acties scoren doorgaans twee- tot driemaal zo goed als schriftelijke acties. Hoe succesvoller de acties zijn, des te geringer de kans dat er dreigbrieven moeten worden verstuurd. En hoe beter ze worden uitgevoerd, des te geringer de kans dat er debiteuren als klant verloren gaan.

Bij een tweede telefonische actie voor dezelfde vervallen factuur kan men, als het bedrag de moeite waard is, het beste aansturen op een telefonische overboeking. Mislukt dit, verzend dan een schriftelijke bevestiging van het gesprek.

Maandag en vrijdag zijn in het bedrijfsleven de minst effectieve beldagen. Bel daarom bij voorkeur geconcentreerd op dinsdag, woensdag en donderdag, zeker als er nog andere activiteiten zijn. Bellen tussen vijf uur ’s middags en acht uur ’s avonds levert de grootste kans op succes op, zo hebben metingen in de particuliere sector uitgewezen.

Overleg zo nodig al eerder met de commerciële afdeling, om tot een snelle betaling te komen of het probleem anderszins op te lossen. Stel de bewakingsacties flexibel bij naar aanleiding van de vragen en opmerkingen van de debiteuren. Vraagt de debiteur om een copie van de factuur, verstuur deze dan per fax en probeer de volgende dag telefonisch een nadere afspraak te maken. Laat verrichte betalingen snel verwerken, om te vermijden dat men debiteuren aanmaant die allang hebben betaald.

Met een kredietstop staakt men tijdelijk de (contante) levering om een betaling te verkrijgen of af te dwingen, waarmee men op dat moment het commerciële risico beperkt tot een minimum. Gebruik dit middel echter uitsluitend in overleg met de commerciële afdeling.

De betalingsregeling is een betalingsafspraak met een klant, die afwijkt van de oorspronkelijke voorwaarden in het contract. Het beleid kan zijn alleen een betalingsregeling te treffen, als de debiteur hierom schriftelijk en met redenen omkleed vraagt. Bezie voor elke debiteur afzonderlijk, of deze hiervoor in aanmerking komt; dit vereist overigens goede afspraken tussen debiteurenbewaker, commerciële afdeling en de directie. Laat de debiteur de betalingsregeling altijd schriftelijk bevestigen, voor accoord tekenen en per omgaande retourneren. Breng de wettelijke rente in rekening. Houdt de debiteur zich niet aan de betalingsregeling, geef de vordering dan direct uit handen aan het incassobureau.

Met het verstrijken van de tijd laat de vordering zich steeds moeilijker incasseren. Moet zij binnen 30 dagen betaald zijn, dan is de incassokans na 100 dagen gemiddeld al met de helft gedaald. Stem acties daarom zó op elkaar af, dat zeker vóór deze tijd alles eraan gedaan is om te incasseren.

Externe incassoprocedure
Het aantal vorderingen stijgt in ons land nog steeds en gegroeid is ook de aversie van het bedrijfsleven tegen kostbare, langlopende gerechtelijke procedures. Op grond van beide ontwikkelingen heeft de incassobranche in de afgelopen decennia een snelle groei doorgemaakt.

Dit heeft incassobureaus aangetrokken, die het niet zo nauw nemen met de betrouwbaarheid en wettelijke regels. Hierdoor staat de incassobranche nogal eens in een bedenkelijk daglicht. De bona fide incassobureaus willen zich onderscheiden en hun werk zó doen, dat dit in het licht van de algemene maatschappelijke opvattingen aanvaardbaar is. Daarom is in 1989 de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI) opgericht, lid van de Europese branche-organisatie Fenca, die de belangen van de leden behartigt wat betreft Europese regelgeving. De NVI ziet toe op een zorgvuldige, eerlijke en geoorloofde uitoefening van de incassopraktijk. Haar leden moeten zich houden aan gedragscodes, die kwaliteit waarborgen op het terrein van zorgvuldigheid, kwaliteit en naleving van de beroepsethiek.

Met name de incassobureaus in ons land hanteren de procedure van de minnelijke externe incasso om goedkoop en snel te incasseren, zonder gerechtelijke invorderingsprocedure. Omdat elk bureau anders werkt, nemen we als voorbeeld de werkwijze van het incassobureau Dun & Bradstreet. Dit hanteert vooral in de minnelijke invorderingsfase het systeem van beloning naar prestatie, niet te verwarren met het systeem van “no cure no pay”, waarbij men zonder succesvolle incasso niets hoeft te betalen.

Het genoemde bureau berekent in de minnelijke fase bij geen succes geringe kosten zoals dossierkosten, boekingskosten en verschotten, meestal hooguit enkele tientallen guldens. Buitengerechtelijke kosten in de vorm van provisie brengt het bureau dan echter niet in rekening, ook niet in de gerechtelijke fase. Ondernemers gaan er overigens vaak vanuit dat buitengerechtelijke incassokosten bij succes altijd verhaalbaar zijn op de debiteur. Dit is theoretisch wellicht juist, maar de praktijk wijst anders uit.

Hoe kan de ondernemer effectief met een incassobureau samenwerken? Allereerst moet de debiteurenbewaking redelijk goed in elkaar steken, want geen enkel incassobureau is blij met vorderingen die twee jaar in de lade hebben gelegen. Desondanks zal het ook deze wel in behandeling nemen, omdat er altijd omstandigheden kunnen zijn ontstaan waardoor het bedrijf zijn debiteurenbeheer onvoldoende aandacht heeft gegeven. Structureel zal het incassobureau samen met de klant een systeem ontwikkelen om de debiteurenbewaking zo in te richten dat de vorderingen niet te oud worden.

