De cijfers de baas met een goede consolidatie

17 december 2015

"De budgetcyclus duurt vaak vier tot acht weken. In 15 dagen kunnen ze in China een hele wolkenkrabber neer zetten"

Hoe later in- en externe partijen kunnen beschikken over jaarcijfers, kwartaalcijfers en andere belangrijke gegevens, hoe minder zij eraan hebben. Vandaar dat er een grote druk is op ondernemingen om kwalitatief steeds betere, transparantere informatie te leveren binnen een steeds kortere tijdsperiode. Maar die hebben daar grote moeite mee: het proces van financiële consolidatie is lang en arbeidsintensief, zo blijkt tijdens de Masterclass Consolidatie op het evenement Exact Live 2015. Hoe word je de cijfers de baas?

Al langer streven veel ondernemingen er naar het in- en externe rapportageproces te stroomlijnen en zo snel mogelijk goede, geconsolideerde cijfers te kunnen opstellen. Dit streven heeft uiteenlopende oorzaken, die zowel extern als intern van aard zijn. In de nasleep van de boekhoudaffaires rond de eeuwwisseling dachten veel bedrijven dat ze het vertrouwen van de aandeelhouders en andere belanghebbenden konden vergroten door tijdig met de juiste informatie naar buiten te komen.

Op een gegeven moment moesten ze ook wel: de wet- en regelgeving werd aangescherpt, mede in reactie op de ontwikkelingen rondom Enron, WorldCom, Freddie Mac, AIG en andere Amerikaanse financiële schandalen. Behalve deze externe factoren, speelden ook interne krachten mee. Elk bedrijf – zeker niet alleen de beursgenoteerde – dat zichzelf serieus nam wilde de beschikking hebben over actuele, betrouwbare en adequate managementinformatie. Het liefst beslissingsondersteunende informatie waarmee het bedrijf sneller kon reageren en anticiperen op actuele ontwikkelingen, zodat de aandacht kon worden verlegd van de verwerking van transacties en het opstellen van standaardrapportages naar beslissingsondersteuning – met andere woorden: naar controlerende, analyserende en voorspellende werkzaamheden. Ook de aanhoudende drang naar kostenbesparingen speelde een rol, zeker in de crisis na 2008: dit leidde er vaak toe dat bedrijven maatregelen namen om de tijd en inspanning te reduceren die ze besteden aan het verwerken van financiële gegevens.

Nu we uit de crisis komen, is het belang van goede en tijdige informatie onverminderd groot. Bedrijven focussen steeds meer op een betere integratie van het financieel procesmanagement met de operationele bedrijfsaspecten. Strategische beslissingen moeten meer dan ooit gebaseerd zijn op de juiste cijfers. Financiële experts zijn interne sparringpartners geworden. Hun constante focus op de financiële gezondheid van het bedrijf zorgt ervoor dat ze een bijdrage leveren aan strategische keuzes met advies dat gebaseerd is op goede informatie.

Sprekende voorbeelden

Maar ondanks alle goedbedoelde pogingen om sneller te werken, blijkt het veel tijd kosten de juiste cijfers op een rij te krijgen. Zeker het proces van financiële consolidatie op groepsniveau is nog altijd lang en arbeidsintensief. Dit blijkt tijdens de Masterclass Consolidatie op het evenement Exact Live 2015, gegeven door Jos Suijkens en Sander van Triet, respectievelijk senior business consultant en senior product marketing manager bij Exact.

De feiten stemmen in elk geval niet optimistisch. Suijkens geeft drie sprekende voorbeelden. Bij 80 procent van de ondernemingen duurt de budgetcyclus vier tot acht weken. Dat is lang; tegen de tijd dat het budget is goedgekeurd, is het vaak al achterhaald – zeker in een wereld waarin de veranderingen zich in een steeds hoger tempo voltrekken. Vier weken: in die periode kun je ook 10 kilogram afvallen, weet Jos Suijkens. “En in China kunnen ze al in 15 dagen een hele wolkenkrabber neer zetten.”

En niet alleen het budgetteringsproces is traag, ook een forecast opstellen kost veel tijd. 60 procent van de ondernemingen doet er maar liefst zes dagen over (en aangezien veel bedrijven vier keer per jaar zo’n forecast opstellen, zijn ze er 24 dagen mee kwijt). In zes dagen kun je ook van de ene naar de andere kant van Engeland lopen (250 km), althans als je het kunt opbrengen een marathon per dag op je te nemen. Of je hebt met buikspieroefeningen een ‘sixpack’ (althans volgen Tommy Teleshopping). Een derde voorbeeld dat somber stemt: de financiële consolidatie kost de meeste bedrijven zeven dagen per maand. In die zeven dagen die het hun kost om het grootboek te sluiten de cijfers te consolideren en in- en externe rapportages op te stellen, kun je ook je rijbewijs halen, aldus Suijkens.

