Control en creditmanagement: in balans?

1 Saldo debiteuren
De creditmanager heeft de meeste invloed op het saldo debiteuren. Direct daaraan zijn de voorziening debiteuren en de cashflow forecast gekoppeld. Over het algemeen worden deze bepaald op basis van aging buckets, klantkenmerken (B2C, B2B, (inter)nationaal) en/of klantstatus – intercompany, faillissementen, key accounts, etc.).

De controller en de creditmanager kunnen de vertaling van het bedrijfsbeleid naar de regels het beste samen oppakken. In het kader van het vier ogen-principe is het dan logisch dat de credit manager de rapportage periodiek aanlevert en dat de controller deze controleert. De laatste initieert de mutatie in het grootboek.

2 Afschrijvingen
Elk bedrijf mag zelf bepalen welk beleid zij hanteert voor het incasseren van vorderingen. Daarbij wordt door veel bedrijven een kosten-batenanalyse gemaakt om deze te innen. Vanuit dit beleid dienen de controller en de creditmanager regels op te stellen voor het afschrijven van vorderingen. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden ver de dossieraanlevering van de afschrijvingen. Speerpunt is hier de volledigheid van dossiers met daarbij een verantwoordelijkhedenmatrix voor het afschrijven van hoge vorderingen.

3 Concerncontroller
De concerncontroller speelt een belangrijke rol bij de verdeling van het saldo over de verschillende businessunits. Hij is degene die overzicht heeft over de verschillende onderdelen en er verantwoordelijk voor is dat er geen klanten dubbel worden aangemaand of juist tussen wal en schip vallen. Hiervoor moet het bedrijf een goede verdeelsleutel met bijbehorende rapportage opstellen.

Een apart onderdeel is de verantwoording van het intercompany saldo. In grote lijnen moet dit worden afgestemd door de controllers. Terwijl de credit manager deze inhoudelijk moet monitoren. Niet iedere intercompany klant blijft een intercompany klant. De concerncontroller heeft ook een belangrijke rol bij het bepalen van de kostenbeheersing. Hij moet de regels bepalen voor verschillende businessunits om de ‘kosten per factuur’ te bepalen. Deze moeten consequent worden toegepast zodat er een duidelijke vergelijking mogelijk is. Dus wel of geen overhead-, automatiserings- of portokosten meenemen in de berekening.

4 Afloopcontroles
Het belangrijkste van het opstellen van regels is dat deze regels periodiek worden gecontroleerd op juistheid. Bijvoorbeeld jaarlijks een controle of de voorzieningen en de cashflowforecasting nog wel correct zijn. Passen de regels voor het afschrijven nog wel bij de huidige situatie in de markt en mogelijk vernieuwde strategie van de organisatie? Vergelijk of de klanten die in de debiteurenadministratie staan als zijnde intercompany, daadwerkelijk nog steeds tot de holding behoren.

Vier voordelen
1 Door een betere analyse van de debiteuren voor de voorziening en een duidelijke afloopcontrole verkrijg je beter inzicht in de debiteuren, hun risico’s en de bijdrage aan de winstgevendheid.
2 Soms is het beter om zo snel mogelijk af te schrijven. Door duidelijke regels kan dit eerder geregeld worden en kan de btw eerder worden teruggevorderd. Waarom meer tijd en moeite doen als het niets oplevert?
3 Door duidelijk inzicht te krijgen in de kosten per factuur is het mogelijk om de effectiviteit van verschillende afdelingen objectief te vergelijken.
4 De constante dialoog tussen de controller en de creditmanager verschaft meer inzicht in en begrip voor elkaars werkzaamheden. Gezamenlijke sturing van de drie grootboekrekeningen en de aanverwante kasstroom geeft betere grip en operationele sturing voor de organisatie.

Jeroen van den Brakel en Jelte de Grood, interim fnance specialisten van ConQuaestor met als specialisatie creditmanagement. ConQuaestor is partner van Financials for Financials.