Wanneer spreken we van oude vorderingen? Dat hangt af van de branche, het soort klanten en de gemaakte betalingsafspraken. Zo kunnen we bij een betalingsconditie van 14 dagen, zoals in de voedingsmiddelensector of uitzendbranche, zes weken al vrij oud noemen. In de metaalsector daarentegen zien we nogal eens betalingsafspraken van 90 dagen, waardoor vorderingen pas oud worden met zo’n vijf of zes maanden. En bij klanten uit het buitenland kunnen we, als daar andere betalingsgewoonten gelden, een oude vordering soms zelfs nog als jong kenmerken. Bij een betalingsconditie van 30 dagen vinden incassobureaus 80 tot 100 dagen na factuurdatum doorgaans het juiste moment om de vordering uit handen te geven.

Invorderinsfasen
De invorderingsfase verloopt volgens een aantal stappen. We gaan hierbij uit van de werkwijze van Dun & Bradstreet, waarbij men aan dit bureau een vordering uit handen geeft van bijvoorbeeld f 3000. Het incassobureau gaat aan de slag en verstuurt allereerst een sommatie of in korte tijd meer sommaties, waarin het ook rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening kan brengen aan de debiteur. Doorgaans heet deze fase de minnelijke invorderingsfase en hierin zijn verschillende gebeurtenissen mogelijk.

Als er binnen 1 tot 3 dagen na de sommatie f 3000 wordt overgeboekt, oftewel de hoofdsom, spreekt men van een kruisbetaling. Tenzij er telefonisch is overgeboekt, heeft het incassobureau hier kennelijk geen bemoeienis gehad met de vordering en is de klant alleen vaste kosten verschuldigd.

Als er binnen 10 tot 20 dagen na de sommatie door toedoen van het bureau f 3000 wordt geïncasseerd, zal iemand de buitengerechtelijke incassokosten (de provisie) moeten betalen. Is de debiteur hiervoor volgens de verkoop- en leveringsvoorwaarden van de ondernemer juridisch aansprakelijk, dan kan het incassobureau desgewenst (desnoods gerechtelijke) stappen ondernemen om de kosten te verhalen. Stelt de ondernemer echter geen prijs meer op verdere actie voor alleen de buitengerechtelijke kosten, bijvoorbeeld om commerciële redenen, dan moet hij deze zelf dragen.

Het gelukkigst zijn het bureau en zijn klant natuurlijk als de debiteur meteen ook de rente en de buitengerechtelijke kosten betaalt. Dan hoeft de klant alleen nog de BTW over de buitengerechtelijke kosten te voldoen. Het minst gelukkig zijn alle partijen bij een faillissement van de debiteur. De meeste incassobureaus werken in de minnelijke fase namelijk op basis van “geen incasso geen provisie”, waardoor hun klanten als er niets is geïncasseerd alleen de vaste kosten hoeven te betalen.

Laat de debiteur niets horen en is er geen sprake van een betaling, faillissement of surséance, dan vervolgt Dun & Bradstreet zijn acties voornamelijk telefonisch. Ook beziet men in deze fase of er verhaalsmogelijkheden zijn, dus of er voldoende roerende en/of onroerende bezittingen aanwezig zijn om (desnoods gerechtelijke) stappen te ondernemen. In principe ontstaat dezelfde situatie als in de minnelijke invorderingsfase, alleen zal men door een meer persoonlijk contact willen incasseren. Deze fase heet ook wel de persoonlijke invorderingsfase.

Het genoemde bureau beschikt voor deze fase over gespecialiseerde medewerkers, die van een debiteur direct achtergrondgegevens uit hun databank kunnen raadplegen. Hiermee kunnen zij de volgende vragen beantwoorden. Zijn of waren er meer vorderingen? Hoe worden of werden deze vorderingen geïncasseerd? Kunnen we uit financiële of andere achtergrondgegevens opmaken of de debiteur vooral niet wil, of niet kán betalen? En wie zijn bij de debiteur de verantwoordelijke functionarissen?

Verhaalsmogelijkheden
Als de eerste acties van het incassobureau niet of onvoldoende succes hebben opgeleverd, beziet het bureau de juridische verhaalsaspecten. Op wie of op welke rechtspersoon wordt er gevorderd? Welke gerechtelijke procedure, afhankelijk van aard en hoogte van de vordering, moeten we volgen? Zijn er verkoopvoorwaarden en zijn die dan van toepassing op deze vordering? Kunnen we met de leverantiebon aantonen dat de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd? Wordt de vordering betwist, en op welke gronden dan?

Ook beziet het bureau de financiële verhaalsaspecten. Is er een vermoeden dat er voldoende geldmiddelen zijn? Zijn er andere verhaalsmogelijkheden, bijvoorbeeld op roerende en/of onroerende goederen? Als het om een particulier gaat, werkt hij in loondienst en wie is de werkgever dan?

