CFO’s krijgen meer tijd voor efficiencyverbetering en groei

In het onderzoek van Robert Half dat op 17 november 2015 op FM.nl werd gepubliceerd, kwam naar voren dat CFO’s efficiënt werken en groei (40%) de belangrijkste uitdagingen voor de financiële afdeling vinden, op de voet gevolgd door het managen van de werkdruk (38%). 

Toeval bestaat niet, dus het is niet vreemd dat tijdens de sessie op Finance Transformation de onderwerpen tijdsdruk en werkdruk ook aan de orde kwamen. Over het algemeen hebben financiële afdelingen zoveel werk op hun bord liggen dat ze aan verbeteringen van hun eigen processen vaak niet toekomen.

In de door Microsoft gesponsorde sessie, die ik samen met JanPieter Koning aan 50 top CFO’s mocht geven, kwam duidelijk naar voren dat er een chronisch tijdgebrek is bij de financials. 

In deze sessie brachten we naar voren dat een succesvol uitgevoerd Fast Close traject enorm veel gealloceerde kosten vrijmaakt. En de kosten zijn de vertaling van uren van financials maal tarief ( p*q). De oorzaak van het vrijmaken van deze kosten is simpel omdat de organisatie door de financeprocessen efficiënter te maken minder tijd nodig heeft om te rapporteren, waardoor de werkdruk ook daalt.

Deze tijdsbesparing kan dan aangewend worden om de groei te realiseren.

Er wordt vaak gesproken over één Fast Close project. Deze preceptie is niet correct. Een goed Fast Close traject bestaat in principe uit twee projecten. Het ene project is gericht op het realiseren van de Fast Close zelf, het sneller produceren en rapporteren van de verantwoordingsrapportage en het tweede project richt zich op de kwaliteitsverbetering van de gedistribueerde gegevens, de efficiencyverbetering.

Het antwoord daarop is volmondig ‘ja’, Fast Close gaat ten koste van de kwaliteit! 

Ik krijg heel vaak de vraag of de implementatie van Fast Close ten koste gaat van de kwaliteit van de rapportage. Als er niks verandert gaat de kwaliteit achteruit. 

Het kan voorkomen dat een CFO besluit sneller te rapporteren en dan tegen de financials zegt dat hij of zij de rapportage bijvoorbeeld vijf dagen eerder wil hebben. Dat is vragen om problemen. De CFO moet aan de versnelling van de rapportage richting geven en aangeven hoe hij of zij ziet dat het doel bereikt moet worden. Doet de CFO dat niet, dan kun je de situatie vergelijken met marathon zwemmen met de handen op de rug gebonden.

Om de verbetering van de kwaliteit te realiseren is het essentieel dat je het parallel traject van kwaliteitsverbetering uitvoert. Deze verbetering van je basisprocessen is essentieel om een goede en continue Fast Close situatie te bereiken. 

Financials hechten veel waarde aan het in tact te houden van goed werkende software dat daarmee ook een onterecht gevoel van lage kosten opwekt. In deze situaties kan je sterk verouderde software van soms tien jaar oud tegenkomen. Ik heb financials hierover deze stelling horen uiten:

 

In de praktijk blijkt deze stelling voor een organisatie gevaarlijk. Als gevolg van de verouderde software zie je dat er workarounds zijn ontstaan, welke veel tijd kosten. Deze workarounds zijn veelal niet gedocumenteerd. De organisatie heeft soms jarenlang een aantal kansen voorbij laten gaan om nieuwe software met ingebouwde efficiencyverbeteringen in te zetten. Een schoolvoorbeeld van inefficiency dus.

Wij vullen genoemde stelling dan ook graag aan met deze stelling:

 

Het gemiddeld aantal dagen die organisaties nodig zeggen te hebben om hun verantwoordingsrapportages op te leveren, ligt in Nederland op 15 dagen. Als wij doorvragen waarom de oplevering van de verantwoordingsrapportage zo lang duurt, blijft men het antwoord vaak schuldig. Op dat moment wordt naarstig naar een verklaring gezocht en blijkt dat er nog niet serieus over nagedacht is. 

Zodra het onderwerp Fast Close serieuze aandacht krijgt en men voorgerekend krijgt hoeveel efficiency verbetering en besparingen het sneller afsluiten en sneller rapporteren met zich mee kan brengen, weet men in ieder geval dat men een solide business case heeft om aan de CEO voor te leggen. In mijn boek heb ik meer dan 50 tips opgenomen die iedere CFO kunnen helpen bij een efficiënte implementatie en uitvoering van Fast Close.

Door sneller te rapporteren en het realiseren van de samenhangende efficiency verbeteringen hebben de gehele financiële afdeling en de CFO meer tijd gekregen. Men kan nu alle taken uitvoeren die zijn blijven liggen, de gewenste groei realiseren en de organisatie op een hoger plan brengen.

Niet in de laatste plaats verbetert het imago van finance binnen de organisatie.