Chris van Dongen, Payhawk: ‘Met een goed uitgavenmanagement kan financial meer waarde leveren’

Hoe bedrijven meer grip op hun uitgaven kunnen krijgen. En één bedrijf zelfs twee miljoen wist terug te krijgen van de fiscus.
– Het investerings- en ondernemingsklimaat is omgeslagen. Techinvesteringen liggen 50 procent lager dan vorig jaar.
– Bedrijven willen meer grip op hun uitgaven krijgen.
– Het inzicht in en controle over uitgaven ontbreekt vaak.
– De alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer Payhawk biedt een oplossing.

‘Als finance professional waarde blijven creëren in veranderend economisch klimaat’, was de volledige titel van de bijeenkomst van spend management-platform Payhawk tijdens de FM Dag 2023. belangrijkste conclusie: “Bedrijven willen meer grip op hun uitgaven. Zeker nu het ondernemingsklimaat is omgeslagen.”

“Bij een vorig bedrijf moest ik op een vrijdagmiddag de VP om toestemming vragen om een paar biertjes te trakteren”, zegt Chris van Dongen, commercieel directeur Benelux van Payhawk, een all in one spend management solution. “Ik werkte toen in Kopenhagen, waar het bier veel duurder is dan hier. Maar toch: belachelijk dat ik die goedkeuring per mail moest vragen en later een bonnetje moest inleveren om het geld dat ik het bedrijf had voorgeschoten terug te krijgen.”

Dergelijke situaties kunnen worden vermeden wanneer je als bedrijf met Payhawk werkt. De fintech biedt een platform waarmee bedrijven hun uitgaven kunnen stroomlijnen. Onderdeel hiervan vormen zakelijk betaalkaarten met een ingebouwd beleid voor medewerkers. “Zo’n kaart had ik destijds moeten hebben”, zegt Van Dongen. “Een kaart waarmee een medewerker makkelijk kan betalen. En waarmee het bedrijf inzicht krijgt in het uitgavenpatroon van die medewerker. Dus niet een kaart zoals sommige bedrijven hebben, waar een hele afdeling gebruik van kan maken. Of een kaart die wel geïndividualiseerd is, maar alleen in een bepaald land geldig is. Dat belemmert het inzicht en staat het gebruiksgemak in de weg.”

Verder biedt het Payhawk-platform uitgebreide mogelijkheden om onkostenvergoedingen, abonnementsgeleden en andere uitgaven in kaart te brengen en te beheersen, met ‘goedkeuringsworkflows’ en software om binnenkomende facturen te verwerken, inzicht te verkrijgen in bankoverschrijvingen in ‘real-time’ en integratie met boekhoudsystemen zoals Exact Online.

Uitgavenbeheer belangrijker
Payhawk is een Bulgaars bedrijf (geboortejaar 2018) met een kantoor in Londen en sinds vorig jaar ook in Amsterdam. Het bedrijf is mede dankzij risicodragende investeringen van meer dan 200 miljoen euro in de afgelopen jaren uitgegroeid tot de eerste Bulgaarse unicorn, zegt Van Dongen. En vooralsnog ziet het er niet naar uit dat vele Bulgaarse unicorns zullen volgen, voegt hij toe. Investeringen in techbedrijven lopen namelijk terug, Van Dongen spreekt van een afname wel 50 procent vergeleken met vorig jaar.

Het investerings- en ondernemingsklimaat is in de afgelopen maanden sowieso omgeslagen onder invloed van ontwikkelingen zoals de Oekraïne-oorlog. Dat blijkt ook uit onderzoek van de Harvard Business Review Analytic Services in opdracht van Payhawk. “Bedrijven zijn minder gericht op agressieve groei en meer op duurzame ontwikkeling, dat in de eerste plaats.”

“Een tweede opvallende uitkomst is dat bedrijven zelf meer grip willen krijgen op hun uitgaven. Terwijl dat vaak ontbreekt”, aldus Van Dongen. Volgens het onderzoek (waar ruim 200 lezers van HBR aan meededen) moeten financiële medewerkers bij ruim twee derde van bedrijven aan het einde van de maand mensen nog achter hun vodden zitten om toch vooral bonnetjes in te leveren. En dan moeten die ook nog eens handmatig worden verwerkt. Verder werken ze nogal eens met losstaande systemen om uitgaven te beheren- per bedrijfsonderdeel, bijvoorbeeld, per land, per type uitgave (abonnementen, reiskosten), en moeten allerlei data worden geïmporteerd en geëxporteerd om een geaggregeerd overzicht te krijgen. Nou, die zijn allemaal elkaar losgekoppeld, heel veel manuele imports en exports. “Het kost ongelooflijk veel tijd om een maand af te sluiten, om controle te krijgen over de uitgaven en om real-time inzichten te krijgen – laat staan dat je die kunt delen met andere afdelingen.

Terwijl diezelfde financiële medewerkers hun tijd zoveel beter zouden kunnen en willen gebruiken. “Om financiële data te analyseren. Om andere afdelingen meer ondersteuning te bieden bij het behalen van strategische doelen. Om waardevolle inzichten te bieden, zodat binnen het bedrijf beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen.” Kortom: om een hogere toegevoegde waarde te leveren. Met Payhawk kan dat, én doordat het financials zoveel handmatig werk bespaart en hun real-time inzicht in bedrijfsuitgaven biedt, voegen zij automatisch ook meer waarde toe aan het bedrijf.

Twee miljoen terug van belastingdienst
Van Dongen noemt enkele voorbeeldbedrijven die van de mogelijkheden die Payhawk biedt om hebben geprofiteerd. Zoals het Britse fintechbedrijf Essentia Analytics, dat erin is geslaagd de tijd die het kostte om de maand af te sluiten terug te brengen van tien naar vijf dagen. Hierdoor hebben ze zelfs iemand van de finance afdeling deels kunnen inzetten op de Sales afdeling zodat die persoon op die manier ook waarde kon toevoegen aan het bedrijf.

Zoals het Nederlandse Mercell, een aanbieder van procurementsoftware. “Dat had aanvankelijk één creditcard voor het hele bedrijf, terwijl bovendien veel mensen zaken contant betaalden. Daardoor was er weinig inzicht in de bedrijfsuitgaven en moesten financiële medewerkers bonnetjes najagen en goedkeuring vragen voor kleine uitgaven. Ook kostte de handmatige verwerking van alle uitgaven bijzonder veel tijd – wat niet alleen voor de financiële afdeling vervelend was, maar ook voor alle medewerkers die declaraties moesten indienen en lang wachten op terugbetaling. Met Payhawk behoren al die sores tot het verleden.”

En dan is er nog het Duitse ATU, een keten van autozaken en -werkplaatsen. Dat kreeg dankzij het Payhawk-platform een veel beter inzicht in alle uitgaven. Zelfs zo dat het bedrijf twee miljoen euro van de belastingdienst kon terugvorderen.” Anders was dat geld verloren gegaan, in het niets verdwenen.