Vooral de juridische aspecten wegen bijzonder zwaar. Als de rechter immers de vordering op juridische gronden afwijst, kan dit soms hoge kosten met zich mee brengen. Deze kan men natuurlijk beter voorkomen. Daarom zullen de collectors en juristen van een incassobureau de klant altijd zoveel mogelijk vooraf om schriftelijk bewijsmateriaal vragen. Ook zullen zij de klant om commentaar vragen als de debiteur de vordering, al dan niet terecht, betwist.

Verhaalsaspecten spelen ook een belangrijke rol bij het afwegen of men daadwerkelijk een gerechtelijke invordering kan aanspannen. Het principe moet zijn dat men een dreigement om te gaan dagvaarden ook altijd zal uitvoeren. Maar als de debiteur toch nog in gebreke blijft, heeft het geen zin om een relatief kleine vordering gerechtelijk in te vorderen, als er weinig of geen verhaalskansen zijn. Ook zullen de te verwachten gerechtskosten een niet onbelangrijke rol spelen.

Gerechtelijke incassoprocedure
Als daartoe voldoende voorwaarden aanwezig zijn, kan men een juridische procedure starten. Voor vorderingen tot f 5000 moet men zich wenden tot het kantongerecht, voor bedragen hoger dan f 5000 tot de arrondissementsrechtbank. Verderop in dit hoofdstuk komen overigens ook nog drie andere juridische maatregelen aan de orde, namelijk de beslaglegging, het kort geding en de faillissementsaanvraag.

De gerechtelijke procedure start als volgt. De deurwaarder of advocaat stuurt veelal een schriftelijke ingebrekestelling en zal, als dit niets oplevert, overgaan tot het dagvaarden. Doorgaans bepaalt de hoogte van de vordering welke rechtsinstantie men zal inschakelen en hierbij gaat het allereerst om de competentie van de rechter. Volgens ons rechtsstelsel worden alle zaken in principe door de (arrondissements)rechtbank behandeld en zijn de andere gerechten bij uitzondering bevoegd.

Als bijzondere bepaling geldt dat de kantonrechter competent is, daar waar de wet dit duidelijk bepaalt. Hij kan alle rechtsvorderingen tot f 5000 behandelen en wettelijk kan hij ook nog, zonder limiet aan het bedrag, de hem toegewezen vorderingen behandelen betreffende het herstel van huizen, woningen en gebouwen (ten laste van de huurder); arbeidsovereenkomsten; huurkoop; huur van woonruimte of bedrijfsruimte; en pachtovereenkomsten.

Blijft de vordering onder de grens van f 5000 en is dus de kantonrechter competent? Om die vraag te kunnen beantwoorden moet men de (verschuldigde en gevorderde) rente over de hoofdsom tot de dag van de dagvaarding meetellen. Komt bijvoorbeeld een hoofdvordering van f 4800 met bijtelling van de hierover verschuldigde rente boven de f 5000 uit, dan is niet langer de kantonrechter maar de rechtbank bevoegd. Omgekeerd kan men een vordering, die bijvoorbeeld door bijtelling van rente en buitenrechtelijke kosten meer dan f 5000 bedraagt, omlaagbrengen tot f 5000 om de (goedkopere) kantongerechtsprocedure mogelijk te maken. Incassobureaus kunnen hiertoe in overleg met de klant besluiten.

Advocaten mogen zowel voor het kantongerecht als voor de arrondissementsrechtbank zaken behandelen. Deurwaarders mogen alleen zelfstandig voor het kantongerecht optreden, maar dat mag elke burger (natuurlijk persoon) en rechtspersoon ook. Zij hoeven zich dus, anders dan bij de rechtbank, bij het kantongerecht niet te laten vertegenwoordigen. Er wordt bij kantongerechtszaken gedagvaard in het kanton waaronder de plaats van de debiteur of de statutaire zetel van zijn bedrijf ressorteert. Ons land telt overigens vier verschillende rechtsinstanties: 61 kantongerechten, 19 arrondissementsrechtbanken, 5 gerechtshoven en de Hoge Raad.

Kantongerecht
De doorsnee kantongerechtsprocedure begint met een dagvaarding. De eiser kan daartoe een dagvaardingsexploit laten uitbrengen door de deurwaarder. Hij kan echter ook zelf dagvaarden, door een formulier in te vullen dat hij door tussenkomst van de griffier aan de gedaagde bezorgt. Naar keuze is dat een door het ministerie van Justitie ontworpen modelformulier of een eigen formulier. Zo kan hij zonder deurwaarder de dagvaarding uitbrengen, wat kosten bespaart, maar wil hij het vonnis van de rechter uitvoeren door beslag te laten leggen op het inkomen van de debiteur, dan heeft hij daarvoor toch weer de deurwaarder nodig. In de praktijk komt de formuliersdagvaarding dan ook zelden voor.

De dagvaarding is een oproep aan de natuurlijke of rechtspersoon met wie de eiseres (crediteur) een geschil heeft, om op een aangegeven dag en uur ter terechtzitting te verschijnen. Zij stelt de gedaagde (debiteur) in kennis van wat de eiseres van hem wil en moet daarom nauwkeurig omschrijven, wat de eiseres van de gedaagde vordert en waarom. Tussen het betekenen van de dagvaarding en de zittingsdag moeten bij het kantongerecht in het algemeen minstens 4 weken liggen; bij de arrondissementsrechtbank 8 dagen. In de praktijk bedraagt deze termijn gemiddeld 14 dagen. De deurwaarder moet ervoor zorgen dat de zaak op de rol komt, oftewel de lijst van alle op één dag dienende zaken voor het kantongerecht, en moet hiertoe een verzoek richten aan de griffier. Meestal neemt hij als gevolmachtigde van de eiseres zulke taken grotendeels over. Meent gedaagde dat hij de zaak zal verliezen, dan laat hij niets van zich horen of erkent de schuld. Daarna zal de kantonrechter de vordering toewijzen.

