Contributieoverzicht in consolidatie: Een functie met aanzienlijke meerwaarde

Het volume van informatie, het aantal ondernemingen in een groep, bepaalde complexiteiten vanwege het aantal consolidatieherwerkingen, en wijzigingen in de consolidatiekring… Deze zaken maken het moeilijk om belangrijke situaties te analyseren en te identificeren zonder tijd te verliezen. 

Een efficiënt contributieoverzicht biedt de mogelijkheid om zich te focussen op deze belangrijke situaties. Het is dan ook een belangrijk onderdeel in een ‘fast close’ strategie en een noodzaak wanneer men de aankoop van een nieuwe consolidatiesoftware in acht neemt. 

Onderstaand artikel focust zich op dit aspect van de consolidatie: wat is nu een contributieoverzicht en waarom is het voor auditors en directieleden zo belangrijk?

 

Rekening gehouden met het feit dat een consolidatiekring kan bestaan uit 10, 20, 50… of meer ondernemingen, zal een contributieoverzicht in één enkele klik alle individuele entiteiten tonen die bijdragen tot een geconsolideerde rekening van de balans, de P&L, het kasstroomoverzicht en van elke toelichting.

 

Deze functie blijkt een zeer sterke tool te zijn voor het analyseren van een aanzienlijke reeks cijfers. De voorbeelden die in dit artikel worden uitgewerkt komen rechtstreeks uit de praktijk en werden vastgesteld bij veel groepen in verschillende landen.

 

Wanneer een groep een subgroep met een aanzienlijk aantal nieuwe ondernemingen aankoopt, zijn er in het algemeen twee opties:

• De subgroep realiseert zijn geconsolideerde rekeningen, die nadien worden geconsolideerd in de moederonderneming; of

• De moederonderneming beslist om elke individuele onderneming in zijn consolidatiekring op te nemen.

 

Indien men kiest voor de optie waarbij de geconsolideerde cijfers van de subgroep in de consolidatie op hoger niveau worden opgenomen, is het contributieoverzicht eerder gelimiteerd. Men kan slechts één waarde voor de gehele subgroep waarnemen, maar geen gedetailleerde informatie over de verschillende ondernemingen die tot de subgroep behoren. Zij blijven in een ‘black box’ omgeving, en de enige manier om hierover meer te weten te komen is het opvragen van bijkomende informatie. CFO’s en auditors die dergelijke informatie opvragen wensen snel een antwoord en hierdoor kan men in een vervelende situatie terecht komen.

 

Dit is dan ook de reden waarom het aan te raden is om alle ondernemingen van de subgroep op directe wijze te consolideren in de groep om zo onmiddellijk een gedetailleerd overzicht te krijgen van alle ondernemingen via het contributieoverzicht.

 

De meeste auditors beginnen hun audit met een beperkt aantal rapporten: de geconsolideerde balansrekening, P&L en … het contributieoverzicht van deze twee.

 

Waarom?

 

Auditors scannen eerst alle posten van de geconsolideerde balansrekening. Eens zij een abnormale waarde ondervinden, gaan zij meteen naar het contributieoverzicht om te analyseren welke ondernemingen bijdragen tot deze variatie. Een dergelijk overzicht bespaart dus tijd voor de auditors. Bovendien kunnen zij de consolidatieherwerkingen voor een gelimiteerd aantal ondernemingen opvragen indien een diepere analyse gewenst is. Dit wordt ook de ‘audit-trail approach’ genoemd.

 

De combinatie van het contributieoverzicht per onderneming en het contributieoverzicht per journaal zorgt voor een bijzonder nauwkeurige analysetool die kan helpen om bepaalde vragen van de auditor te beantwoorden (bijvoorbeeld de toelichting van de transitie van lokale rekeningen naar geconsolideerde rekeningen per entiteit).

 

In de meeste gevallen zijn externe waarnemers van de geconsolideerde rekeningen (niet alleen auditors, maar ook CFO’s) verbaasd over bepaalde verschillen die worden waargenomen tussen twee consolidatieperiodes.

 

Het contributieoverzicht biedt hierop vaak onmiddellijk een antwoord door weer te geven dat het verschil te wijten is aan:

• Een nieuwe onderneming die voor de eerste keer wordt opgenomen in de consolidatie;

• Een bestaande onderneming die aan derden werd verkocht;

• Een wijziging in de consolidatiemethode tussen de huidige periode en de referentieperiode.

Men kan zich voorstellen dat het consolidatieoverzicht makkelijk te beheren is voor een consolidatiekring van redelijke grootte. Indien een groep bijvoorbeeld meer dan 100 ondernemingen bezit, wordt het uiteraard moeilijk om bepaalde ondernemingen te identificeren die een ‘audit-trail’ analyse nodig hebben.

