CFO’s en controllers: obstakel of stimulator?

In de praktijk komen we het vaak tegen: Mensen die het druk, druk, druk hebben. Zo druk dat de werkelijke raison d’être langzaam uit het zicht verdwijnt. Want:
“Waarvoor gaan we ook al weer elke ochtend naar het kantoor?”

Waarom stel een bedrijf nu eigenlijk een financieel kundige aan? De jaren dat “het waarborgen dat de organisatie voldoet aan de gestelde wettelijke verplichtingen” het antwoord, was zijn gelukkig voorbij. Tegenwoordig ligt de nadruk ook op:
“Het zorgen dat de middelen die ten dienste van de organisatie staan zo goed mogelijk worden besteed”

Zware taak
Dit doel heeft gelukkig een steeds prominentere rol in de taak van de Financieel managers. De controlerende taak die hierin besloten ligt blijkt helaas voor vele een zware taak te zijn. Niet dat de we de cijfers niet kunnen beoordelen maar wat als deze cijfers uitwijzen dat er zaken niet goed gaan. Wat als er middelen ‘weglekken’ naar zaken die absoluut niets te maken hebben met het doel van de organisatie? Dan is er een probleem en zitten we daarop te wachten? We hebben het al zo druk met de jaarafsluiting en de andere zichzelf prioriterende gebeurtenissen dat we dat er eigenlijk niet bij kunnen hebben.

In onze praktijk zie ik dan ook vaak dat men het te veel werk vindt om het allemaal uit te zoeken en daarna te acteren op de resultaten. Bijna altijd wordt er beargumenteerd dat het gaat om peanuts en het werk de moeite niet waard is of, onder iets meer druk, laat men een ‘excuus benchmark’ uitvoeren om zodoende te bewijzen dat het geen prioriteit kan hebben.

Peanuts
Maar soms is er een Financieel manager die zijn taak wat scherper ziet en ook actie onderneemt. Maar omdat het ontegenzeggelijk te druk is besluit hij in een helder ogenblik dat het uitbesteden van dit soort ‘uitzoek’ zaken mogelijk is en handelt daar naar. Dit kan soms tot verassende ontwikkelingen leiden. Laatst nog.
De directie van een bedrijf met meer dan 250 FTE’s vond dat men het te druk had om dit soort zaken uit te zoeken en de peanuts gewoon te laten liggen. Totdat de heldere financieel manager besloot dat hij ook aangenomen was om ervoor te zorgen dat de middelen optimaal besteed werden, dat dit prioriteit moest hebben en dat er objectief gekeken moet worden naar situaties en oplossingen.

Omdat in het goed besteden van middelen ook resultaatgericht werken besloten zit, werd het geheel op resultaatsafhankelijke basis uitbesteed.
Nu iets meer dan een half jaartje verder is er voor iets meer dan 800K aan weglekkende middelen getraceerd en voor een groot deel reeds omgebogen. Een ongelooflijk resultaat dat alleen gerealiseerd is door nauwgezet onderzoek, het op professionele wijze neerzetten van de eisen en wensen en het zoeken van de beste oplossingen. Wars van interne bedrijfspolitiek werd er helder onderzocht en gerapportreerd.

Kerstgratificatie
De Financieel manager wordt nu binnen de organisatie niet meer gezien als ‘de boekhouder’ maar als een manager die werkelijk invloed heeft op de kerstgratificatie. Daarnaast heeft hij, dankzij deze resultaten veel meer zaken in het MT bespreekbaar kunnen maken. Hij is verworden tot de man die dingen doet in plaats van de man die zaken tegenhoudt. Dus beste financieel manager:
“Hoe lang kun je nog volhouden dat je het veel te druk hebt om werkelijk datgene te laten liggen wat zo belangrijk voor jouw organisatie is?”

Stel je voor hoe het zou zijn als je moeiteloos de Out Of Pocket Expenses met vele Euro’s per persoon naar beneden krijgt! Ik denk dat men dan pas de werkelijk toegevoegde waarde van de Financieel manager ziet. Het is een persoonlijke keuze: ben je de Boekhouder of de Manager, het obstakel of de stimulator.