Als de gedaagde in verweer gaat, heet zijn antwoord op de dagvaarding de conclusie van antwoord. Daarin voert hij feiten aan, waarom de vordering volgens hem niet gegrond is. Komt dit de kantonrechter zó duidelijk over dat hij dan al kan beslissen, dan wijst hij vonnis in het voordeel of nadeel van de eiseres. Is de zaak hem nog niet duidelijk, dan geeft hij de eiseres een termijn voor de conclusie van repliek. Dit is het weerwoord op de feiten of voorstelling van zaken, zoals geuit door de gedaagde in zijn conclusie van antwoord. De conclusie van repliek wordt dan ook geredigeerd door het incassobureau, de deurwaarder of de advocaat. Vervolgens is er voor de gedaagde nog de mogelijkheid van een conclusie van dupliek, en in rechtbankprocedures bovendien nog van een pleidooi. De kantonrechter kan nu, als de zaak duidelijk wijst in het voordeel van een der partijen, vonnis wijzen.

Wettelijk zijn er geen termijnen vastgesteld voor het indienen van conclusies. Al op de eerste zittingsdag kan de gedaagde of zijn gemachtigde zijn conclusie van antwoord indienen, maar meestal zal hij enige weken uitstel vragen. Dit laatste geldt ook voor de conclusies van repliek en dupliek. Op verzoek van de andere partij kan de rechter een uiterste (peremptoire) termijn hiervoor stellen, danwel dit ambtshalve doen, namelijk als hij vindt dat een zaak te lang duurt en hij deze met sneller wil afronden. Van de ingediende conclusies moet een afschrift aan de kantonrechter worden overhandigd en minstens één aan de tegenpartij. Voert het incassobureau zelf de procedures, dan gaat er ook een afschrift naar de deurwaarder, die voor het incassobureau als gemachtigde alle zittingen waarneemt en de conclusies indient.

Soms kan de kantonrechter na de conclusies van eis, antwoord, repliek en dupliek niet onmiddellijk vonnis wijzen, omdat hij onvoldoende gegevens heeft. Dan kan hij een tussenvonnis (interlocutoir vonnis) wijzen, waarin één of beide partijen door getuigen moeten bewijzen wat ingevolge het vonnis bewezen moet worden. Ook kan hij daarbij een deskundigenonderzoek gelasten, een gerechtelijke plaatsopneming bevelen (descente), een eedsopdracht geven, en het overleggen van boeken en bewijsstukken gelasten. De kantonrechter kan en mag overigens ook meer tussenvonnissen wijzen.

Deskundigen worden benoemd als men nadere informatie wenst die alleen experts kunnen geven. Ambtshalve of op verzoek van partijen kan de kantonrechter dan drie experts aanwijzen of, als partijen hiermee accoord gaan, maar één expert wat uiteraard de kosten drukt. Daarna kunnen de partijen de resultaten ervan nog bespreken in een conclusie na deskundigenbericht, maar meestal wijst de kantonrechter hierna het eindvonnis. De partij die het deskundigenbericht heeft verzocht, moet hangende het geding voorlopig het salaris en de verschotten van de deskundigen betalen.

Ook kan de kantonrechter tijdens de repliek en dupliek van partijen nog een comparitie van partijen gelasten, omdat hij vermoedt dat partijen nog bij elkaar gebracht kunnen worden. Zijn doel is ook verder ingelicht te worden. Meestal moeten beide partijen dan iets aan elkaar toegeven, maar wel zó dat zij kunnen leven met diens oordeel. Op een comparitie moet de eiseres – de eigenaar van de zaak of een directeur – ter zitting verschijnen, of iemand die zijn volmacht heeft, alles van de zaak afweet en dus ter zitting zelfstandig kan beslissen. Niet verschijnen beïnvloedt de vonniswijzing meestal negatief. Als de eiseres niet is verschenen, kan men beslist niet wachten tot de kantonrechter vonnis wijst, maar moet men direct contact opnemen met de deurwaarder om te vragen of hij een termijn wil vragen voor bijvoorbeeld een acte of conclusie na comparitie.

Vraagt men om getuigenbewijs, dan stelt de rechtbank een dag vast voor het houden van een getuigenverhoor of enquête. Daarna kan de andere partij met andere getuigen het tegenbewijs leveren (contra-enquête). Bij een verhoor moeten de getuigen goed van de zaak op de hoogte zijn, de bewijzen kunnen leveren en de vragen van de rechter kunnen beantwoorden. Belangrijk is ook dat er zo mogelijk twee getuigen komen en dat zij vrijwillig verschijnen, omdat zij anders met een dagvaarding moeten worden opgeroepen, wat veel tijd en geld kost. Ook kunnen (art. 191 WvR) de bloed- en aanverwanten in de rechte linie niet getuigen. Geeft de tegenpartij namen van de getuigen door, dan moet men nagaan of zij als getuigen aanvaardbaar zijn of niet; deze beslissing kan plaatsvinden in een conclusie na enquête. Na het getuigenbewijs kan ook nog het afleggen van een aanvullende eed worden opgedrongen of kan een van beide partijen alsnog een conclusie nemen om op de getuigenverklaringen in te gaan.