Hoe komt het dat die consolidatie zo’n tijdrovend proces is? In de eerste plaats spelen verslaggevingseisen een rol. Doordat de eisen van land tot land kunnen verschillen, kan consolidatie bij bedrijven die in verschillende landen actief zijn lang duren en wordt een snelle consolidatie belemmerd. Maar vaak worden binnen één en hetzelfde bedrijf op divisie- of dochterniveau verschillend verslag gedaan van prestaties. Soms spelen verschillende grondslagen een rol, en rapporteert het ene onderdeel bijvoorbeeld in US GAAP en het andere in IFRS. Hier komt bij dat binnen één en hetzelfde bedrijf ook nog eens verschillende boekjaren worden gehanteerd, met uiteenlopende valuta wordt gewerkt of zelfs dat rekeningschema’s met grootboekrekeningen niet zijn gestandaardiseerd.

Suijkens wijst er bovendien op dat 70 procent van de ondernemingen gebruik maakt van Excel als consolidatietool. Hoewel Excel makkelijk in het gebruik is, is het ook zeer riskant. Een spreadsheet is complex, en vaak hebben alleen de één of twee mensen binnen het bedrijf die het onderhouden er volledig zicht op. Als er dan ook nog eens veranderingen worden aangebracht (bijvoorbeeld om ‘What If’-analyses te maken, bijvoorbeeld om te kijken wat de invloed van een koersstijging of – daling zou kunnen zijn), is het helemaal lastig om de spreadsheet kloppend te houden.

Felienne Hermans van de TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat meer dan 750 bestanden meer dan 100 fouten bevatten. Dit kwam mede doordat de spreadsheets binnen bedrijven heen en weer werden gestuurd, en iedereen naar believen wijzigingen kon aanbrengen, zonder dat duidelijk was afgesproken wie waar voor verantwoordelijk was. Van een gestroomlijnd proces was met andere woorden geen sprake, aldus Suijkens. Tot overmaat van ramp lijkt het volledig geaccepteerd dat er fouten in spreadsheets zitten.

“Het wordt maar al te vaak gezien als ‘part of the game'”, zegt Suijkens. Ten onrechte, want die fouten kunnen rampzalig uitpakken. Bij het Britse pensioenfonds Mouchel leidde de ontdekking van een rekenfout in een spreadsheets zelfs tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse ponden. De aandelenkoers daalde na de bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden.

Beperkte standaardisatiemogelijkheden

De oplossing voor bedrijven die sneller inzicht willen hebben in de bedrijfsprestaties ligt dan ook voor de hand: standaardisatie. Voorzover mogelijk dan, natuurlijk. Aan de – nota bene sterk veranderlijke – wetten en regels van een land valt niet of nauwelijks te morrelen als bedrijf. En verschillen in boekjaren, grondslagen en valuta zijn ook niet altijd te vermijden, zeker niet bij grote ondernemingen die om de haverklap bedrijven en bedrijfsonderdelen kopen en afsplitsen.

Maar je kunt als bedrijf wel wat doen. Suijkens en Van Triet geven enkele tips:

– Breng een workflow aan in het consolidatieproces en maak gebruik van beleidsdocumenten: wie doet wat en wanneer?

– Zorg voor één gekoppeld rekeningschema. Dit vereenvoudigt en versnelt de consolidatie.

– Zorg ervoor dat valuta per entiteiten automatisch worden omgerekend, met keuzes in gemiddelde koers, slotkoers, year to date en historische koers.

– Zorg voor flexibiliteit en transparantie in verslaglegging; consolideer op basis van verschillende (parallelle) consolidatiegrondslagen. Bijvoorbeeld zowel volgens IFRS als volgens US GAAP.

– Maak het budgetteren sneller, lichter en betrouwbaarder met gestandaardiseerde budgetformulieren.

– Zorg voor een automatische eliminatie van posten door uniformiteit door te voeren op decentraal en centraal niveau. Eén lijn aanbrengen betekent meer snelheid en een hogere accuratesse.

– En tot slot: hanteer de juiste gereedschappen, betogen Suijkens en Van Triet.

Bedrijven die Excel hanteren, doen er in elk geval goed aan om deze te voorzien van een uitgebreide documentatie, zodat iedereen er wegwijs in kan raken. Maar vroeg of laat zal zo’n spreadsheet door alle wijzigingen in wet- en regelgeving en veranderingen in gebruikerseisen toch onbruikbaar worden, waarschuwt Van Triet. Zeker wanneer er verschillende entiteiten binnen het bedrijf zijn en de resultaten moeten worden geconsolideerd, is Exact Synergy wellicht een goede oplossing. Als het echt ingewikkeld wordt – en er veel intercompany verkeer is, bijvoorbeeld – is Exact Consolidation – Powered by Lucanet een aantrekkelijke optie. Exact en Lucanet gingen onlangs een partnership aan. In het algemeen geldt: hoe complexer de omgeving is, hoe minder er met spreadsheets dient te worden gewerkt. Zodat er ook dan ‘een discussie op basis van de cijfers kan plaatsvinden, en niet een discussie of de cijfers kloppen.’