Coronacoulance? 3 tips om DSO laag te houden

Eén op de drie finance professionals denkt dat het aantal dagen dat een factuur open blijft staan, de komende maanden gaat stijgen. Een niet onverwacht resultaat van de recente peiling door fintech-bedrijf Onguard onder honderden finance professionals. Volgens hen is een van de redenen voor de stijging is dat de helft van de bedrijven coulancemaatregelen heeft getroffen om de effecten van de coronacrisis op te vangen.

Want als organisatie wil je je klant natuurlijk graag tegemoet komen. Daarom hebben veel organisaties al verruimde betaaltermijnen ingesteld. Uiteindelijk moeten openstaande facturen echter toch betaald worden. Het liefst blijft daarbij de DSO (Days Sales Outstanding) natuurlijk zo laag mogelijk. Dus, hoe houd je het aantal dagen dat facturen openstaan laag, ook nu in crisistijd? Marieke Saeij, CEO bij Onguard, heeft drie praktische tips:

1. Factureer en handel direct

De meeste organisaties factureren eens per maand omwille van efficiëntie. De ervaring leert echter dat facturen sneller betaald worden wanneer deze meteen na levering toegestuurd worden. Probeer daarom altijd zo snel mogelijk te factureren. Op het eerste oog lijkt dit misschien extra werk, maar het voorkomt late betalingen en zorgt er voor dat je betaalproblemen sneller signaleert.

Immers, hoe eerder de klant de factuur ontvangt, hoe eerder het betaalproces start. Je verkleint hiermee de kans dat de klant vergeet te betalen. Dat bespaart dus werk op de lange termijn. Ook als een betalingstermijn is verstreken, is het van belang om direct contact op te nemen. Hoe langer je hiermee wacht, hoe langer het duurt voor het betalingsproces start.

2. Ken je klant

Enerzijds wil je dat facturen zo snel mogelijk betaald worden. Anderzijds mag dit niet ten koste gaan van de klanttevredenheid. Inspelen op de behoefte van de klant en hem op alle mogelijke manieren helpen om de factuur op tijd te kunnen betalen, is daarom cruciaal.

Daarvoor moet je je klant zo goed mogelijk leren kennen. Doe hier onderzoek naar. Creëer bepaalde klantsegmenten met bijbehorende kenmerken en hanteer vervolgens voor ieder segment een andere aanpak. Wanneer na analyse blijkt dat bepaalde klanten een hoog risico lopen om facturen niet te betalen – met name wanneer het economisch wat minder gaat zoals nu – dan vraagt dat om een andere benadering dan klanten met een laag risico. Met goed inzicht in je klantbestand, kun je sneller én adequater actie ondernemen bij het vermoeden van betalingsproblemen.

3. Optimaliseer betaalprocessen

Voor één op de vijf finance professionals is het verlagen van de DSO de grootste uitdaging binnen het order-to-cash proces. Met behulp van de juiste tools kun je betalingsprocessen optimaliseren. Denk aan gespecialiseerde order-to-cash software die het hele proces van facturatie tot betalen volledig automatiseert. Intelligente tools in software zijn bovendien in staat om problemen snel te ontdekken. Dat bespaart jou als finance professional tijd die je kunt investeren in persoonlijk contact met de klant en het aanbieden van oplossingen op maat. Een win-win situatie.

Je DSO verlagen in crisistijd klinkt misschien te mooi om waar te zijn. Toch is het zeker mogelijk. Door consequent te zijn, snel na levering te factureren, betaalprocessen te automatiseren en waar nodig oplossingen op maat te bieden. Daarmee bevorder je je eigen bedrijfscontinuïteit én tevredenheid van klanten.

NIET GEBRUIKEN

.ad-style * { font-size: 18px; line-height: 30px; color: #555; }

Groei van financieel vakman naar strategisch partner

Wil jij als financieel vakman doorgroeien naar strategisch partner? Volg de vijfdaagse Masterclass De Nieuwe CFO; Strategisch Financieel Management. Ontvang inzicht in strategisch financieel management en ontdek wat er op de agenda staat van de nieuwe CFO.

Bekijk het programma en data

(foto: Rupixen, Unsplash)