Alles draait om Business Intelligence

De algemene trend dat het aantal rapportages en de omvang van deze zich uitsluitend lijken uit te breiden is niet meer dan logisch. Op het gebied van technologie zijn er feitelijk geen beperkingen meer. Alle denkbare gegevens kunnen worden geregistreerd en met reeds ingerichte standaard oplossingen kan een bonte verzameling aan rapportages geheel automatisch worden opgehoest. Mocht dat niet genoeg zijn, dan zijn er legio mogelijkheden om dieper te graven. Maatwerk rapportages, draaitabellen en kubussen op databases of waar nodig de inzet van technische experts die met een beetje handigheid de meest creatieve informatie boven weten te krijgen. The sky is the limit.

Wat mij betreft stuk voor stuk prima ontwikkelingen overigens. Technische beperkingen staan een efficiënte en effectieve procesgang in de weg en belemmeren ons om doelstellingen te behalen. Maar let wel, uiteindelijk gaat het om het behalen van die doelstellingen, niet om het wegnemen van technische beperkingen. En daar wringt nu net de schoen. Want omdat we inmiddels zo’n beetje alle gegevens op alle mogelijke manieren gepresenteerd kunnen krijgen, maken we daar onszelf en vele anderen onnodig druk mee.

Dat kan uit kwade opzet zijn, bijvoorbeeld omdat een zo gunstig mogelijke rapportage goed is voor de individuele bonus. Maar positief ingesteld geloof ik dat er veel vaker sprake is van de oprechte overtuiging dat aanvullende rapportage goed is voor de organisatie. En dat daarom maar weer een nieuw informatieverzoek wordt ingeschoten naar de IT helpdesk, die na wat onderlinge afstemming dan ook nog eens oplevert wat er gevraagd was. Niks mis mee, toch?

Helaas is het niet zo zwart wit. Rapportages kosten ontzettend veel inzet van middelen. Uiteraard is daar de investering in tijd van de gebruiker en de IT afdeling bij het opzetten van de rapportage en het scherper stellen van de output. Maar dat is slechts het topje van de ijsberg. De daadwerkelijke investering bevindt zich meestal in de gebruiksfase. Nadat een rapportage automatisch klaar is gezet, wordt wel verwacht dat de diverse gebruikers deze ook daadwerkelijk gelezen hebben. Afwijkingen moeten worden besproken en verklaard.

Vaak worden rapportages doorgestuurd naar anderen om verduidelijking te vragen. Deze collega´s moeten vervolgens eerst tijd investeren om te begrijpen wat de rapportage precies laat zien en hoe dit aansluit op hun eigen modellen, met als bijkomend risico onnavolgbare interpretatieverschillen en de daarop volgende kostbare discussies over… de rapportage zelf. Over de inhoud gaat het in veel gevallen dan allang niet meer. En zelfs wanneer men bij de inhoud blijft, is het maar de vraag of alle discussies echt iets opleveren. Hebben we nu daadwerkelijk bijgedragen aan het realiseren van de missie van de organisatie? Of is die doelstelling allang uit het oog verloren?

Het wordt tijd dat deze trend wordt tegengegaan. Want van het uitsluitend produceren van rapportages komt de Nederlandse economie niet op gang. Daarvoor moet er echte toegevoegde waarde worden geleverd. De sturende en kaderstellende rol van de afdeling financiën is in dit kader van groot belang. In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister. Goethe wist het al. Nu moeten wij het alleen nog even in de praktijk brengen.