Analoge aanpak bepaalt succes van digitale data

Datahonger van organisaties leidt regelmatig tot averij in de informatievoorziening. De achilleshiel is een goede voorbereiding. Die heeft meer te maken met mensen dan met machines, zo leggen twee dataspecialisten uit in een webinar ‘succesvol meer uit je data halen’ van Alex van Groningen en AllSolutions.

In gesprek met Jaco Bruinaars (Finance Director bij ICT Netherlands) en Jan van Wijngaarden (Managing Director bij AllSolutions)

Heb je een mooi ingericht dashboard op basis van real-time informatie, maakt niemand er gebruik van. Menige organisatie kent deze ervaring. De vraag is hoe je data wel met succes inzet. Daarover hielden Jaco Bruinaars (Finance Director van ICT Netherlands) en Jan van Wijngaarden (Managing Director van AllSolutions) een webinar, op 3 december. Succesvol meer uit je data halen begint bij analoog, is hun stelling. Dat is ook de titel die ze meegaven aan het webinar.

“Bedrijven zien de mogelijkheden die data bieden”, verduidelijkt Jan van Wijngaarden. “Zij hebben behoefte aan een single source of truth, want ze hebben stuurinformatie nodig om vooruit te kijken.”

Het praktisch nut van data

Jaco Bruinaars illustreert het praktisch nut van data met een voorbeeld uit eigen huis. “Wij zijn een urenbedrijf en willen snel inzicht in de gevolgen van Covid19 op het aantal opdrachten. Daarvoor hebben wij de wekelijkse urenregistratie van medewerkers in een dashboard zichtbaar gemaakt. Zo zien we meteen hoe Covid19 doorwerkt op afdelingen en in de hele organisatie. Deze informatie geeft rust, want ondanks de afstand tussen medewerkers en organisatie is er toch inzicht.”

Nieuw is het werken met data echter niet. Vooral financiële informatie winnen uit data gebeurt al decennialang. Maar in toenemende mate zijn ook data over andere activiteiten van belang. Vooral als bedrijven groeien of internationaler worden. “Dan willen raden van bestuur inzicht krijgen over het behalen van doelstellingen”, aldus Bruinaars. “Maar bedrijven die ze overnemen hebben vaak verschillende IT-systemen. Daarnaast komen afzonderlijke stafafdelingen elk met hun eigen dataset.”

Het gaat om het gesprek

Het succesvol inzetten van data vraagt om meer dan alleen technologie, zo benadrukken de twee mannen. Het zijn de medewerkers in een organisatie die de informatie moeten aanleveren in informatiesystemen, verduidelijkt Van Wijngaarden. “De moeilijkheid is niet om cijfers uit te genereren uit data en die te implementeren in beleid. De uitdaging is hoe je medewerkers zo ver krijgt dat ze data ook echt aanleveren in het systeem. Dat terwijl ze geen invloed hebben op de uitkomsten. Voor sommige organisaties is dit van cruciaal belang. Bijvoorbeeld voor goede doelen-organisatie die verantwoording moeten afleggen aan donateurs, terwijl de activiteiten zich soms ver weg afspelen.”

Focus niet op volledigheid van de informatie, adviseert Van Wijngaarden. Die is lang niet altijd nodig als het om niet-financiële informatie gaat. “Neem het voorbeeld van productiviteit, die drukken wij niet uit in werkweken van veertig uur. Mensen voelen zich anders onder druk gezet, want niet al hun werkuren zijn productief. Ze zijn ook tijd kwijt aan bijvoorbeeld accountmanagement. Je kan soms ook volstaan met tachtig procent van de informatie. Waar het om gaat is dat je het gesprek met medewerkers aangaat over meetbaarheid van prestaties.”

Belang van een goede start

Daarnaast adviseert het duo om goed na te denken over de doelen en het delen van de uitkomsten voordat er wordt gestart met digitale data. Van Wijngaarden: “Ik heb meegemaakt dat er om data geschreeuwd werd in organisaties, maar toen ze er waren werden ze niet gebruikt. Dat kwam doordat de onderliggende vraag niet goed genoeg getoetst was.”

“Het gevaar is dat je vooraf niet goed nadenkt over de informatie waaraan behoefte is”, zegt ook Bruinaars. “Dan ga je klakkeloos nabouwen wat je al hebt aan data. Hoe meer informatie je dan uit de data wil halen, hoe eerder je stuit op onderliggende problemen.”

Een de risico’s van een ondoordachte start is datavervuiling, zo waarschuwt Bruinaars. Data die op elkaar lijken zijn soms lang niet altijd gelijk. “Kijk bijvoorbeeld naar data over de jaarproductie. In het ene systeem zijn de data zo ingericht dat de feestdagen niet zijn meegeteld, terwijl die er in het andere systeem nog gewoon inzitten. Je denkt dat je meet met gelijke maten, maar in werkelijkheid vergelijk je appels met peren.”

“Zo loop je het risico dat je datasystemen krijgt die fantastische dingen kunnen, maar die onzinnige informatie presenteren”, aldus Van Wijngaarden. “Er is wel eens een honderd procent correlatie uit een databank gekomen tussen het gebruik van margarine en echtscheidingen. Wil je minder echtscheidingen, neem dan geen margarine. Dit soort onbruikbare informatie maakt dat mensen data niet meer vertrouwen. Project mislukt.”

Data nuttig gebruiken

Wil je wel nuttig gebruikmaken van je data, zo adviseren de beide heren, neem dan de tijd voor een gedegen voorbereiding. “Anders krijg je datasystemen die aan de achterkant allerlei correcties moeten uitvoeren”, zegt Bruinaars. “Dan proberen organisaties de eindapplicatie snel aan te passen, maar daarna treedt dezelfde fout weer op. Zorg dat de bron van de informatie goed is. Geef vooraf aan welke informatie je per se wil hebben. Dan hoef je niet alles te bouwen om er iets mee te doen en voorkom je fouten.”

“Bij waterschappen bijvoorbeeld zijn we begonnen met het opstellen van document over de informatie die nodig is om de organisatie te sturen”, zo illustreert Van Wijngaarden. “We vroegen ook met welk doel de organisatie de informatie wil inzetten. Je kan wel zeggen dat bepaalde kpi’s nodig zijn, maar ga je die straks ook echt gebruiken? Met dit soort voorbereiding praat dan je niet meer over data, maar over gedrag. Zodra je duidelijkheid hebt over je doel en de manier waarop je dat bereikt, is het ook zinvol om alerts in te bouwen in je datasysteem voor als de organisatie over bepaalde waarden heengaat.”

Bruinaars vertelt hoe ICT Netherlands dit aanpakt. “In het voortraject selecteren we de informatie die we nodig hebben voor dashboards, het liefst gegroepeerd op een overzichtsniveau waar we behoefte aan hebben. Hiervoor gaan we in gesprek met afdelingshoofden, om de afzonderlijke informatiebehoeften te inventariseren. We brengen daarna al die disciplines bij elkaar en gaan sparren over de gezamenlijke informatiebehoefte. Door alleen binnen te halen wat we nodig hebben, voorkomen we dubbele opslag. Ja, dit is een lange voorbereiding. Maar doe je die niet zorgvuldig, dan ben je aan de achterkant vijf keer zoveel tijd kwijt aan de implementatie. Probeer daarom eerst te bewijzen dat het werkt. Denk daarbij out of the box, spar met afdelingen, data-analisten en it-specialisten. Maak je in het begin de juiste keuze, dan heb je daar later alleen maar voordeel van.”