Ben jij in control als het fout gaat?

Een serie blogs over control

BLOG – Het Calvijn College in Amsterdam werd door Eberhard van der Laan vlak voor zijn overlijden in 2017 “Misschien wel de beste school van Nederland” genoemd. Een school voor vmbo en mbo in een achterstandswijk, bijna 100% moslimleerlingen, in een paar jaar uitgegroeid tot een modelschool. Kopstukken als Job Cohen, Felix Rottenberg, dus invloed en visie vanuit de politieke arena, maakten mede mogelijk dat in 15 jaar een moderne school ontstond met jonge docenten in een gloednieuw gebouw. Jeugdige voetballers van Ajax en topsporters in spe gaven de school extra cachet door de speciale scholingstrajecten. De directeur die vanuit een positieve onderwijsfilosofie het onderwijs benaderde: Niet straffen, wel rechten en plichten. Zo zou onderwijs moeten zijn in heel Nederland.

Door Hinrich Slobbe, control prof in beide betekenissen, als associate professor aan de Business School Nederland en als directeur van Wisdom in Finance.

Het sprookje veranderde in een paar maanden tijd in een vreselijke nachtmerrie. In juni 2019 was de examenchaos een letterlijke donderslag bij heldere hemel. Een prachtige school met een open en ontspannen leersfeer is voor bijna honderd leerlingen en hun ouders een desillusie gebleken. De examentijd moet voor kinderen een van de hoogtepunten uit het leven zijn. Toch is de uitslag van de examens is op Calvijn uitgesteld. Fouten van de school zorgen ervoor dat 68 van de 77 leerlingen vmbo-kader alsnog een aantal toetsen moeten maken. Het volledige schriftelijke eindexamen wordt opnieuw beoordeeld. Sommige toetsen zijn door leerlingen helemaal niet afgelegd of docenten hebben verzuimd om de resultaten in het registratiesysteem te verwerken. De frustraties van kinderen en ouders lijken heel sterk op de ervaringen bij het VMBO Maastricht in 2018.

Onderzoek wijst uit dat deze rampspoed voortkomt uit een aantal voorspelbare zaken. Door het succes van de afgelopen jaren zijn een aantal docenten achterover gaan leunen op hun “verdiende” lauweren. Daardoor vergaten zij dat de basis van goed onderwijs altijd nauwkeurig op orde moet zijn. De toetsing was helaas onder de maat. Typisch Murphy's Law: de eindexamensecretaris zat door persoonlijke omstandigheden sinds de meivakantie thuis. Zowel de directeur als een van de adjuncten waren van baan veranderd in het afgelopen jaar. Tel daarbij het tekort aan leraren, ziekteverzuim en een hoog verloop. Een nieuwe directeur trad pas eind mei aan. De Topsporters kwamen voor een deel van andere scholen en de overdracht van toetsresultaten was niet correct verlopen. Dit moest wel gruwelijk fout gaan!

Controller moet vooruit kijken

De controller van de school stond erbij en keek ernaar. De standaard rapportages gaven hier geen adequate informatie over. Het jaarverslag 2018 was net af en zeer positief over de resultaten van het afgelopen jaar. De vensters voor verantwoording, de rapportages van de onderwijsinspectie, de managementrapportages, allemaal even lovend. Honderd procent succesvol en toch hopeloos gefaald op het laatste moment. Welke KPI’s zouden dit drama wel hebben voorspeld? Alleen kijken naar de jaarcijfers, leerlingenaantallen en andere prestatie-indicatoren heeft geen zin.

De echte KPI waar het werkelijk om draait moet voorspellend zijn voor zowel succes als falen. Actuele informatie over de motivatie, competenties en kwalitatieve inzet van personeel had deze deconfiture wel kunnen voorzien. Meting van houding en gedrag en de dagelijkse basis die op orde moet zijn, speciaal in examentijd met een kast vol procedures, had wel kunnen voorspellen dat het hier helemaal fout ging. Tijdig ingrijpen door inzet van interim-management, inspirerend leiderschap, gecombineerd met technologie die efficiënt registreert of het onderwijs en toetsing aan de gestelde eisen voldoet. Predictive analytics lijkt een toekomstdroom maar algoritmes die de juiste verbanden tussen oorzaak en gevolg leggen zijn een noodzakelijk instrument voor modern management geworden. Niet alleen in het onderwijs maar overal in profit en not-for-profit organisaties.

Alle blogs van prof. Hinrich Slobbe voor u op een rij gezet.