AI in combinatie met e-invoicing biedt bedrijfsleven volop kansen

Per 1 januari 2026 zijn Belgische bedrijven verplicht om e-facturen te versturen in plaats van pdf-facturen of papieren facturen. Dat is het gevolg de EU-wetgeving ViDA. Hoewel het uur U gepasseerd is, zien we in praktijk dat slechts circa 5 procent van de Belgische bedrijven e-facturatie heeft ingevoerd én de mogelijkheden hiervan gebruikt om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Het gros van de bedrijven ziet de verandering echter als kostenpost en doet alleen het hoognodige om compliant te zijn. De toegevoegde waarde, die de eerste groep grote bedrijven wel ziet, ontgaat hen vooralsnog.

E-facturatie en AI combineren

Die toegevoegde waarde is niet los te koppelen van een ander fenomeen dat zijn intrede doet in de wereld en dus ook in het bedrijfsleven: AI. Ook AI is van invloed op de manier waarop we werken. De vraag is dan ook niet óf AI impact heeft op een bedrijfsvoering, maar hoe snel het effect heeft op de core-activiteiten van een bedrijf en daarmee op zijn voortbestaan. Onze visie is dat deze twee ontwikkelingen nieuwe kansen biedt voor het bedrijfsleven, juist door ze te combineren.

E-factuur bron van informatie

Het uitgangspunt van een moderne bedrijfsvoering is data – met betrouwbare, gestructureerde data is het zowel mogelijk interne bedrijfsprocessen te optimaliseren als de concurrentiekracht te verbeteren. De vraag is: hoe komt een bedrijf aan die broodnodige data? Het antwoord ligt in e-invoicing. Op elke inkomende e-factuur is alle data te verzamelen die nodig is voor een efficiëntere bedrijfsvoering. Dat gaat verder dan alleen de prijs, de hoeveelheid en de hoogte van de btw en is onder meer afhankelijk van de branche waarin een bedrijf werkzaam is. Kern is: hoe meer significante data beschikbaar is bij leveranciers, hoe makkelijker die is te verwerven met e-invoicing. Ga dan ook het gesprek aan met leveranciers, want iedereen in de keten heeft hier voordeel van.

AI inzetten voor repetitieve handelingen

Die op data gebaseerde bron van informatie is vervolgens goed bruikbaar voor een AI-model. De eerste stap is de verzamelde data vanuit de inkomende e-facturen door te geleiden naar het ERP- en/of financiële systeem van het bedrijf, direct of via een invoice automation-oplossing. De vervolgstap is op basis van die data met behulp van AI de bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren. Hoe gaat dat in zijn werk? Neem als voorbeeld de uitval van een factuur omdat de matching tussen order-pakbon-factuur niet tot stand komt of er is een btw-probleem. In plaats van dat een medewerker uitzoekt wat er is misgegaan, is AI of een AI Agent in staat om op grond van de aanwezige brondata op een e-factuur uit te zoeken waar de fout is ontstaan en kan er actie worden ondernomen. Of stel dat er een e-factuur binnenkomt waarvan niet duidelijk wie in de organisatie goedkeuring moet verlenen. Ook dan biedt AI uitkomst door de e-factuur te koppelen aan een bepaalde leverancier of kostenpost en deze automatisch door te sturen naar de intern verantwoordelijke. Voor het uitvoeren repetitieve handelingen is AI dus uitstekend geschikt, waarmee een medewerkers een meer controlerende rol krijgt.

AI voor rapportages opstellen

Een andere toepassing is om op basis van interne factuurdata rapportages op te laten stellen door AI, onder meer voor het maken van analyses van de facturen die in een bepaalde periode zijn ontvangen en verstuurd. Voor verstuurde facturen is het dan bijvoorbeeld eenvoudig te bepalen wat de Days Sales Outstanding (DSO) is van klanten. En zo zijn er legio voorbeelden te bedenken, die als gemeenschappelijke deler hebben dat ze inzichten bieden waarop beslissingen zijn te nemen. Verder is AI heel geschikt om data te verzamelen buiten de interne organisatie, bijvoorbeeld voor het beoordelen van de financiële situatie van een klant.

AI en e-invoicing is taak voor CFO

Ten slotte zien we te vaak in de markt dat e-invoicing en AI-toepassingen binnen bedrijven op het bordje komen van de AI-afdeling, terwijl in onze ogen dit een taak is van de CFO. Die zou een visie moeten ontwikkelen over welke kansen e-invoicing in combinatie met AI biedt voor een bedrijf. Ook zou de CFO voor draagvlak kunnen zorgen binnen de organisatie. Het signaal zou daarbij moeten zijn dat AI gericht is op efficiencyverbetering. Niet door met minder mensen hetzelfde werk te doen, maar met dezelfde mensen meer werk te doen, wat aansluit op de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Als e-invoicing in combinatie AI goed is ingericht, maakt het namelijk niet meer uit of een bedrijf duizend facturen verwerkt of honderdduizend. Zo kan een bedrijf schaalbaar groeien in de dynamische wereld waarin we nu leven en is de continuïteit gewaarborgd.

Over de auteurs:
Erik van Doorn is CCO van 4CEE en Sven Dauwe is CEO van Nymus
Benieuwd naar de mogelijkheden van e-invoicing en AI? Bekijk dan onze websites.