Control zonder jargon!

Een serie blogs over control.

BLOG – Deze week staat Jip en Janneke taal centraal. Vanwege de hoge mate van vaktaal in documenten, die aan niet-geïnformeerden wordt gestuurd. Ambtenaren hebben er nogal een zooitje van gemaakt met hun taalgebruik. Totaal onbegrijpelijke volzinnen, die over burgers worden heen gestort, waardoor de boodschap ongehoord en onbegrepen blijft. Daardoor komen vooral sociaal zwakkeren diep in de problemen, omdat ze deadlines missen die, ze heten niet voor niets dodelijke grenzen, niet gepasseerd hadden mogen worden, om in aanmerking te komen voor hulp, financiële ondersteuning of nog erger, die bij overschrijding leiden tot boetes, deurwaarders aan de deur, etcetera.

Door Hinrich Slobbe, control prof in beide betekenissen, als associate professor aan de Business School Nederland en als directeur van Wisdom in Finance.

Niet alleen “domme” burgers overkomt dit. Ik hoor steeds vaker van grote sociale instellingen, die hun rekeningen niet meer betaald krijgen, omdat ze door de wirwar van regels en procedures “te laat” gefactureerd hebben. Gemeenten, provincies en het rijk hebben blijkbaar een web van onontwarbare kluwen van wetgeving, die misschien wel leidt tot bezuiniging, maar ook tot het missen van de doelen waar de overheid eigenlijk voor is opgericht.

Niet: te dikke rapporten

Controllers hebben ook een doel: beslissers helpen om tot de beste beslissing te komen. Daarom is het handig als deze mensen de boodschap begrijpen, die in de rapportages naar voren wordt gebracht. Maar als je regelmatig in deze documenten kijkt, zie je vaak een aantal cruciale fouten. De eerste grote fout die vrijwel altijd gemaakt wordt, is dat de rapporten te dik zijn. Een managementrapportage van meer dan drie pagina’s is al te lijvig. De boodschap moet op één A4tje passen. Denk aan de bomen en het bos. Spreadsheets, waar je doorheen moet scrollen om het eventuele inzicht te krijgen op de eventuele problematiek, deugen alleen daarom al niet. Managers moeten snel en doorwrocht besluiten kunnen nemen en als zij daarvoor eerst moeten doorbladeren tot ze een ons wegen, dan werkt de communicatie niet meer.

Niet: te veel afkortingen

Tweede grote fout, die meer dan regelmatig gemaakt wordt in MARAPS, is het gebruik van afkortingen. Weet u dat een groot aantal managers niet weet wat een MARAP is? Laat staan dat ze begrijpen wat YTD betekent, of DEBT/EBITDA, of NOFF, of wat dacht je van BLUFF? En dan die boekhouderskwaal, die niet uit te roeien lijkt: gebruik van -/- of (—) waar Credit wordt bedoeld. Hele volksstammen van managers die gek worden van een overschrijding van de omzet, die dan vervolgens negatief in de rapportage terecht komt. Of wat dacht je van een tegenvaller in de kosten, die als positief wordt gepresenteerd?

Niet: te veel jargon

Maar het allergrootste probleem met huidige rapportages, is het gebruik van JARGON. Voor de leek onbegrijpelijke termen als yield, AGILE, LEAN6Sigma, KANBAN, JIT, P&L, assetbased, deactiveren en activeren, vrijval, lumpsum, intensivering, extensivering, activity based management, en ga zo maar door. Lees voor nog meer voorbeelden deze website maar eens na. Ik wil daarom de volgende oproep doen: als je het niet kunt uitleggen zonder VAKJARGON: leg het dan niet uit! Houd je publiek dom! Want dat is kennelijk jouw bedoeling.

Wel: help betere beslissingen te nemen

Controllers hebben een doel: beslissers helpen om tot de beste beslissing te komen. Begin daarom met dunne rapporten met de boodschap op de eerste pagina. Alleen toelichting op de volgende bladzijden, die ondersteunend zijn aan de boodschap. Geen afkortingen gebruiken zonder toelichting en volledig uitschrijven van de uitleg van de formule achter een afkorting. Uiteraard op de volgende pagina met een doornummering. En benoem positief wat goed is voor de organisatie, desnoods met een stoplicht op groen. Negatief mag alleen gebruikt worden als het slecht is voor het bedrijf. En stop met modieus gebruik van vaktaal die door mensen van buiten het beroep toch niet begrepen worden.

Doe niet of je heel slim bent, door de anderen dom te houden. Het eerste deel van je carrière was vooral gericht op het zelf slimmer worden. Het tweede deel van je loopbaan moet gericht zijn op het slimmer maken van anderen. Zodat ze betere beslissingen gaan nemen, zonder de angst om door onwetendheid de verkeerde afslag te nemen. Laat ze vertrouwen op jouw wijsheid, om hen de weg te wijzen! Ook dat is control 3.0.

Alle blogs van prof. Hinrich Slobbe voor u op een rij gezet.