Daniel Wabeke, group controller bij Ballast Nedam: ‘Standaardisatie in CPM is moeilijk af te dwingen’

In Europa gebruikt 76 procent van de respondenten spreadsheets en handmatige processen voor de planning en het management van corporate performance.

In de VS ligt dit aandeel op 44 procent. Dat blijkt uit recent onderzoek. Van de Europeanen heeft 37 procent een specifiek stand alone systeem voor budgettering, planning, prognoses en rapportage en maakt 24 procent gebruik van een module van een ERP-systeem. Slechts 8 procent hanteert een geïntegreerde oplossing voor alle performance managementoplossingen.

Daniel Wabeke van Ballast Nedam begrijpt de cijfers. ‘Dit zal vooral met decentrale aansturing te maken hebben. Daardoor werken veel bedrijven nog altijd met afzonderlijke systemen. Bovendien is standaardisatie moeilijk af te dwingen. Slechts een gering aantal mensen – de top van de piramide – geniet van de voordelen van standaard systemen, terwijl zij er nauwelijks mee hoeven werken.’

PM-oplossingen zijn volgens Wabeke ‘bij uitstek’ systemen die op geaggregeerd niveau hun meerwaarde tonen. De gebruikers lager in de piramide hebben er slechts beperkt voordelen van. Zij ervaren dagelijks aan den lijve het gebruikersongemak van bovenaf opgelegde systemen. ‘Zij houden er over het algemeen niet van in een keurslijf te worden gestopt.’

Op zoek
De 415 CFO’s die in totaal werden ondervraagd, gaven massaal aan op zoek te zijn naar oplossingen die hen helpen bij het koppelen van strategie aan operationele plannen en budgetten en bij het toetsen van resultaten aan prognoses en plannen. Daarnaast verwachten zij veel van de mogelijkheid om te werken met één versie van data, executive dashboards en risicoanalyse en van het modelleren van scenario’s.

Hoewel de cijfers anders doen vermoeden, verwacht de meerderheid van de CFO’s binnen twee jaar geen spreadsheets meer te gebruiken. ‘Dat geloof ik niet’, zegt Wabeke. ‘Het is een beetje spreadsheet bashen wat ze doen. Maar je moet wel proberen je key value drivers zoveel mogelijk in je organisatie via een CPM-oplossing ingebed krijgen. Spreadsheets bieden daarbij wel een stukje aanvullende flexibiliteit.’

Logisch
Deze eventuele ontwikkeling in de nabije toekomst lijkt een logische, kijkend naar de nadelen van het gebruik van spreadsheets. Een spreadsheet is immers per definitie driedimensionaal. Als een bedrijf verschillende business units heeft, met verschillende valuta werkt of anderszins gesegmenteerd is – bijvoorbeeld als het gaat om verschillende rapportages – kan driedimensionaalheid de nodige problemen oplossen. Bedrijven lossen dit vaak op door aparte worksheets aan te maken, maar dit lijdt vaak onoverzichtelijkheid.

Hoe lossen bedrijven het ‘probleem’ van sterk gefragmenteerde informatievoorziening met behulp van spreadsheets op? Voornamelijk met behulp van de producten van de diverse softwareleveranciers die zich hebben gespecialiseerd in specifieke business performance management oplossingen.

Om aan alle moderne eisen te voldoen, zoals internationale wet- en regelgeving, hebben bedrijven sowieso meer nodig dan spreadsheets. Althans, de meeste CFO’s zijn daar inmiddels van overtuigd.

Kunstje
Volgens Wabeke vormen CPM-systemen niet de ‘panacea’ voor alle managementinformatiebehoeften. ‘Het nadeel van deze oplossingen is dat mensen afhankelijk worden van het bovenaf opgelegde systeem. Sommige gebruikers krijgen de neiging niet meer na te denken wat ze eigenlijk rapporteren en doen een kunstje.

De kracht van een CPM-systeem wordt pas ten volle benut als de CPM oplossing direct beschikbaar is voor de decentrale eenheid waar de gebruiker zit.’ Als dertig procent van de doelstellingen wordt gehaald bij een CPM-implementatie, is het volgens Wabeke veel.

‘Dan heeft het bedrijf het goed gedaan’, zegt hij. ‘Je moet minimaal een goed BPM-systeem optuigen als versterkte dijkbewaking.’ ‘Decentrale organisaties kunnen alleen goed functioneren als er een goed geaccepteerd centraal systeem is, waarbij de decentrale gebruiker ook vanuit het centrale systeem zinvolle informatie krijgt aangeleverd. Het gaat om sturing op alle niveaus.’