Ad hoc-aanpak financiële rapportage vergroot kans op fatale fouten

Uit het gezamenlijke onderzoek van Oracle en Accenture blijkt dat 84 procent van de deelnemende organisaties het nog steeds lastig vindt financiële cijfers nauwkeurig en tijdig te presenteren. De hoogste tijd dat de CFO en CIO weer eens om de tafel gaan zitten om dit onderwerp te bespreken!

Het leven van een Financieel Directeur gaat niet altijd over rozen. Maar liefst 97 procent van de respondenten geeft aan dat er gedurende het jaar meerdere momenten zijn die ze als ‘ zeer stressvol’ ervaren. Een belangrijke oorzaak daarvoor ligt in het inzichtelijk maken van data. Het onderzoek wijst uit dat 68 procent van de deelnemende managers van grote organisaties te beperkt inzicht heeft in de financiële prestaties. De snelgroeiende hoeveelheid, maar ook de vele verschillende soorten data maken het lastig om de kwaliteit van gegevens te waarborgen en het tijdig en op consistente wijze te reproduceren.

Data is key
Ondanks dat het overgrote merendeel van de deelnemende bedrijven (82 procent) de afgelopen drie jaar aanzienlijke verbeteringen in hun financiële processen heeft doorgevoerd en forse investeringen heeft gedaan in specialistische financiële software, blijven er serieuze uitdagingen bestaan die voornamelijk zijn gerelateerd aan het vergaren, beheren en verwerken van data.

Bijna de helft van de C-level business managers onderkent problemen te ervaren met het inzichtelijk maken van resultaten. Als voornaamste uitdagingen zien ze het verzamelen en integreren van data (38%), het valideren van gegevens (36%), de grote hoeveelheid databronnen (31%) en het combineren van financiële en niet-financiële gegevens (22%). Opmerkelijk is dat organisaties met een overkoepelende software-oplossing hier net zoveel hinder van ondervinden als bedrijven met een best-of-breed aanpak.

Volgens Sandor Nieuwenhuijs, technical director bij Oracle Nederland, hebben organisaties tegenwoordig een flinke kluif om de juiste informatie over omzet en prestaties boven tafel te krijgen. “Die uitdaging wordt alleen maar groter als die informatie ook nog gestructureerd en zinnig moet zijn. Wanneer de hoeveelheid data flink toeneemt, wordt ook de complexiteit van de organisatiestructuur groter. Het uitbesteden van diensten, het gebruik van shared services en het werken met partners bemoeilijken het inzichtelijk maken van kosten en overhead meer dan ooit.”

De enorme toename van data heeft ook nog een ander gevolg. Het bemoeilijkt namelijk het archiveren en delen van data. Doordat elke afdeling afzonderlijk veel informatie te verwerken heeft, ligt de prioriteit voor het analyseren van data vaak bij de eigen informatie. Informatie van andere business units, die vaak heel waardevol kan zijn, zeker wanneer die gekoppeld wordt aan de ‘eigen’ informatie, laat men te vaak links liggen. Wat is het gevolg? Informatie wordt alleen per afdeling of business unit gebruikt, terwijl het eigenlijk bedrijfsbreed zou moeten worden ingezet om key performance indicators inzichtelijk te kunnen maken.

Samenwerking Finance & IT
Hoewel de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van resources, processen en data vaak bij de CFO of Financieel Directeur lijkt te liggen, dienen ook niet-financiële managers hierbij betrokken te zijn. Zoals gezegd is integratie van de juiste data is cruciaal. Enterprise performance management (EPM)-software kan het beheer van het financiële proces vereenvoudigen, wanneer deze gecombineerd worden met goed ingerichte bedrijfsprocessen. Deze tools zijn ontworpen om informatie uit verschillende afdelingen te integreren tot één platform en bieden vaak de benodigde holistische kijk voor het nemen van goed onderbouwde beslissingen. Die centrale omgeving biedt het overzicht van de gehele organisatie, vanuit een afdelingoverkoepelend perspectief, maar zeker ook in detail per afdeling, zodat onderling relaties kunnen worden gelegd. Hoewel de behoefte naar een geïntegreerde aanpak groot is, maakt op dit moment 42 procent van de respondenten gebruik van een dergelijk systeem om tijdig de juiste informatie te kunnen opleveren.