Soms wil de rechter zich persoonlijk vergewissen van de plaatselijke omstandigheden waarover het geschil gaat, bijvoorbeeld een bouwwerk bezichtigen. Deze gerechtelijke plaatsopneming wordt descente (letterlijk: afdaling) genoemd. De rechter kan zich door deskundigen laten bijstaan.

Vonnissen
Willen de partijen na de conclusies en pleidooien dat de kantonrechter vonnis wijst, dan vragen zij recht op stukken. Daartoe moeten zij alle processtukken zoals de dagvaarding, gewisselde conclusies, bewijsstukken en tussenvonnissen aan het kantongerecht overleggen. Vervolgens bepaalt de kantonrechter een dag voor de uitspraak. Hij kan deze eindbeslissing in de Raadkamer, maar ook onmiddellijk ter zitting nemen. Er wordt een conceptvonnis opgemaakt dat door de uitspraak ter terechtzitting (in het openbaar) van kracht wordt. De griffier maakt van de uitspraak een authentieke acte op, die hij samen met de kantonrechter ondertekent; deze minuut is bestemd voor het rechterlijk archief.

Het belangrijkste afschrift van het vonnis is de grosse, waarvan elke partij maar één exemplaar krijgt. Dit stuk onderscheidt zich van de minuut en van alle andere afschriften doordat erboven staat: In naam der Koningin. Hiermee kan de winnende partij het vonnis ten uitvoer laten leggen (executeren), vandaar dat de grosse een executoriale titel heet.

Als de kantonrechter in zijn vonnis een partij volledig in het ongelijk stelt, veroordeelt hij haar ook in de kosten die de andere partij moest maken vanwege de procedure. Wijst hij een eis echter slechts gedeeltelijk toe, dan kan hij een andere verdeelsleutel toepassen, zoals compensatie van de kosten. Elk van de partijen draagt dan haar eigen proceskosten. Let wel, we spreken hier niet over incassokosten of buitengerechtelijke kosten.

Na ontvangst ervan zal de deurwaarder het vonnis betekenen, dus de gedaagde hiervan op de hoogte brengen en om betaling verzoeken. Als de gedaagde niet direct betaalt, zal het incassobureau de deurwaarder informeren hoe hij het vonnis kan executeren. Overigens heet de gedaagde ná het vonnis weer debiteur of schuldenaar, en wordt de eiseres weer crediteur (cliënt) of schuldeiser genoemd. Als de debiteur niet vrijwillig aan de bij vonnis uitgesproken veroordeling voldoet, kan de gerechtsdeurwaarder dit zo nodig met de sterke arm executeren. Maar dit komt nog maar zelden voor.

Beslaglegging
Op het vermogen van de schuldenaar kan men executoriaal beslag leggen. Nadat die goederen te gelde zijn gemaakt, krijgt de schuldeiser uit de opbrengst wat hem toekomt.

In de eerste plaats kan men beslag leggen op de roerende goederen van de schuldenaar. De deurwaarder moet de in beslag genomen goederen (laten) verkopen tussen de 8e en de 14e dag, gerekend vanaf de dag waarop het beslag werd gelegd. Contant geld en waardepapieren neemt de deurwaarder mee en verder maakt hij een proces-verbaal op, waarin hij de beslagen goederen omschrijft. Voor wat hij niet direct meeneemt, wordt een bewaarder aangesteld. Sommige goederen kan men niet in beslag nemen, zoals het bed, beddegoed en kleding van de schuldenaar en zijn inwonende kinderen; gereedschappen van ambachtslieden en werklieden voor hun persoonlijke bedrijf; f 500 aan boeken bij de schuldenaar voor zijn beroep; in huis aanwezige levensmiddelen voor het gezin voor één maand.

Ook kan men op de onroerende goederen van de schuldenaarbeslag leggen , wat men moet inschrijven in de openbare registers bij de hypotheekbewaarder. Zelfs kan men beslag leggen op goederen in een opslagloods of pakhuis. Vanaf de dag van overschrijving mag degene van wie het onroerend goed in beslag is genomen dit niet meer vervreemden, met hypotheek bezwaren, verhuren of verpachten. Het wordt verkocht ter zitting van de rechtbank, behalve natuurlijk als een hypotheekhouder eigenmachtig verkoopt, want dan heeft hij op de voorgeschreven manier verkocht. Desgevraagd kan de rechtbank ook bevelen dat het onroerend goed ten overstaan van een (door de rechtbank aan te wijzen) notaris wordt verkocht.

Het is denkbaar dat een debiteur die een proces ziet aankomen alvast geld of goederen veilig probeert op te bergen, zodat hij niet aan een veroordeling zal kunnen voldoen. Vandaar dat de wetgever conservatoir beslag, een beslag tot bewaring van iemands rechten, kan laten leggen om de rechten van schuldeisers bij voorbaat veilig te stellen. In het algemeen is hiervoor toestemming van de rechtbank nodig. De verzoeker zal meestal vrees voor verduistering moeten aantonen.

