Anders Fohlin (CFO Medius): ‘Financial met Ai productiever en creatiever’

Enkele jaren geleden pionierde softwarebedrijf Medius met cloud computing, nu loopt het bedrijf vooraan met de toepassing van kunstmatige intelligentie (AI). Gebruikers kunnen volgens de softwaremaker nu al profiteren van de kracht van AI om hun source-to-pay proces sneller, simpeler en beter te laten verlopen met de software van Medius. Maar dat is slechts een voorproefje van wat de komende tijd te wachten staat, zegt CFO Anders Fohlin.

De onstuimige opmars van kunstmatige intelligentie doet Anders Fohlin, CFO van source-to-pay softwarebedrijf Medius, denken aan de vorige revolutie in de softwarewereld: de opkomst van cloudsoftware tien tot vijftien jaar geleden. “Toen zag je dat sommige softwarebedrijven alleen hun bestaande oplossingen naar de cloud verplaatsten. Terwijl andere echt moderne ‘multi-tenant cloud-oplossingen’ creëerden die schaalbaar, flexibel en altijd up-to-date waren onder dat de gebruikers er moeite voor hoefde te doen. Nu gebeurt hetzelfde met AI: sommige bedrijven doen alleen voor de vorm wat met AI, terwijl andere bedrijven echt AI-native oplossingen creëren, die intelligent en interactief en de gebruiker veel meer toegevoegde waarde leveren.”

Het Zweedse Medius behoort tot die tweede groep. Zoals het bedrijf, opgericht in 2001, een van de pioniers met cloudgebaseerde oplossing voor (contactloze) factuurverwerking was, is het in de laatste jaren uitgegroeid tot een internationaal actieve leverancier van modulaire source-to-pay oplossingen die voorop loopt in software waarin AI wordt toegepast.

“En zoals cloud computing het mogelijk maakt om software te leveren die voortdurend wordt bijgewerkt en verbeterd, kunnen we die software inmiddels van steeds meer intelligentie voorzien dankzij de snelle ontwikkelingen van AI. Niet alleen profiteren we van de ontwikkelingen van de modellen van Open AI waar we gebruik van maken, we ontwikkelen en testen zelf ook steeds meer functies. Onze finance afdeling is zelfs de eerste gebruiker van alle innovaties waar de R&D-afdeling mee komt. We fungeren als proefkonijn, en testen producten voordat ze aan de klanten van Medius beschikbaar worden gemaakt.”

Sneller, simpeler, beter

In de afgelopen jaren heeft dit geresulteerd in diverse softwaretoepassingen waarmee bedrijven om hun source-to-pay proces sneller, simpeler en beter kunnen laten verlopen. De noodzaak tot menselijke tussenkomst is minimaal, de software kan het werk grotendeels overnemen.

Zo is herkenning van binnenkomende facturen dankzij AI steeds verder geperfectioneerd. Fohlin legt uit dat er verschillende formaten en standaarden zijn voor e-facturen in verschillende landen en sectoren. Dit maakt het moeilijk om facturen automatisch te verwerken en te valideren. Met AI kan Medius echter het formaat en de inhoud van elke factuur automatisch identificeren.

De goedkeuring en verdere verwerking van facturen kan dan als het goed is eveneens goeddeels volautomatisch plaatsvinden. En ook dan bewijst AI zijn waarde: “Facturen inboeken gaat bijvoorbeeld vanzelf aangezien de software boekingscodes automatisch kan toevoegen. Als mensen dit moeten doen is het een tijdrovende en foutgevoelige klus, zeker wanneer degene die facturen moet inboeken die niet vertrouwd is met de boekingscodes die worden gebruikt. Met AI kan Medius echter suggesties doen voor de juiste codes op basis van eerdere facturen, bedragen, de leverancier en andere criteria. Dankzij training – doordat de gebruiker suggesties soms wel en soms niet overneemt – doet de software z’n werk steeds beter, zodat de administratie aan nauwkeurigheid wint. Terwijl het bijhouden ervan degene die ervoor verantwoordelijk is hoe langer hoe minder werk kost.”

