Bij financieel management gaat het niet meer alleen om de cijfers

Robynne Sisco, Chief Accounting Officer bij Workday, legt uit hoe verplaatsing van de financiële processen naar de cloud hulp kan bieden bij deze uitbreiding van het takenpakket.

De rol van de financieel manager is in de afgelopen twintig jaar sterk veranderd. Ons werk gaat niet meer alleen over de getallen. Leidinggevenden verwachten van de financieel manager steeds vaker real time inzicht in de gezondheid van het bedrijf en ondersteuning voor toekomstige groei. Daarnaast heeft de opkomst van de globalisering veel aspecten van het financiële management een stuk complexer gemaakt door onder andere verschillen en veranderingen in regelgeving tussen landen. 

Ondanks deze extra verantwoordelijkheden kampen financieel managers en hun teams met verouderde systemen voor financieel management. Daarom is het voor financiële professionals belangrijk om te kijken naar de mogelijkheden die de opkomst van moderne, cloud-based financiële systemen biedt, en te begrijpen waarom deze systemen de financieel manager beter ondersteunen bij diens taken. 

De term ‘cloud’ heeft tegenwoordig een erg brede betekenis, daarom is het belangrijk om eerst te controleren of het om een echt cloudsysteem gaat. In dit artikel bespreek ik de voordelen die ik de afgelopen drie jaar heb ervaren bij gebruik van een cloud-based financieel systeem vergeleken met de oude systemen waarmee ik in de loop van mijn carrière heb gewerkt.

Een van de grootste problemen van traditioneel financieel management is dat financiële data, personeelsdata en operationele data verspreid zijn over meerdere systemen, of op papieren documenten in ordners staan. Daardoor is het bijna onmogelijk om alle data te consolideren en af te stemmen en daaruit bruikbare inzichten te winnen. En als al dat werk uiteindelijk verzet is en het rapport klaar is, is de data alweer verouderd en biedt het rapport weinig duidelijkheid over de herkomst van de cijfers. Dat maakt het voor de financieel manager moeilijk om een actuele update van de stand van zaken te geven. 

Daarentegen worden in een goed ontworpen cloud-based financieel managementsysteem alle financiële data en personeelsdata van een organisatie in één systeem gecombineerd. Er is dus nog maar één bron voor data. Een dergelijk systeem moet ook beschikken over ingebouwde analysefuncties, waarmee zelfs financieel managers zonder technische skills analyses kunnen maken om real time inzicht te krijgen op basis van de actuele data in het systeem.

Financieel managers zijn daardoor minder tijd kwijt aan het achterhalen en afstemmen van historische informatie en kunnen hun aandacht op de toekomst richten, om trends te herkennen en mogelijkheden voor verbetering van de business op te sporen. 

Upgrades van financiële managementsoftware op locatie zijn kostbaar en het duurt soms langer dan een jaar voordat een upgrade is voltooid. Daarom stellen veel organisaties ze uit totdat ze de tijd en resources hebben om de verstoring op te lossen waarmee een software-upgrade gepaard gaat. Tegen de tijd dat de upgrade is voltooid is er erg weinig winst geboekt op het vlak van nieuwe functies, waardoor het geld en de tijd die eraan zijn besteed voelen als verspilling.

Bij een echt cloud-based financieel systeem worden ingrijpende updates in slechts een paar uur online aan de klant geleverd. Wanneer de leverancier een echte cloud-based architectuur gebruikt, kan het systeem het hele jaar door – soms wekelijks – een gestage stroom kleinere updates en verbeteringen uitvoeren waardoor de klantervaring wordt verbeterd en nieuwe vereisten worden ondersteund.   

Een cloud-based financieel systeem is ook beter in staat om de complexiteit van onze geglobaliseerde wereld te beheren. Denk bijvoorbeeld aan de consolidatie van de juridische systemen in verschillende landen met verschillende valuta. In een traditioneel systeem neemt dit vaak uren in beslag, omdat er deeladministraties moeten worden bijgewerkt, valutaconversies plaats moeten vinden en bedragen tussen de verschillende bedrijven moeten worden geboekt. 

In de cloud is consolidatie vaak een kwestie van een paar minuten, vooropgesteld dat het systeemontwerp configureerbare organisatiestructuren en bedrijfsprocessen ondersteunt. Bovendien kunnen bewerkingen en andere wijzigingen snel worden doorgevoerd en bijgehouden in één centraal beheerd systeem. Daarbij kan je denken aan het toevoegen van operationele eenheden en contracten in nieuwe valuta of nieuwe producten aan de omzetstromen. Zodoende kan het financiële systeem de groei van uw business bijhouden en alle andere wijzigingen binnen een paar minuten verwerken, terwijl het bij traditionele systemen maanden duurt voordat alle wijzigingen zijn verwerkt.

Dit zijn drie belangrijke voordelen van echte cloud-based financiële managementsystemen waarvan financieel managers direct profiteren, maar dit zijn niet de enige voordelen. Ik raad financieel managers en hun collega’s aan om de tijd te nemen om te onderzoeken wat deze systemen hen te bieden hebben.  Ik ben ervan overtuigd dat de meeste financiële organisaties op termijn zullen overstappen naar een cloudomgeving. Wat de trigger ook zal zijn, de cloud is de toekomst van financieel management.