Iedere schuldeiser die summier de deugdelijkheid van zijn vordering aantoont en een gegronde vrees aannemelijk maakt dat de schuldenaar diens roerende of onroerende goederen verduistert, kan van de president van de arrondissementsrechtbank verlof verkrijgen om conservatoir beslag te leggen op de roerende goederen van de schuldenaar (art. 721 Burg. Rechtsvordering). De procureur moet dan een schriftelijk verzoek hiertoe indienen; de president van de rechtbank moet toestemming geven en beziet globaal of de vordering gefundeerd is; en de schuldeiser moet aannemelijk maken dat er vrees voor verduistering bestaat. Het is voldoende als hij aantoont dat de debiteur het financiële verhaal op de goederen in gevaar brengt, als de vordering wordt toegewezen. Vervolgens kan de president de schuldenaar horen, maar dit is niet gebruikelijk.

De president verleent het verlof op voorwaarde dat de beslaglegger de eis in hoofdzaak instelt binnen een termijn van minimaal 8 dagen na het beslag. Sommige rechtbanken leggen een lijst aan waarop de debiteur, als er beslaglegging dreigt, de namen van hemzelf en de door hem gevreesde crediteur kan laten plaatsen. Verzoekt die crediteur om beslaglegging, dan zal de president pas verlof tot beslaglegging verlenen nadat hij de debiteur heeft gehoord. Hierdoor gaat het effect van beslaglegging gedeeltelijk verloren, omdat de debiteur van te voren is geïnformeerd. Weigert de president het verlof te verlenen, dan is hiertegen geen beroep mogelijk. Verleent hij wel het verlof, dan wordt het beslag feitelijk. Onttrekt men de goederen toch aan het beslag, dan pleegt men een misdrijf waarop een maximale gevangenisstraf staat van drie jaar.

De deurwaarder gaat naar het bedrijf of de opslagplaats toe en maakt proces-verbaal op, waarin hij exact omschrijft welke goederen in beslag zijn genomen. De debiteur hoeft de crediteur niet mee te delen waar de goederen zich bevinden. Volgens het oude recht moest de beslaglegger binnen 8 dagen na beslag ook een vordering instellen tot “vanwaardeverklaring”, namelijk dat de rechter het beslag rechtsgeldig zou verklaren. Deze eis is vervallen. Desgewenst kan de gedaagde de rechtsgeldigheid van het beslag in de hoofdprocedure of in een procedure tot opheffing van het beslag aan de orde stellen. In die of in een afzonderlijke procedure komen ook de kosten ervan ter sprake. Het conservatoir beslag moet de debiteur de vrije beschikkingsmacht ontnemen over de goederen waarop beslag rust. Onttrekt hij ze toch aan het beslag, dan pleegt hij een misdrijf waarop een maximale gevangenisstraf staat van drie jaar.

Bij derdenbeslag of -arrest legt de crediteur beslag op wat een derde aan de debiteur is verschuldigd. Voor het leggen van een conservatoir derdenbeslag is niet altijd toestemming van de president van de rechtbank nodig, maar wel een extra veiligheid. Na de procedure van vanwaardeverklaring tegen de oorspronkelijke debiteur is namelijk ook nog een verklaringsprocedure nodig is tegen de derde beslagene, die voor de rechter moet verklaren wat hij aan de debiteur is verschuldigd.

Als de crediteur de debiteur aanspreekt om te betalen, heeft deze soms een tegenvordering die nog niet kan of mag worden gecompenseerd. Om te kunnen compenseren, moeten beide vorderingen immers opeisbaar zijn. De crediteur wiens vordering nog niet opeisbaar is, kan met een beslag onder zichzelf voorkomen, dat hij eerst aan de wederpartij de opeisbare schuld moet betalen en vervolgens met het risico blijft zitten dat hij zijn eigen vordering niet betaald krijgt.

Bij bodembeslag legt men beslag op de bodem, het erf van de debiteur. Op de algemene regel dat men dit beslag alleen kan leggen op goederen toebehorend aan de debiteur, maakt de wet op de invordering van ’s Rijks belastingen echter een uitzondering. De rechterlijke macht kan beslag laten leggen op vruchten, roerende goederen tot stoffering van huis of hoeve of tot bebouwing en gebruik van het land, die zich tijdens de inbeslagneming op het erf (de bodem) van de belastingschuldige bevinden, ook als deze goederen van anderen zijn.

Kort geding
Is een onmiddellijke voorziening van de rechter vereist, dan kan men een kort geding voeren voor de president van de arrondissementsrechtbank.

Het kort geding is een korte, informele procedure met als voornaamste kenmerk dat de beslissing van de president een voorziening bij voorraad of voorlopige maatregel is. Het kort geding is niet gericht op een definitieve beslechting van een geschil.

Bevoegd is de president van de rechtbank van het arrondissement waar de onmiddellijke voorziening wordt vereist. Hij heeft dus een ruime bevoegdheid. Of hij zich bevoegd of onbevoegd verklaart, hangt af van wat de eiser stelt. Heeft eiser het spoedeisende karakter van de zaak wel gesteld, maar de president daarvan niet overtuigd, dan wordt niet ingegaan op de vordering. Is de zaak te ingewikkeld voor een kort geding, dan kan de rechter de eiser toestaan om op korte termijn te dagvaarden in de bodemprocedure.

Het kort geding is onder te verdelen in de categorieën executiegeschillen en geldvorderingen.

