Continuïteit tijdens de coronacrisis: 5 stappen

Door Ash Noah, CPA, CGMA, FCMA, Managing Director – Learning, Education & Development, Association of International Certified Professional Accountants (AICPA). Dit artikel werd ook gepubliceerd op AICPA Insights.  

Als voormalig CFO heb ik al heel wat crises meegemaakt. Ik denk bijvoorbeeld aan de Golfoorlog, de crisis na 9/11 en de financiële crisis uit 2008. Maar zo’n grote wereldwijde financiële crisis als de situatie waarin we ons nu bevinden, is ongekend.  Ons wereldwijde economische en sociale systeem begeeft zich op onbekend terrein.

Te midden van deze onzekerheid kan de financiële functie echter waarde creëren en haar rol als strategische zakenpartner versterken. Als trainingsinstituut voor CPA's en CGMA®, voorzien onze trainingen in de expertise om risico's te beperken en organisaties, bedrijven en andere communities te helpen met het herstel.  

Om CFO's te helpen, heeft de Association of International Certified Professional Accountants® vier webinars georganiseerd waarin de komende weken financiële leiders adviezen krijgen op het gebied van business planning. Hiermee willen we CFO's helpen hun organisatie door de huidige crisis heen te leiden.

De webinars bevatten adviezen van Oracle, gebaseerd op best practices die zij bij hun klanten zien op het gebied van technologie. We bieden aan de hand van deze informatie niet alleen suggesties om de huidige storm te doorstaan; ook geven we adviezen om de veerkracht van bedrijven in de komende maanden te verbeteren.

5 stappen naar business continuïteit

In de eerste webcast van de hierboven genoemde serie (ook beschikbaar als podcast) deelde Christina Kite, VP Global Strategy bij Oracle, haar aanpak omtrent business continuïteit. Een eerste stap is altijd het maken van een business continuity plan (BCP). Is er in jouw organisatie nog niet zo’n plan? Check dan of er wel een noodherstelplan of disaster recovery plan (DRP) is. Deze kan als uitgangspunt dienen en verder uitgewerkt worden. Als je zover bent dat je een BCP hebt, volg dan de onderstaande 5 stappen om de effectiviteit van het plan te waarborgen.

1. Maak een business impact analysis (BIA)

Een BIA kan uw organisatie helpen bij het bepalen en evalueren van de mogelijke effecten van het coronavirus op de bedrijfsvoering. Dit proces omvat het uitvoeren van een gap-analyse waarin wordt beoordeeld in hoeverre uw organisatie haar activiteiten kan voortzetten. Houd bij het uitvoeren van deze analyse rekening met de volgende stakeholders:

Werknemers
Aandacht voor personeel is nu belangrijker dan ooit. Want juist nu kan dit op lange termijn gevolgen hebben voor de loyaliteit en het behoud van werknemers. Begin met het identificeren van de cruciale processen en de medewerkers die hier verantwoordelijk voor zijn. Bepaal vervolgens of deze processen op locatie moeten worden uitgevoerd of dat ze op afstand kunnen worden gedaan. Onderzoek ook wat uw organisatie nodig heeft om op afstand te kunnen werken. En het is essentieel om te beginnen met het opbouwen van backup-mogelijkheden qua menskracht, omdat het mogelijk is dat een deel van uw personeel ziek wordt door het virus.

Klanten
Hoe organisaties nu omgaan met klanten is cruciaal voor het opbouwen van loyaliteit op lange termijn. Een misstap kan langdurige reputatieschade veroorzaken. Houd uitstaande schulden van klanten nauwlettend in de gaten en beoordeel regelmatig hun kredietrisico. Gebruik geen standaard kredietscores, die zijn nu niet nauwkeurig, maar kijk liever naar onconventionele kredietscores die helpen bepalen of een klant in een zorgelijke situatie blijft nadat we overgaan naar ‘het nieuwe normaal’.

