Controller-tips: hoe optimaliseer je planning, financiële consolidatie en rapportage-analyse?

“Het financieel planningsproces (financieel budget en forecast) kan je verbeteren door volwaardig aandacht te schenken aan alle belangrijke componenten binnen de processen ‘Record 2 Report – Plan 2 Perform’. 

Deze elementen hebben onder andere betrekking op:
 
1. Data Quality (Record), Master Data Governance, data-integratie, datareconciliatie en  IC-reconciliatie. Een correcte data-integratie garandeert een betere en meer betrouwbare closing op het einde van iedere periode alsook een beter kwalitatief financieel vooruitzicht. 

2. Financiële rapportering (Report): het erkennen van de diverse rapportagenoden zoals de publieke  jaarrekening, interne management-rapportage, dashboards, controller ad hoc- analyses en  KPI’s zorgen ervoor dat financiële en business controllers de business snel en efficiënt kunnen ondersteunen op gemeten resultaten. 

3. Financiële planning (Plan): het in kaart brengen van verschillende vormen van financiële planning, telkens met eigen karakteristieken, zorgt ervoor dat ieder plan de verwachte vooruitzichten omvat met betrekking tot tijdshorizon (lang – kort), granulariteit (graad van detail) en periodiciteit (jaar, kwartaal, week, dag).

Business as usual en strategische initiatieven 
Het optimaliseren van het financiële planningsproces wordt versterkt door bij het financieel plannen een onderscheid te maken tussen ‘BAU’ (business as usual) en de ‘SI‘s’ (strategische initiatieven). Iedere CFO en CEO wenst immers te weten wat het specifieke resultaat is uit de normale businessactiviteit en welke de contributie is van een of meerdere strategische initiatieven. Het komt er dus niet alleen op aan om de strategische initiatieven te plannen; ze dienen eveneens aan de hand van correcte indicatoren in actuele waarde gemeten te worden. 

Better practices 
Het toepassen van een correcte planningsmethodologie (top-down en bottom-up, driver-based plannen, zero-based plannen, historisch contributieplannen, incrementeel plannen, enz.) helpt het proces te versnellen en effectiever te maken. 

“Je begrijpt al snel”, stelt Christian Pauwels, “dat het optimaliseren van de financiële planning en rapportage niet enkel draait om technologie maar ook om een goede kennis van het proces, de inhoud, de rollen en verantwoordelijkheden: ‘wie doet wat’. De processen correct borgen binnen de organisatie verhoogt hun effectiviteit.”

Technologie 
De technologie blijft dé factor die de efficiëntie van het proces spectaculair kan verhogen. Gebruik van multidimensionale datamodellen, geautomatiseerde workflow, versiebeheer, spreiding van financiële data over meerdere periodes, simulaties, persoonlijke versies, drill anywhere,  trendanalyses, statistische voorspellingen, waterfall diagrams, heat maps, whale curve, commentaren en andere ondersteunende automatische taken, helpen een correct evenwicht te brengen tussen het verzamelen van alle financiële data en het begrijpen en/of interpreteren ervan. Een balans die vandaag omwille van de spreadsheetmodellen niet in evenwicht is. 

Christian Pauwels geeft aan: “In een tijd van doorgedreven digitalisering kunnen financiële en business controllers nog altijd niet hun echte rol als business partner volbrengen omdat er te veel tijd wordt gestopt in het verzamelen van data, het opbouwen en onderhouden van uitgebreide Excelmodellen en het zoeken naar inconsistenties omwille van verkeerde doorverwijzingen in het goed onderbouwd spreadsheetmodel. Ondanks het gegeven dat spreadsheetmodellen een goede ondersteunende technologie zijn voor enkele specifieke taken binnen de organisatie, is hun hidden TCO bijzonder hoog. 

Mobiliteit
Iedere technologie die connectiviteit met mobile devices ondersteunt, zal een toegevoegde waarde hebben en de organisatie meer agile maken met betrekking tot veranderende marktgegevens of plan-assumpties. 

Financiële consolidatie
Ook hier liggen kansen door te werken met een centraal geborgd en workflow-gebaseerd systeem. Dergelijk systeem laat toe op ieder moment na te gaan waar de organisatie staat in de closing-periode. Het geeft een sneller en beter inzicht in de onderliggende brondata zoals proef- en saldibalansen van iedere entiteit, intercompany transacties die niet afgestemd werden, koersverschillen in transacties, enz. Op groepsniveau of in HQ kan men eenvoudig de impact van veranderende deelnames in een of meerdere entiteiten simuleren, het opmaken van vergelijkstaten bij wijzigende deelnemingen en contributierapporten op geconsolideerd niveau raadplegen. De consolidator en /of groepscontroller die het consolidatieproces beheren, kunnen geaccordeerde en geconsolideerde periodes veilig afsluiten.
 
Het opmaken van een rapportagekalender en een closing-activiteitenproces met kennis van rollen en verantwoordelijkheden, verhogen de effectiviteit van het proces. De automatisering ervan in een ‘Best of Breath technology’ verhogen opmerkelijk de productiviteit van de financiële afdeling tijdens de closing waar opnieuw een evenwicht wordt bereikt tussen het verzamelen van gegevens en het begrijpen of interpreteren ervan. 

Veelzijdige analyse
Voorgaande verbeterpunten zorgen er mee voor dat ook de rapportage naar een hoger niveau getild wordt. Vanuit de praktijk merken wij dat beslissers behoefte hebben aan intuïtieve rapporten en dashboards, die duidelijk trends en mogelijke kansen en bedreigingen aangeven. Moderne grafische visualisatie leidt tot snelle inzichten. Maar daarbij mag je niet vergeten dat financiële analisten er de voorkeur aan geven om data vanuit verschillende invalshoeken te analyseren. De ‘what if-analyse’ bewijst zich hier als erg nuttig. Met moderne toepassingen is het mogelijk om met drempelloze creatie en automatische doorrekening van scenario’s bij te dragen aan het optimaal vooruitkijken bij de aansturing van de organisatie. 

Christian Pauwels is General Manager BI Benelux bij Aexis, Premier Business  Partner in IBM Planning Analytics en Board International software. Aexis richt zich op effectieve en efficiënte inrichting van budgettering en rolling forecasting, financiële consolidatie en cashflowplanning, rapportage en analyse, dashboards en strategische scorecards. Aexis realiseert projecten R2R – P2P van a tot z. 

Contact: Christiaan van ’t Klaphek – cvantklaphek@aexis.com of Michael De Best – mdebest@aexis.com
+31 33 432 15 40 – www.aexis.nl