De procedure van het kort geding verloopt aldus. De procureur geeft een afschrift van de dagvaarding aan de president en vraagt hem daarin om een dag en uur voor de behandeling te bepalen. De gedaagde wordt nu zo spoedig mogelijk gedagvaard op deze dag en dit uur, en de partijen verschijnen in persoon of vertegenwoordigd door een procureur. Er worden geen conclusies genomen en de gehele behandeling duurt slechts één zitting. Over en weer licht men de standpunten toe, de president kan vragen stellen en meegebrachte getuigen kunnen meteen worden gehoord. Aan het slot van de zitting leggen de procureurs van de partijen de procesdossiers over en bepaalt de president de datum van uitspraak. Het vonnis moet gemotiveerd worden.

Wil men in hoger beroep gaan van een vonnis in kort geding, dan moet men dit binnen 14 dagen na de dag van de uitspraak doen met een dagvaarding bij het gerechtshof. Niet bij alle vonnissen in kort geding kan men in hoger beroep gaan; voor vorderingen tot f 2500 ontbreekt deze mogelijkheid.

Het kantongerecht te Utrecht heeft enkele voorwaarden opgesteld, waaraan een kort geding over incassoproblemen moet voldoen. Ten eerste moet de vordering ten minste zes maanden opeisbaar zijn. Verder moet er ten minste tweemaal zijn aangemaand. En ook moet het aannemelijk zijn dat de schuldenaar geen inhoudelijk verweer zal voeren.

Tussen kantongerecht en rechtbank bestaan er verschillen in procedure. Het kantongerecht roept de debiteur op zoals de kantonrechter bepaalt en dagvaardt in de hoofdzaak (connexiteit), terwijl de rechtbank oproept met een dagvaarding zonder connexiteit. Het kantongerecht kent geen verplichte procesvertegenwoordiging, noch de mogelijkheid van hoger beroep na de uitspraak. De rechtbank kent deze beide mogelijkheden wel. Bij het kantongerecht kan geen voorlopige voorziening worden getroffen, als er al een kort geding via de rechtbank loopt. De procedure bij de rechtbank is duurder dan die bij het kantongerecht.

Faillissement
Als de crediteur kiest voor een faillissementsaanvraag, moet ten minste nog één andere vordering bekend zijn. Via een procureur moet hij deze aanvraag richten aan de arrondissementsrechtbank van de woonplaats van de debiteur en de rechtbank behandelt zo’n aanvraag met spoed. Het faillissement is een gerechtelijk beslag op het gehele vermogen van een schuldenaar (debiteur) voor alle schuldeisers gezamenlijk. Het moet afzonderlijke beslagen van de crediteuren voorkómen en vervangen door één gezamenlijk beslag. Dit moet uitlopen op een verdeling van de baten onder de schuldeisers, gelet op ieders bijzondere recht.

Elke debiteur die zijn crediteuren niet of niet op tijd betaalt, kan failliet worden verklaard. Daarvoor moet hij ten minste twee niet door hem betwiste vorderingen onbetaald hebben gelaten: uit onvermogen of uit onwil, want ook de vermogende, maar onwillige schuldenaar kan failliet worden verklaard. Verder moet hij ten minste twee schulden hebben. Het faillissement is een beslag op het vermogen van de schuldenaar voor de gezamenlijke schuldeisers, en daarom kan men geen faillissement aanvragen als er maar één schuldeiser bekend is. Vaak wordt namens meer crediteuren het faillissement aangevraagd. Het kan ook namens één crediteur, maar die moet dan aantonen dat er meer schulden zijn (steunvorderingen).

De procureur van de eiseres dient een verzoek in bij de arrondissementsrechtbank, bevoegd in de woonplaats van de schuldenaar. Deze hoort nagenoeg steeds eerst de schuldenaar en neemt met spoed een beslissing. Het vonnis is bij voorraad uitvoerbaar, ongeacht of de schuldenaar verzet of hoger beroep aantekent, waardoor het faillissement onmiddellijk na de uitspraak intreedt. Op dat moment verliest de schuldenaar de beschikking en het beheer over zijn vermogen. Alleen om heel goede redenen zal de rechtbank een faillissement vernietigen, waardoor de zaak dan volledig wordt teruggedraaid.

Is een faillissement eenmaal uitgesproken, dan kan de schuldenaar dit niet opheffen door kwijting van de aanvrager, zelfs niet als deze in appél zijn aanvraag intrekt. Over de door het faillissement ingetreden toestand kunnen de partijen nu niet meer beschikken. Ook andere schuldeisers zijn er nu automatisch bij betrokken. Bij ieder faillissement worden verder een rechter-commissaris (lid van de rechtbank) en een curator (meestal een advocaat) benoemd. De curator is belast met de afwikkeling van de boedel, terwijl de rechter-commissaris daarop toezicht houdt.

Nadat de schuldenaar failliet is verklaard, kunnen de schuldeisers hun vorderingen bij de curator indienen. Uiteraard hebben alleen schuldeisers met een wettelijk erkende vordering recht op een uitkering uit de failliete boedel. Zij moeten hun vorderingen dan ook indienen vóór de verificatievergadering, tijdens welke men de juistheid ervan nagaat. Bij het indienen van de vordering is het van belang of er preferentie geclaimd kan worden. Onder meer zijn de kosten van het aanvragen van het faillissement altijd preferent en kan men eigendomsvoorbehoud claimen na het leveren van goederen die nog in het bedrijf zijn van de failliete debiteur. Dit recht moet dan wel in de voorwaarden van de schuldeiser staan.