Oracle en Accenture onderzochten tevens welke tools in gebruik zijn om bedrijfsresultaten boven tafel te krijgen en financiële processen te stroomlijnen. Bijna iedereen (98 procent) maakt gebruik van software of een specifiek systeem voor de ondersteuning bij de jaarafsluiting, reguliere rapportages of archivering. Een derde gebruikt specialistische financiële consolidatiesoftware, 37 procent gebruikt financiële rapportagesoftware en een op de vier heeft een oplossing in gebruik voor de vereiste verslaglegging. Ruim tweederde van de respondenten maakt tevens gebruik van spreadsheets en een verontrustende 8 procent gebruikt uitsluitend spreadsheets voor het gehele financiële proces.
__________________________________________________________________________________

Vijfdaagse opleiding Finance & IT: onmisbare IT kennis voor financials – 35 PE punten
Ontdek in deze vijfdaagse opleiding hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________  

Voor het bewaken van deadlines en het controleren van de voortgang van projecten geven financiële teams de voorkeur aan het gebruik van spreadsheets (72 procent) of e-mails (68 procent). Zo’n 52 procent gebruikt liever de telefoon of een face-to-face meeting als voornaamste bron om het proces te beheersen. Opvallend is dat het traditionele, met de handgemaakt to-do-lijstje door 40 procent van de respondenten wordt gehanteerd als controlemiddel voor het hele proces.    

“Het is opmerkelijk dat nog steeds veel bedrijven een gefragmenteerde, door spreadsheets ondersteunde aanpak te hebben voor performance management. Deze ad hoc-aanpak van financiële rapportage vergroot de kans op fatale fouten, menselijk falen en enorme vertragingen”, vervolgt Nieuwenhuijs. “De waarschuwingen die organisaties zouden moeten signaleren, zitten vaak verstopt in een grote silo met verouderde data, net zoals veel andere bedrijfskritische informatie. Dat maakt het erg lastig om tijdig en adequaat te reageren op een bedreiging of een kans. Dat heeft namelijk niet alleen een negatieve uitwerking op de interne bedrijfsvoering, maar draagt ook niet bij aan de relatie met werknemers, partners, leveranciers of klanten.”

Kostbare gevolgen
De voornaamste problemen ontstaan bij 80 procent van de deelnemers door last-minute wijzigingen, doordat organisaties moeite hebben zich snel aan te passen op veranderingen in de markt. Bij het ontbreken van een geïntegreerde aanpak worden deze vaak handmatig doorgevoerd met de nodige fouten en vertragingen als gevolg. De meerderheid geeft aan het afgelopen jaar een belangrijke deadline hierdoor te hebben gemist. Ruim een vierde zegt dat deze last-minute wijzigingen ten koste gaan van de productiviteit van het team. Dit leidt tot afnemend vertrouwen in de financiële afdeling bij het MT en leidt bij 12 procent van de gevallen zelfs  tot ontslagen.

####

“Deze resultaten weerspiegelen wat we zien in de dagelijkse praktijk. Het onderstreept de behoefte van bedrijven om te investeren in hun performance management”, aldus Nieuwenhuijs. “Degenen die het meest succesvol zijn met de werking van hun enterprise performance management, zijn degene met een visie. Ze begrijpen de strategie van hun bedrijf, ze hebben een duidelijk beeld van de statistieken die ze nodig hebben om toezicht te houden en ze zien het belang van een enterprise-breed EPM oplossing.”

“Enterprise business planningsystemen linken strategische, financiële en operationele planning en bieden daardoor een end-to-end planningproces. Zonder zo’n systeem blijven organisaties worstelen met gefragmenteerde informatie, niet tijdig opleveren van de juiste informatie en gebrekkig inzicht in de bedrijfsresultaten”, sluit Nieuwenhuijs af.

“Het nemen van goed onderbouwde beslissingen kan niet zonder kwalitatieve en realtime informatie. De toenemende hoeveelheid data maakt het er niet makkelijker op een compleet overzicht van de winstgevendheid van de organisatie te creëren. Gelukkig voor zowel de CFO alsook de CIO hoeven we niet het wiel opnieuw uit te vinden en zijn er prima EPM-oplossingen beschikbaar, die ons leven een stuk makkelijker kunnen maken.”

Bron: Oracle en Accenture

Sandor Nieuwenhuijs, technical director bij Oracle Nederland