‘Compliance as a service’ als antwoord op CTC

Om aan de voorwaarden van CTC te voldoen, is de enige rechtsgeldige manier het versturen van elektronisch factureren. De vraag is hoe bedrijven zich hierop kunnen voorbereiden. “Bedrijven moeten CTC niet alleen zien als een verplichting, maar ook als een kans op enorme efficiencyvoordelen”, zegt salesmanager Jeroen Rozeboom van 4CEE. “En wacht niet te lang, want er is maar een aantal serviceproviders dat bedrijven hierbij kunnen helpen.”

Wat is continuous transaction control, ofwel CTC?

“Dit houdt in dat bedrijven na levering van hun producten of diensten een e-factuur moeten sturen als de klant is gevestigd in een land waar CTC van toepassing is. Een factuur versturen via papier of pdf is dan niet meer toegestaan. Dat is op dit moment onder meer al van toepassing in veel landen in Zuid-Europa en Latijns-Amerika, maar binnenkort ook dichter bij huis in België en Duitsland.

Waarom hebben deze landen specifiek CTC ingevoerd?

“Landen die CTC hebben geïntroduceerd of dat binnenkort doen, hebben in het verleden moeite had met het innen van de btw als gevolg van onder meer fraude en corruptie. Met CTC stellen zij dus hun btw-inkomsten veilig. Dit veiligstellen doen zij door realtime inzicht te krijgen in de btw-stromen van zowel nationale als internationale transacties.”

Hoe werkt dat in de praktijk?

“Als een leverancier een e-factuur wil sturen naar een klant gaat de e-factuur eerst naar de overheid. Die registreert de btw-details, voorziet de e-factuur van een digitale stempel en stuurt de e-factuur vervolgens door naar de betreffende klant. Dit laatste doet de overheid rechtstreeks naar de klant of de overheid zet de e-factuur klaar voor de ontvanger die de e-factuur vervolgens ophaalt bij de overheid. Zo doet men dit momenteel in Italië, maar er bestaan een aantal afwijkende manieren om CTC toe te passen. Je kunt bijna zeggen dat het per land verschilt momenteel.”

Betekent dit dat bedrijven die niet leveren aan landen waar CTC actief alles bij het oude kunnen laten?

“Steeds meer landen stappen over op CTC vanwege de voordelen die het biedt voor overheden om btw-inkomsten beter inzichtelijk te maken. Zo hebben de EU-landen in november 2024 een politiek akkoord bereikt over het EU-wetsvoorstel ViDA – VAT in a Digital Age’, in het Nederlands: btw in het digitale tijdperk – dat hetzelfde beoogt als CTC. Hoewel er nog een paar formele stappen nodig zijn, is het zeer waarschijnlijk dat deze omvangrijke modernisering van de btw-wetgeving doorgaat.”

Wat houdt dit in voor Nederlandse bedrijven?

“Dit betekent dat facturen voor alle business-to-business-transacties die de landsgrenzen binnen de EU overschrijden voor de deadline van 1 juli 2030 elektronisch moeten zijn. Binnen de lidstaten mogen overheden overigens zelf kiezen hoe facturen
worden uitgewisseld, al is het advies van de Europese Commissie om dit ook gelijk elektronisch te maken.”

Heeft ViDa ook voordelen voor Nederlandse bedrijven?

“Dat hebben Nederlandse bedrijven zeker, omdat het wetsvoorstel ViDA de bedoeling heeft een uniform karakter te bieden aan bedrijven in de EU. Het nadeel van CTC is namelijk dat landen dat ieder op hun eigen wijze hebben ingevuld. ViDa verplicht bedrijven daarom e-facturen in hetzelfde formaat aan te leveren, zodat de ontvangers van facturen ze eenvoudig kunnen doorgeleiden in hun factuurverwerkingsproces. Naast dat de formaten van e-facturen in een keurslijf moeten worden gedwongen, is het overigens van belang dat e-facturen ook voldoen aan de wet- en regelgeving van het land waar de btw wordt geheven.”

Wet- en regelgeving is niet hetzelfde in landen die CTC voeren?

“In elk land is dit weer anders, zodat om compliant te zijn elke e-factuur weer aan andere vereisten moet voldoen Met ViDA wil de EU ook eenvormigheid tot stand brengen op het vlak van compliance, zodat bedrijven voor internationale transacties binnen de EU niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.”

Hoe zijn bedrijven voorbereid op de invoering van ViDA?

“Veel bedrijven zijn op dit moment terughoudend in de overstap naar e-facturen. Ik merk dat dit onder meer komt vanwege het gebrek aan uniformiteit op het gebied van wet- en regelgeving. Sommige landen met enorme btw-gaten in het verleden, zoals Italië, hebben CTC namelijk al een aantal jaren geleden ingevoerd. Wat ze daar hebben ontwikkeld, wijkt weer af van wat ViDA voor ogen heeft. Onder meer Italië moet om die reden hun CTC weer aanpassen en hebben van de EU uitstel gekregen tot 2035. Op de grote internationaal opererende bedrijven na is dat voor veel bedrijven de reden om nog even de kat uit de boom te kijken.”

