Beter je liquide middelen managen

Een serie blogs over financiering.

BLOG – Veel bedrijven hebben de vraag naar hun producten en diensten dramatisch zien krimpen. Deze coronakrimp en de verwachte economische crisis maken cash preservation, het managen van liquide middelen, belangrijker dan ooit.

Door Timo Ahrndt. Hij is data scientist bij Celonis.

Het monitoren en beheren van de liquide middelen kan op verschillende manieren. Bedrijven proberen hun te betalen facturen bijvoorbeeld zo lang mogelijk voor zich uit te schuiven. Ze volgen facturen die nog uitstaan bij klanten zo snel mogelijk op. Of ze proberen minder voorraad in huis te hebben: het zijn allemaal pogingen de financiën zo gezond mogelijk te houden. Om onnodige uitgaven te voorkomen en inkomsten zo snel mogelijk te ontvangen, ondernemen bedrijven acties. Acties die, achteraf gebleken, niet altijd de juiste beslissingen zijn voor de lange termijn. Hoe kan de juiste software hen helpen met een weloverwogen besluit over wat-te-doen?

Te ontvangen – waar en wanneer ontvang je betalingen?

Het is belangrijk dat bedrijven nauw met hun klanten samenwerken om betalingen zo snel mogelijk te ontvangen. Twee factoren zijn daarbij belangrijk. Allereerst, hoe kan facturatie en ontvangst geoptimaliseerd worden? Ten tweede: hoe kunnen bedrijven, zonder zelf financiële risico’s te lopen, zoveel mogelijk betalingen ontvangen die te laat zijn en/of onder druk staan?

Softwarematige oplossingen kunnen die risico’s visualiseren, door bijvoorbeeld een licht te werpen op de markten of regionen die minder onder COVID-19 lijden. In zulke regionen is de kans op achterstallige betalingen kleiner. Je kunt als onderneming vervolgens ook ‘risicogebieden’ markeren en juist daar een aanbieding doen: betaal je op tijd, dan betaal je minder. In onzekere economische tijden helpt het verkorten van betalingstermijnen bij klanten de financiële risico’s te verkleinen en de efficiëntie van cashflow te optimaliseren. Gebruik van rijke data en software die zulke data inzichtelijk en vooral bruikbaar kan maken, is daarbij cruciaal.

Dubbele betaling – voorkom lekkage van je cash

Eén van de meest voorkomende oorzaken waarop bedrijven onopgemerkt geld verliezen, is door dubbele facturaties en betalingen. Dit kan gebeuren als facturen bijvoorbeeld via verschillende kanalen binnenkomen en verschillende referentienummers hebben. Het terugdraaien van dubbele betalingen duurt vaak weken of maanden, en gebeurt in het ergste geval soms helemaal niet. Binnen het creëren van een optimaal management van de liquide middelen is het dan ook verstandig om gebruik te maken van software en data. Er zijn tools beschikbaar die binnenkomende facturen in realtime taggen, monitoren en zo uitgaande betalingen nagaan. Deze technologie wijst acuut op dubbele facturen en voorkomt zo automatisch dubbele betalingen. Implementatie van de juiste software voorkomt onnodige lekkages van liquide middelen en helpt zo in de cash preservation.

Soortgelijke software kan ook inschatten wat per factuur het juiste moment van betaling is en dus eigenlijk de andere kant van dezelfde analyse doen. Deze tools vergelijken dan alle betalingstermijnen en kiezen daar, gezien de actuele stand van zaken in het bedrijf, de meest gunstige uit. Sommige bedrijven bieden die korting uit de vorige alinea aan bij een betaling vóór de uiterlijke betaaldatum. Door met behulp van Process Mining-technologie elke factuur in realtime te volgen kunnen bedrijven inschatten wat voordeliger is: die korting pakken, of iets méér betalen op een voor het bedrijf gunstiger tijdstip.

De meeste bedrijven rusten op een enorme bron van ontzettend waardevolle data. Bezit van die data is niet genoeg om acuut inzichtelijk krijgen hoe men tot optimale cash preservation kan komen. Het inzichtelijk en begrijpelijk maken van die data, en die data gebruiken in AI-oplossingen en als input voor machine learning, maakt in de toekomst het verschil tussen proactieve en reactieve bedrijfsvoering.

De blogs in deze serie:

• Na banken nu ook MKB aan infuus?
• ADB-financiering wérkt
• Waar let de financierder op?
• Beter je liquide middelen managen

(foto Hermann & Richter, Pixabay)