Leveranciers
Nu de wereldwijde supply chains verstoord zijn, moeten bedrijven bepalen welke toeleveranciers of leveranciers van cruciaal belang zijn om activiteiten draaiend te houden. Bekijk al uw leverancierscontracten, begrijp de implicaties en bepaal of er alternatieven zijn om activiteiten voort te zetten als een leverancier geen goederen kan leveren. Dit is hét moment om alles te heroverwegen en ‘out of the box’ te denken. Moedig innovatie en creativiteit aan!

2. Denk na over scenario's en maak modellen

De volgende stap is het maken van modellen voor 'worst case' en 'meest waarschijnlijke' scenario's. Deze scenario's bieden handvatten waarmee bedrijven belangrijke heroverwegingen kunnen doen. Als een bedrijf bijvoorbeeld de belangrijkste stakeholders onder de loep neemt en de belangrijkste risico’s die per groep spelen, dan is men in staat om mogelijke strategische, operationele en financiële resultaten voor de komende drie, zes of 12 maanden te identificeren. De CGMA-scenario-planningstool is een geweldig hulpmiddel om u door dit proces te leiden. Vergeet niet ook naar de upside risico's te kijken. Er kunnen alternatieve bedrijfsmodellen zijn of nieuwe manieren om klanten van dienst te zijn.

3. Aan de slag met risicoanalyse

De volgende stap is het onderzoeken van de hierboven genoemde  scenario's. Hiermee kunnen nieuwe risico’s geïdentificeerd worden. Dit helpt om sterke scenario’s te bouwen. Houd ook rekening met andere potentiële risico's – waaronder financiële, strategische, operationele en externe risico's – en analyseer hoe waarschijnlijk het is dat deze risico's realiteit worden. De CGMA Risk Heat-kaart helpt bij dit proces.

4. Zorg voor optimale cross-functionele communicatie

Beschikken jullie nog niet over een cross-functioneel crisis response team? Zorg er dan voor dat zo’n team samengesteld wordt. Dit zorgt voor organisatorische afstemming rond de belangrijkste doelstellingen. Je wilt er tevens zeker van zijn dat er goedkeuring is voor het uitvoeren van het continuïteitsplan en dat het in lijn is met governance richtlijnen.

Communicatie met stakeholders is ook een essentiële stap van elk Business Continuity Plan. Stel vast welk soort boodschappen er via welke kanalen gedeeld moeten worden met stakeholders en hoe vaak dit moet gebeuren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan specifieke landing pages voor bijvoorbeeld personeel, klanten en investeerders.

5. Ontwikkel een actieplan en bewaak deze

Een optimaal BCP brengt ook de KPI’s van de belangrijkste processen in kaart. Het is belangrijk de frequentie waarmee liquiditeit gemeten en bewaakt wordt, te verhogen. Doe datzelfde ook op het gebied van verkoop, voorraad, etc. Maak gebruik van datafeeds om snelle reacties op veranderende risico’s te faciliteren. Probeer continue forecasting voor de belangrijkste functies mogelijk te maken en blijf bijstellen. Zoals eerder gemeld, liquiditeit is de sleutel. Tegelijkertijd zijn ook het personeelsbestand en klantenservice belangrijk evenals bijvoorbeeld de supply chain en het onderhoud van de productielijnen.

Het tweede webinar gaat over scenarioplanning en strategische modellen voor de post-COVID-wereld. Deze webinar is hier on-demand te bekijken. Ook kun je met gratis CPE credits een webinar via deze link bijwonen. Aan deze webinar nam Marc Seewald deel, vice president of Enterprise Performance Management (EPM) Product Management bij Oracle. Marc heeft meer dan twintig jaar ervaring op het gebied van het ontwerpen en leveren van plannings- en budgetoplossingen.
Het derde en vierde webinar over COVID-19 business continuïteit gaan in op de rol van professionele inzichten bij het managen van crisis- en recovery management en human capital management strategies. Ga naar AICPA COVID-19 Resource Center voor alle webinars uit deze serie.