Hoe speelt 4CEE in op deze ontwikkelingen?

“Om bedrijven die internationaal actief zijn te ondersteunen in zowel eenduidigheid van formaten van e-facturen als het voldoen aan compliance-eisen van verschillende landen hebben wij een tool ontwikkeld: het Tradeinterop-platform. Dit is een soort ‘vertaalmachine’ die het voor bedrijven mogelijk maakt allerlei vormen van facturen aan te bieden waarna aan de andere kant de gewenste e-factuur eruit rolt en wordt gedistribueerd via het gewenste kanaal. Maar ook aan de ontvangstkant worden alle facturen via alle mogelijke kanalen ontvangen, gevalideerd en geconverteerd naar het databestand dat het ERP- of crediteurensysteem nodig heeft om de factuur (geautomatiseerd) te kunnen verwerken.”

Wat voor facturen kunnen dit zijn?

“Of dit nu een pdf-factuur is, een XML-factuur of zelfs een papieren factuur, het maakt niets uit; de uitkomst is een e-factuur die naadloos aansluit op alle formaat- en CTC-eisen van een specifiek land. Ook verzenden we de e-factuur naar de klant, ofwel rechtstreeks, dan wel via Peppol, een soort digitale postbus voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Het unieke is dat we de transacties ook inhoudelijk kunnen valideren, zodat de kans op fouten is geminimaliseerd.”

Wat is Tradeinterop?

“Tradeinterop is een specialist in e-facturering en is sinds midden 2024 onderdeel van 4CEE. Met onze gezamenlijke kennis en die van onze internationale samenwerkingspartners als Pagero en Basware op compliance-gebied zijn we in staat de ‘Office of the CFO’ te ontzorgen in het grensoverschrijdende factuurverwerkingsverkeer.”

Levert e-factureren ook andere voordelen op dan voldoen aan de verplichtingen van CTC?

Het digitaliseren van het factuurverwerkingssysteem biedt mogelijkheden voor het verder automatiseren van de administratieve en financiële processen binnen een bedrijf. Als je het factuurverwerkingsproces namelijk automatiseert, verbeter je de kwaliteit van alle processen in een bedrijf. Bovendien zijn er minder mensen nodig voor de vaak saaie, handmatige taken. Die medewerkers kunnen zich dan toeleggen op kwaliteit verhogende werkzaamheden zoals data-analyse om de processen continu te verbeteren.”

Voor de medewerkers lijkt dat een sprong voorwaarts.

“Dat is ook zo, alleen het management mist vaak nog het vertrouwen dat bij e-factureren, met minder menselijke handelingen, het allemaal goed gaat. Mijn ervaring is dat ze eerst moeten ervaren dat 99,9 procent van alle transacties snel, geborgd en betrouwbaar verloopt voordat ze het oude, vertrouwde, pure mensenwerk kunnen loslaten. Tot die tijd willen ze alles inhoudelijk checken om te zien of de systemen het wel goed doen. Dat is menselijk gedrag. In die fase bevinden zich de meeste bedrijven op dit moment.”

Wat gebeurt er als het management wel durft te vertrouwen op e-factureren?

“Het aantal fouten als gevolg van menselijk handelen neemt rigoureus af. Daarom is het aan te bevelen wel over te stappen op het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces en te vertrouwen op de control tools die zijn ingebouwd. Stel, als bedrijf verwerk je honderdduizend inkomende facturen per jaar. Als je die allemaal handmatig moet verwerken en controleren, kost dat enorm veel tijd van een aantal medewerkers. Dan is het beter de control tools vijfduizend uitzonderingen te laten selecteren en de medewerkers daarop in te zetten. Dat levert een enorme efficiencywinst op. Die efficiencyvoordelen nemen nog meer toe als bedrijven na het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces gaan automatiseren.”

Kun je daar voorbeelden van geven?

“De administratieve en financiële processen zijn bijvoorbeeld nog beter te stroomlijnen door middel van ordermatching, contractmanagement en geautomatiseerde declaratieverwerking. Steeds meer gebeurt dit door gebruik te maken van Artificial Intelligence in het proces. Als je dit in gang zet, ben ik ervan overtuigd dat door dit soort kostenbesparingen en data-inzichten het concurrentievoordeel van bedrijven flink toeneemt.”

Ofwel, niet te lang wachten met de eerste stap?

“Wat we nu zien in België, waar ViDA vanaf 1 januari 2026 al in werking treedt, is dat veel bedrijven nu naar ons toekomen met de vraag hen te helpen met de stap naar e-factureren. Echter, naast ons is er slechts een beperkt aantal (gecertificeerde) serviceproviders die daarbij kan helpen, inclusief de aansluiting op Peppol, dat in België een verplichting is. Het is duidelijk dat de serviceproviders niet alle klanten direct uit de brand kunnen helpen als de deadline nadert. Dus naast de verplichting van ViDA, de efficiencyvoordelen die daaruit voorvloeien, is dat ook een reden op tijd te zijn voorbereid.”