Ai voor waterdichte controle op facturen

Hetzelfde geldt voor de uiteindelijke betalingen. Inclusief de controle van het automatiseren van leveranciersbetalingen. Met Medius Pay kunnen betalingen aan toeleveranciers worden geautomatiseerd en via verschillende kanalen worden uitgevoerd. Behalve dat dit bijdraagt tot de efficiency van de bedrijfsactiviteiten, wordt het proces van facturering tot betaling ook inzichtelijker. Bovendien is de controle op de juistheid van de betalingen dankzij de ingebouwde AI vrijwel waterdicht. Fohlin laat zien hoe de software fraude kan tegengaan door geplande betalingen als verdacht aan te merken – en erop wijzen dat het bedrag ongebruikelijk is, bijvoorbeeld, dat het adres van de leverancier opeens is veranderd of dat de leverancier onbekend is. “Allemaal zaken die AI met z’n grote vermogen om patronen en afwijkingen daarin te herkennen makkelijk kan opsporen. Terwijl het voor mensen zoiets is als een boom in het bos zoeken. ”

Masterclass ChatGPT voor financials

Met ChatGPT maakte de wereld kennis met de oneindige mogelijkheden van zelflerende algoritmes. De ontwikkelingen gaan hard en men vraagt zich af waar dit toe gaat leiden. Na deze masterclass ben je volledig op de hoogte van recente ontwikkelingen en je weet hoe je ChatGPT kunt gebruiken als hulpmiddel voor al jouw werkzaamheden.

Productiever en creatiever

Door dit soort softwarematig kunst- en vliegwerk zal er straks nauwelijks nog een mens aan te pas komen bij het bijhouden en controleren van de administratie, zegt Fohlin. “Niet dat controllers en andere financials straks zonder werk komen te zitten. De komst van de PC met tekstverwerker heeft er ook niet toe geleid dat alle schrijfmachinefabrikanten zijn verdwenen of dat journalisten zonder werk zijn komen te zitten.” Om te overleven hebben die schrijfmachinefabrikanten zich wel moeten heroriënteren en zich op nieuwe markten en producten gaan richten – denk aan PC’s maken. En journalisten hebben moeten leren omgaan de computer en allerlei programma’s. Zo zal het ook nu gaan, aldus Fohlin: “AI zal financials nopen om zich op nieuwe terreinen te richten en nieuwe vaardigheden aan te leren.”

Waarbij ze dankbaar gebruik zullen kunnen maken van AI om nog productiever en creatiever te worden, zegt hij. Want waar mensen grotendeels beslissen op basis van beperkte informatie en hun intuïtie, vooroordelen en stemming van het moment, is het dankzij AI mogelijk tot rationelere besluitvorming te komen. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van apparatuur: door data over verwachte opbrengsten te verzamelen uit het orderboek en boekhoudsysteem, daar informatie aan toe te voegen over waarschijnlijk kosten en zo inderdaad kosten en baten naast elkaar te leggen. Maar andere, ingewikkelder, vormen van assistentie zijn ook goed denkbaar: veel vaker zullen automatisch gegenereerde analyses en adviezen worden gebruikt om data te duiden, trends te signaleren, en om analyses, prognoses, adviezen en beslissingen te onderbouwen.

Steeds gebruikersvriendelijker

De gebruikersvriendelijkheid neemt ook toe naarmate AI geavanceerder wordt. “Dashboards zullen bijvoorbeeld veel minder statisch worden dan nu. In plaats van vooraf ingestelde widgets te gebruiken om bepaalde gegevens te tonen, kunnen gebruikers met AI vragen stellen aan de gegevens en ad-hoc analyses uitvoeren. Zo kunnen ze bijvoorbeeld complexe relaties tussen leveranciers, bestellingen, facturen en leveringen onderzoeken zonder zich in ingewikkelde berekeningen in allerlei spreadsheets te hoeven verliezen.”