Een faillissement eindigt onder meer als het vonnis wordt vernietigd, waarin de faillietverklaring werd uitgesproken. Het eindigt ook als het vonnis in kracht van gewijsde overgaat, dus als geen gewoon rechtsmiddel meer tegen openstaat, en na het verbindend worden van de (slot)uitdelingslijst. Ten slotte kan het faillissement nog worden opgeheven wegens gebrek aan baten. De schuldenaar bezit dan niets, zodat men dus ook niets kan uitkeren en het faillissement dus nog als enige effect heeft dat de failliete vennootschap geen nieuwe schulden meer kan maken.

Een incassobureau heeft als doelstelling zo snel mogelijk voor zijn opdrachtgevers een openstaand factuurbedrag plus rente en buitengerechtelijke kosten (incassokosten) te incasseren. Het heeft niet de doelstelling een debiteur failliet te laten verklaren. Kan men hem dan met een faillissementsaanvraag dwingen de uitstaande vordering te voldoen? Die vraag valt niet zomaar ja te zeggen. In bepaalde gevallen is het zinvol en toelaatbaar dat het incassobureau in opdracht van zijn klant het faillissement aanvraagt. Heeft dit een uitgebreide incassopraktijk, dan kan het snel signaleren of er meer vorderingen op dezelfde debiteur uitstaan, wat enig inzicht in de financiële positie biedt. Is er een tweede aanvrager of is er een steunvordering bekend, dan kan een faillissementsaanvraag snel en doeltreffend werken.

Het te vorderen bedrag moet dan wel in verhouding staan tot de kosten. De rechter wil aanvragen voor kleine vorderingen (tot f 2000 of 4000) nog weleens afwijzen, omdat hij een faillietverklaring voor zulke bedragen niet verantwoord acht. Meer vorderingen daarentegen, ook al zijn ze klein, maken de aanvraag alleen maar gemakkelijker.

Omdat de faillissementsaanvraag niet in het leven is geroepen als gemakkelijk incassomiddel, moet de aanvrager of zijn belangenbehartiger aantonen dat de debiteur inderdaad helemaal niet meewerkt aan het betalen van de vorderingen. De rechter verlangt van de aanvragers dat zij van de mogelijkheid tot faillissementsaanvraag geen misbruik maken. Als de debiteur echter daadwerkelijk niet betaalt, niet de moeite neemt om tot een regeling te komen of helemaal niets van zich laat horen, is een aanvraag verantwoord. Door zijn gedragingen, of beter gezegd passieve houding tegenover de crediteuren kan men de faillissementsaanvraag beter verantwoorden. Hoewel men deze dan niet bewust als middel aanwendt, kan men zo gelukkig vaak nog betaling van de vordering bewerkstelligen.

Kan men redelijkerwijs en juridisch gesteund het faillissement van een debiteur aanvragen, dan heeft dit voor de incasseerder belangrijke voordelen. Allereerst weet hij snel waar hij aan toe is. De debiteur zal het faillissement alleen kunnen voorkomen als hij de vordering van de aanvrager (dus niet de steunvordering) onmiddellijk betaalt, of als hij een gedeeltelijke betaling ineens verricht die de rechtbank in overleg met de aanvrager of diens belangenbehartiger als redelijk ervaart en een regeling treft om het restant in termijnen te voldoen. Gaat de debiteur failliet, dan is de aanvrager in elk geval maanden eerder klaar dan bij de arrondissementsrechtbank of het kantongerecht. Bovendien is hij veel goedkoper uit als hij, al dan niet voor gezamenlijke rekening, met meer schuldeisers tegelijk het faillissement aanvraagt.

Verder moet de debiteur, als de aanvrager volhardt in zijn aanvraag, altijd eerst de kosten van de faillissementsaanvraag voldoen. Gaat hij werkelijk failliet, dan zijn die kosten preferent omdat het boedelschulden zijn. Ook de voortvarendheid waarmee men de faillissementsaanvragen behandelt, vergroot de kans op resultaat. Meestal liggen er niet meer dan drie weken tussen de aanvraag en het tijdstip dat die in behandeling wordt genomen. Nog steeds geldt de uitdrukking: wie het eerst komt, het eerst maalt. De crediteuren die snel en adequaat actie ondernemen, hebben meer kans om betaling te ontvangen dan de afwachters.

Bepaalde debiteuren komen geregeld op de faillissementsrol voor en overleven soms één of zelfs meer aanvragen. Bij structurele financiële problemen komt aan die situatie een eind. Zorg er daarom voor dat u niet aan het eind van de lijn staat. Wacht niet te lang met het aanpakken van de trage betalers en durf eens als eerste het initiatief te nemen. Natuurlijk loopt u het risico dat u bij werkelijke faillietverklaring voor de kosten moet opdraaien. De andere crediteuren hebben dan inderdaad geen kosten gemaakt, maar ook is hun vordering oninbaar. Bij u daarentegen wegen de in verhouding lage kosten ruimschoots op tegen de kans dat de debiteur het faillissement nog kan afwenden. De andere, zuinige en te voorzichtige crediteuren staan dan nog met lege handen en vragen zich af of deze debiteur een volgende faillissementsaanvraag zal overleven.

Frits Gephard