Schoenmaker, verander van leest

Over het algemeen zijn onze volkswijsheden zo gek nog niet. Ze wortelen doorgaans in eeuwenoude ervaringen over hoe je je het beste kunt gedragen. Zo ook ten aanzien van de schoenmaker die maar beter kan blijven doen wat hij altijd deed; zijn ambacht uitoefenen en op een leest de beste schoenen maken. De gedachte erachter is dat herhaling de beste waarborg biedt voor vakmanschap. Niet voor niets is een andere wijsheid ‘oefening baart kunst’.

Zoals het echter de kleermaker is vergaan, ging het ook met de schoenmaker; industrialisatie en automatisering veroordeelden het ambacht tot reparatie en onderhoud.
Wat op enig moment wijs leek, is in een volgend moment een dure vergissing. De ambachtelijke focus bood kwaliteit, maar bleek niet bestand tegen massaproductie, grillige modetrends en wispelturige consumenten.

Een vergelijking met veel financials dringt zich op. Stuk voor stuk ambachtslieden en trouw aan hun vak. De beginselen van Starreveld en Nimwegen/Jans borgen juistheid, volledigheid en tijdigheid en een mooie mate van detail in het rekeningschema zorgt ervoor dat je er nooit naast kunt zitten. Accuratesse is je handelsmerk en net als bij de schoenmaker is de kwaliteit van hetgeen je voortbrengt boven alle twijfel verheven.

Ook hier verandert echter de omgeving en in een rapper tempo dan die van de schoen- en de kleermaker. Onder druk van digitalisering, automatisering en robotisering verloopt een boekingsgang volledig digitaal en verdere keten-integratie zorgt er zelfs voor dat boekingen ‘straight through’ worden verwerkt, zonder of met maar zeer beperkte menselijke bemoeienis. Het traditionele ‘raamkant-deurkant’ en inzichten uit de BIV/AO/IB liggen vast in programmatuur. De accountant plugt in voor zijn controles, maar ook daar geschieden die controles steeds meer geautomatiseerd. Raakt er iets te vaak ‘de randen van het tunneltje’ dan volgt er een menselijke beoordeling. De standaard gang der dingen is het werk van de EDP auditor.

Ik hoor de lezer denken; ‘dat hoor ik al jaren, maar bij ons loopt dat zo’n vaart nog niet’.
Inderdaad is dat in veel organisaties het geval en daar zijn drie redenen voor aan te geven.

1. In veel organisaties is simpelweg de basis nog niet op orde. De uitwisseling en vastlegging van data is nog gebrekkig en een grote verzameling tussenrekeningen is een dankbare vluchtheuvel. De boosdoener is hier juist een slecht onderhouden AO/IB omgeving waarin proceseigendom en -verantwoordelijkheid onvoldoende zijn belegd of worden gehandhaafd waardoor er een hoog ‘over de schutting’ gehalte is. Het lastige van financials is dat ze doorgaans niet verantwoordelijk zijn, maar zich wel verantwoordelijk voelen.

2. Dat wordt versterkt door de gebrekkige verbinding die veel financiële functies hebben met het primaire proces. Een commerciant of inkoper die per klant/leverancier afwijkende afspraken maakt en blijft maken, frustreert ergens anders de efficiënte gang der dingen. Tuurlijk, maatwerk moet kunnen maar heeft wel consequenties. De ervaring leert dat dergelijk maatwerk aanzienlijk afneemt als betrokkenen ook verantwoordelijk zijn voor die consequenties. De gemiddelde financial is doorgaans niet echt bedreven in de bijbehorende ‘handel in probleemeigendom’.

3. De basis komt niet op orde en uitzonderingen blijven bestaan als financials het stiekem wel fijn vinden hun traditionele bestaansrecht te koesteren. Handmatige correcties, financieel puinruimen, re-statements en omvangrijke maandrapportages doen er immers toe. Daarbij dringt de vergelijking met een struisvogel zich wel op.

Uitgebreide grootboekcontroles op onjuiste boekingen zijn overbodig als je aan de voorkant die boekingen weet te voorkomen. Van maandrapportages is allang bekend dat ze eigenlijk nauwelijks aan de managementbehoefte voldoen.

Tuurlijk, in een groot aantal organisaties is herpositioneren best een uitdaging en de waan van de dag vreet energie. Diezelfde waan van de dag houd je op je plaats terwijl je wel moet bewegen. De belangrijkste toegevoegde waarde van de financiële functie zit al niet meer in het verleden maar vooral in de toekomst. Uiteenlopende geautomatiseerde systemen helpen ons al met het accuraat vergaren, verwerken en adequaat ontsluiten van data. Steeds vaker kan ook de resultaatverantwoordelijke medewerker real time zien wat de actuele situatie is.
Een Boeing heeft immers al decennialang geen boordwerktuigkundige meer in de cockpit.

Uiteraard kan het zo zijn dat je van mening blijft dat het nog steeds zo’n vaart niet loopt. Bedenk dan tegen de achtergrond van je eigen ‘arbeidsmarktperspectieven’ wat je persoonlijke wendbaarheid en aanpassingsvermogen naar een andere financiële rol is. Realiseer je dat die toekomstige rol een meer financieel-bedrijfskundige dan een financieel-administratieve rol is. Een rol die andere eisen stelt aan je ‘weten, kunnen en zijn’.

De traditionele schoenmaker heeft allang van leest moeten wisselen en heeft zich ontwikkeld tot creatieve ontwerper of industriële procesbewaker. Het enige alternatief is de ambachtelijke specialist die maatwerk maakt met een dito prijskaartje, of hij is verworden tot reparatie en onderhoud in een hakkenbar. Dus ‘financiële schoenmaker’, verander van leest.

Jan de Kroon is organisatie-adviseur en DGA van Improfin Groep, een onderneming die zich specialiseert op het ontwikkelen en verbeteren van financiële functies en financiële professionals door een uitgekiende combi van advies, begeleiding, opleiding & training en hands-on ondersteuning. Bij NBA Opleidingen is hij docent van o.a. de cursus Controller & Continuïteit.