Ook zal de chatbot dominanter worden. “Tot voor kort waren chatbots ondingen: een soort onhandige beslisbomen die je als gebruiker moest doorlopen voordat je contact kon opnemen met iemand aan wie je je vraag kon voorleggen. De komst van ChatGPT laat zien dat het ook anders kan, en dat de chatbot zich goed kan lenen als virtuele assistent. Met een chatbot kan software veel natuurlijker worden bediend dan via menu’s, vooraf gedefinieerde opties of ingewikkelde opdrachten in programmeertaal. Heel handig als je de boekingscode van een factuur wilt vaststellen, bijvoorbeeld: dat kan makkelijk in overleg met een in de software ingebouwde chatbot. Of om de vragen van leveranciers over de status van een betaling op te vragen.”

Hallucinerende chatbot

Uiteraard zijn er ook minder simpele toepassingen denkbaar, zij het dat daar wel een ‘disclaimer’ past. “Hoe geavanceerde chatbots zoals ChatGPT precies werken en welke data ze gebruiken is een ‘black box’. Je weet niet altijd of de antwoorden die ze geven wel correct zijn, en of ze niet ‘hallucineren’. Ook al worden ze zienderogen beter, dat gevaar bestaat nog steeds.” Zo werkt Medius met de modellen van OpenAI voor zijn eigen klantenportaal, waar gebruikers allerlei vragen kunnen stellen.

Uit een recente test bleek dat het vorige model (Da Vinci) aanzien minder ‘slim’ was dan de opvolger GPT-4. “De vorige generatie gaf vrij algemene antwoorden geeft, terwijl GPT-4 heel gerichte instructies geeft over hoe dingen te doen. GPT-4 geeft ook eerder toe dat het niet genoeg informatie heeft om een vraag te beantwoorden en vraagt vaker om meer details of context. We hebben de proef op de som genomen door beide modellen de vraag voor te leggen wat je moet doen als je een nep-factuur krijgt toegestuurd – informatie die wij zelf niet verschaffen, en dus door de chatbot zelf moest worden samengesteld uit externe bronnen. De oude chatbot zegt ten onrechte dat het niet mogelijk is om een factuur te verwerken van een nep-leverancier. GPT-4 geeft een stapsgewijze handleiding geeft over hoe je dit kunt doen en vervolgens waarschuwt dat dit misschien niet in overeenstemming is met het beleid van je bedrijf. Op zich natuurlijk tamelijk hilarisch is, maar het laat ook zien hoe voorzichtig je moet zijn met de informatie die de chatbot genereert.”

Om brokken te voorkomen en om te zorgen dat chatbots zinniger antwoorden gaan geven, ziet Frohlin twee oplossingen. “In de eerste plaats moet je als bedrijf mensen hebben die de antwoorden van jouw chatbot screenen en deze waar nodig corrigeren. Wij doen dat volop, aangezien we ons verantwoordelijk voelen voor het leveren van AI-diensten die doen wat ze moeten doen en niets anders, en die niet hallucineren of fouten maken. In de tweede plaats kan de chatbot met jouw data worden getraind. Zoals Medius doet; wij hebben plugins van OpenAI die we hiervoor gebruiken.” Met andere woorden: Medius heeft een licentie van OpenAI om hun technologie te gebruiken, maar beschermt alle klantgegevens en andere bedrijfsdata als een leeuw die zijn welpen bewaakt. “We zullen er altijd zorgen dat we voldoen aan de GDPR en andere wettelijke regels voor het aanwenden van data en het gebruik van kunstmatige intelligentie. We zetten AI en data alleen in om klanten te helpen, en dat kan best zonder wetten en regels te overtreden.”

Masterclass ChatGPT voor financials

Met ChatGPT maakte de wereld kennis met de oneindige mogelijkheden van zelflerende algoritmes. De ontwikkelingen gaan hard en men vraagt zich af waar dit toe gaat leiden. Na deze masterclass ben je volledig op de hoogte van recente ontwikkelingen en je weet hoe je ChatGPT kunt gebruiken als hulpmiddel voor al jouw werkzaamheden.