Business Intelligence als aanjager van uw performance

Door Jeffrey Janssen

Business intelligence is gericht op het verzamelen en analyseren van informatie over klanten, beslissingsprocessen, concurrentie, markttoestand en algemene economische, technologische en culturele trends, teneinde beslissingsondersteunende informatie (intelligence) te verkrijgen. Deze beslissingsondersteunende bedrijfsinformatie wordt gebruikt op alle niveaus in de organisatie. Uiteraard is de informatie op operationeel niveau anders dan die op strategisch niveau, maar houden ze wel degelijk verband met elkaar en dat is maar goed ook, anders gaat u zeker de bietenbrug op…

De technologische ontwikkelingen om informatie vast te leggen gaan enorm snel en daarmee nemen de kosten die ermee gepaard gaan drastisch af, waardoor steeds meer organisaties zich business intelligence kunnen veroorloven. Ondernemingen hoeven vooraf geen grote investeringen te doen in hardware en software, maar betalen voor het gebruik. Hiermee krijgen zij een flexibele en schaalbare oplossing. Een soort Zeeuws meisje eigenlijk (geen cent te veel hoor!).

Het combineren van interne en externe databronnen gaat steeds eenvoudiger. Veel applicaties hebben al standaard koppelingen met een veelvoud aan externe bronnen. Daarnaast is de software vandaag de dag beschikbaar op iedere smartphone of tablet. 

Er zijn zoveel oplossingen op dit gebied. Welke kan ik het beste kiezen?
Het is net als met auto’s. Er zijn hele goedkope en hele dure auto’s te koop. U kiest waarschijnlijk de auto die het best bij u past? Weet u niet wat bij uw organisatie past of bent u bang met een overjarig model te blijven zitten? Laat u dan adviseren door een onafhankelijke deskundige (dus niet direct naar de dealer rijden…). Let op, vraag het vooral niet aan uw IT-afdeling, want die kiezen niet wat het beste is voor uw organisatie, maar waarmee ze zelf het leukste kunnen knutselen (ik kan hier mooie verhalen over vertellen). De finance professional kan in samenspraak met de business deze keuze het beste maken. 

Als ik weet wat ik wil, bij welke leverancier kan ik dan het beste terecht?
Net als met een auto kunt u kiezen uit meerdere leveranciers, maar net als bij de autodealers zijn er onderling verschillen. De een heeft wat meer specifieke branchekennis en de ander wat meer technisch inzicht. Een onafhankelijke deskundige kan ervoor zorgen dat u de juiste keuze kunt maken. 

Wat gebeurt er als als u geen business intelligence inzet in uw onderneming
Als uw buurman in dezelfde business zit en wel deze stap zet dan heeft de buurman een kennisvoorsprong ten opzichte van uw organisatie en zal deze organisatie beter kunnen presteren dan de uwe. (Ik zeg expres kunnen, want daar komt zoveel meer bij kijken…). 

Ik zal een kort voorbeeld geven: stel u bent een hobbyvisser en gaat in het weekeinde samen met uw buurman uit vissen. Uw buurman maakt gebruik van intelligente software zoals een ‘fish tracking app’ en u niet. We noemen het nu maar even geen business intelligence maar hobby intelligence. Wie denkt u dat de meeste kans maakt om meer vis te vangen? Precies!

Data is de nieuwe olie is een veel gebezigde term (Google maar eens). Iedere zichzelf respecterende organisatie zou hiermee bezig moeten zijn, omdat dit de kurk wordt waar onze economie op gaat drijven. Een voorbeeld: Door meer ‘customer intimacy’ blijven uw klanten bij u in plaats van naar de concurrent te gaan. Of gaat u meer vis vangen…

Wat levert het u en de business uiteindelijk op?
– Een goede nachtrust
– Het comfortabele gevoel dat uw onderneming haar ambitie waar kan maken
– Voor de business: betere sessies. In plaats van droge getallen krijgen ze informatie waar ze wat mee kunnen. 
– Met een gerust hart op vakantie (maar neem wel uw smartphone mee)
– Jaloerse medewerkers die zien dat u in Zuid-Frankrijk gewoon door kunt blijven werken
– Zinvolle discussies tussen uw medewerkers
– Toenemende productieviteit
– Door inzicht meer overzicht
– Plezier en succes in ondernemen

Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten?
– Voor u als financial is het een risico uw organisatie te overspoelen met gortdroge financiële indicatoren waarvan niemand het nut herkent;
– Zorg ervoor dat uw mensen nut en noodzaak herkennen en hier enthousiast over worden (gamification kan hier zeker bij helpen). Maak er een feest van!;
– Begin klein, met snel meetbaar resultaat en daarna weer een korte sprint (bedenk dat u zonder training 7 keer over een sloot van een meter breed kunt springen, hoe zit dat met een sloot van 7 meter?)’;
– Zorg ervoor dat er geen discussie komt over de betrouwbaarheid van de data. Dit betekent dat u altijd het ‘one single source principe toepast;
– Zorg voor eenduidige definities (als we denken aan het begrip ‘marge’, wat is dat dan? Bruto, netto of contributiemarge?)
– Verbied Excel rapportages! (Moeilijk voor u als financial, ik weet het);
– Zorg ervoor dat u de juiste infrastructuur hebt om de data op te slaan (hoeft u niet te kopen, u betaalt gewoon voor het gebruik);
– Zorg ervoor dat alleen uw medewerkers met voldoende inzicht mogen bouwen aan rapportages (en de rest blijft er gewoon van af);
– Creëer een speeltuin omgeving voor kerngebruikers, zodat ze naar hartenlust kunnen experimenteren;
– Zorg voor de juiste visualisatie, zodat er geen ruimte ontstaat voor interpretatie (Is het glas halfvol of halfleeg? Het blijft hetzelfde plaatje) …;
– Een plaatje zegt meer dan 1.000 woorden;
– Zorg ervoor dat u niet te veel indicatoren gebruikt, maar liever de juiste (in der Beschränkung zeigt sich erst der Meister volgens Goethe in 1802 en dat geldt nog steeds);
– Relevantie is een belangrijk sleutelbegrip. Dat geldt ook voor de frequentie van rapporteren. Sommige indicatoren wilt u dagelijks (of zelfs per uur!) meten en sommige zijn per kwartaal meer dan voldoende;
– Trends zeggen meer dan momentopnames;
– Zorg ervoor om de relevante afwijkingen ten opzichte van uw ambitie te meten. Dat scheelt een hoop cijfers en geven u in een oogopslag het juiste inzicht;
– Denk eraan om uw data veilig op te slaan (let op de privacywetgeving);
– Zorg ervoor om uw data in een datawarehouse op te slaan, los van uw ERP-systemen. Als u deze dan dient te vervangen blijven de historische cijfers beschikbaar en mocht u later een overname doen dan kunt u de cijfers van deze overgenomen onderneming naadloos inpassen in uw BI-oplossing.

Maar vergeet niet het volgende. Voor alle indicatoren geldt:

“If you can't explain it simply, you don't understand it well enough” – Albert Einstein

En heeft u de verkeerde meetwaarde te pakken….

Jeffrey Janssen is mede-oprichter van CFO netwerk. CFO netwerk biedt parttime CFO diensten aan ondernemingen, waarvan aard en omvang van de activiteiten de fulltime inzet van een CFO niet rechtvaardigen. We begrijpen dat uw meest waardevolle bezit uw bedrijf is en wij streven ernaar om u te beschermen en de financiële stabiliteit te verbeteren.