 

In een professionele consolidatiesoftware kan het contributieoverzicht ook een gelimiteerd aantal ondernemingen tonen, bijvoorbeeld de 20 procent ondernemingen die bijdragen tot 80 procent van de cijfers. Een aantal andere functionaliteiten kunnen ook een toegevoegde waarde brengen voor iedereen die de cijfers moet analyseren: bijvoorbeeld, de mogelijkheid tot presentatie van de contributie van de entiteiten, niet alleen gesorteerd op naam maar ook op basis van de huidige- of referentiecijfers, of op basis van de verschillen tussen twee periodes.

 

Aan het einde van het consolidatieproces tonen de rekeningen een netto waarde die slechts de impact van de transacties met de buitenwereld voorstellen. Eén van de meest interessante rekeningen is natuurlijk de omzet. In het algemeen weet men wat de statutaire omzet is van een onderneming, maar na intercompany eliminaties is dit soms herleid tot een immateriële waarde. Dit is een eerder realistisch, maar soms verrassend beeld dat door een contributieoverzicht wordt weergegeven.

 

Een consolidatiesoftware die een functie aanbiedt voor contributie van statutaire of herwerkte bedragen, biedt een hogere efficiëntie voor analyse aan. Dit komt omdat men de oorzaak van een onderneming die op een abnormale manier bijdraagt tot een bepaalde post moet zoeken bij de statutaire bedragen of bij de consolidatieherwerkingen. Een soort van uitwisselingscontributie tussen deze twee bedragen zal dan ook snel worden opgevraagd door de personen die dergelijke cijfers dienen te analyseren.

Een contributieoverzicht zal helpen om bepaalde vragen te beantwoorden, zoals bijvoorbeeld ‘Voor welke prijs zou ik deze entiteit moeten verkopen om geen impact te hebben op de geconsolideerde P&L?’. In het meest voorkomende geval is volgende regel van toepassing: bepaal de boekwaarde van de betreffende participatie, kijk naar de contributie in de geconsolideerde reserves, voeg beide bedragen samen en men zal het antwoord krijgen!

 

Indien elke groep kan geclassificeerd worden volgens zijn activiteit, geografische locatie of gelijk welke andere criteria, zal een goed contributieoverzicht in een eerste niveau de belangrijkheid van deze segmenten weergeven en een opsplitsing van de ondernemingen binnen elk segment in een tweede niveau. Dergelijke informatie betreffende de segmentatie brengt een interessant overzicht van de geconsolideerde cijfers, bovendien maakt IFRS dit verplicht. 

 

Wanneer de consolidatie klaar is voor audit, volgt er meestal een interne presentatie van de cijfers aan de Raad van Bestuur en de auditors. In dergelijke presentaties worden de resultaten op een scherm weergegeven, en indien één van de aanwezigen meer gedetailleerde informatie nodig heeft wordt een dubbel contributieoverzicht in de vorm van een matrix weergegeven. In deze matrix komen in de rij de ondernemingen van de groep en in de kolom de rekeningen die bijdragen tot de post van de balansrekening (of P&L). Wanneer de laatste rekening van de balans en P&L is bereikt, is meteen ook een belangrijk deel van de audit reeds uitgevoerd!

 

Gedurende dezelfde sessie als hierboven beschreven zal het contributieoverzicht van de posten van de balansrekening, de P&L en van het kasstroomoverzicht de belangrijkste zaken aankaarten die in de geconsolideerde toelagen in detail worden besproken. Opnieuw is een belangrijk deel van de toelichting al gerealiseerd.

 

Een contributieoverzicht biedt dus de mogelijkheid om zeer snel belangrijke situaties of gebeurtenissen te analyseren binnen een groep. Het maakt deel uit van de ‘Fast Close’ strategie van de groep en is een absolute noodzaak indien men de aankoop van een nieuwe consolidatiesoftware overweegt.

 

Toch zal de beste consolidatiesoftware en een efficiënt contributieoverzicht geen toegevoegde waarde hebben indien de consolidatiemethode zich niet baseert op één basisprincipe: alle herwerkingen moeten worden geboekt in elke betrokken onderneming en niet in een ‘dummy’ of moederonderneming!

Sigma Conso biedt software, opleidingen en diensten aan op het gebied van Corporate Performance Management (CPM).

 

• Een compleet aanbod aan CPM oplossingen voor groepen die hun financiëel management wensen te vergemakkelijken: consolidatie, managementrapportage, intercompany reconciliatie, performantie-analyse, financiële forecasting, budgettering en strategische planning.

• Erkend als expert in de optimalisatie van financiële processen van groepen

• Een toegewijd team van consultants beschikbaar

• Internationale ontwikkeling en aanhoudende groei