Achtstappenmodel voor een succesvol sollicitatiegesprek

Hoe kun je hier nu het beste mee omgaan? Hoe zorg je dat je jouw kwaliteiten, kennis, ervaring en de persoon die je bent goed overbrengt aan je potentiële werkgever? Hieronder volgt een achtstappenmodel dat je als kapstok kunt gebruiken voor een sollicitatiegesprek.

Stap 1: De voorbereiding
a. over de werkgever
– Wat is het doel van de functie?
– Wat is de inhoud van de functie?
– Informatie over de afdeling grootte/stakeholders/plaats in het bedrijf.
– Informatie over het bedrijf (Visie/missie en doel en de bedrijfscultuur)

b. over jezelf
– Wat vind je leuk aan deze functie?
– Wat vind je interessant aan het bedrijf?
– Waarom ben jij de meest geschikte kandidaat?
– Wat zijn jouw kwaliteiten? (Kernkwaliteiten Ofman)
– Wat zijn jouw verbeterpunten? (Kernkwaliteiten Ofman)
– Wat is jouw doel van dit gesprek?

Tip:
Formuleer voor jezelf een aantal voorbeelden bij jouw werkervaring.

Stap 2: Kennismaking
Het is zover, je hebt het intakegesprek goed voorbereid, nu mag je het in de praktijk gaan brengen. Een intakegesprek begint altijd met kennismaken met elkaar.

Aandachtspunten
a. Maak oogcontact met degene waaraan jij je voorstelt.
b. Geef een stevige handdruk.
c. Gebruik “U “ tenzij de klant dit anders aangeeft.
d. Onthoud de naam van de klant.

Tip:
Als jij je voorstelt aan de klant, wacht dan even met je naam zeggen totdat de klant deze heeft gezegd, dan kun je zijn of haar naam goed onthouden.

####

Stap 3: Social Talk
Nadat iedereen zich aan elkaar heeft voorgesteld, vindt er vaak ter kennismaking een kort gesprekje plaats over algemene dingen ook wel ‘social talk’ of ‘small talk’ genoemd. Hierdoor wordt vaak het ijs gebroken en kun je bepalen of de sfeer formeel of informeel is.

Aandachtspunten
a. Toon interesse in het bedrijf (bijv. over het gebouw of plaats waar je bent).
b. Wijd niet teveel uit over wat je vertelt of wat er gevraagd wordt.
c. Blijf jezelf en zorg dat je niet overdrijft.

Tip:
Vind je het moeilijk om een social talk te starten begin dan over het weer, verkeer, iets dat je ziet in het bedrijf of op de afdeling. Sluit aan op de interesse van de klant.

Stap 4: Agenda of structuur vaststellen
De agenda vaststellen is bedoeld om de structuur van het gesprek inzichtelijk te krijgen. Indien jouw potentiële werkgever hier niet zelf mee komt, vraag hier dan naar.

Voorbeeld structuur
– Informatie van de werkgever over de organisatie
– Informatie over de functie, opdracht en situatie
– Informatie over de kandidaat, bespreken CV, kwaliteiten en motivatie
– Vragen stellen

Aandachtspunten
a. Is de agenda duidelijk?
b. Wil je punten toevoegen? (bijv. ruimte om vragen te stellen)
c. Bepaal de momenten waar jij jezelf onder de aandacht kan brengen.

Tip:
Stem af wanneer je vragen kunt stellen

####

Stap 5: Het gesprek over de functie
Nadat de structuur van het gesprek duidelijk is, start het gesprek over de functie en het bedrijf. Het is belangrijk dat je in de gaten houdt dat er een afwisseling in het gesprek is tussen de werkgever en jijzelf.

Een veelgebruikte en nuttige techniek hierbij is Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD). Je start met luisteren naar de klant, geregeld vat je samen wat de werkgever volgens jou bedoelt. Indien dit niet duidelijk is kun je doorvragen. Let er hierbij op dat je doorvraagt door middel van het stellen van open vragen. Hierdoor laat je de werkgever nadenken over wat deze bedoelt en ga je zelf niet uit van bepaalde aannames.

Aandachtspunten
a. Controleer of jouw antwoord op een vraag voldoet.
b. Kijk de werkgever aan als je luistert, indien er twee mensen tegenover je zitten, houd met allebei oogcontact.
c. Wees eerlijk, indien je een antwoord niet weet, geef dit dan aan door te zeggen:
– dat je er even op dit moment niet op kan komen en later op terugkomt
– dat je het niet weet, maar dit uit zult zoeken
d. Neem je tijd om vragen te stellen en antwoorden te geven.
e. Sluit aan op het verhaal van de klant
f. Stel open vragen om meer informatie in te winnen.
g. Geef voorbeelden van jouw kennis en ervaring.

Tip:
Bereid van tevoren al een paar ervaringsvoorbeelden voor. Dit kan je bijvoorbeeld doen via de STAR methodiek:
– Situatie – Wat was de situatie?
– Taak – Welke taak of rol had jij?
– Actie – Welke acties of werkzaamheden heb jij uitgevoerd?
– Resultaat – Wat was het resultaat hiervan?

Stap 6: Samenvatting
Op het moment dat het gesprek zo goed als afgerond is, kun je de belangrijkste punten nog even samenvatten en controleren of je de functie en de besproken punten goed hebt begrepen.

Aandachtspunten
a. Vat samen in je eigen woorden.
b. Vat alleen de hoofdpunten samen (ga niet het hele gesprek overdoen).
c. Start de samenvatting met bijvoorbeeld: Als ik het goed begrijp……

Tip:
Vat niet alleen de inhoud samen, maar ook wat je ervaren hebt of wat er besproken wordt over de sfeer, cultuur en emotie.

####

Stap 7: Vervolgprocedure
De laatste stap in het gesprek is het maken van afspraken over de vervolgprocedure. Maak dit wel concreet, dus vraag om een datum en wie welke actie onderneemt.

Aandachtspunten
a. Vraag om een datum voor terugkoppeling.
b. Zorg dat je weet wie er contact opneemt.
c. Vraag om deze informatie, maar zet de werkgever niet teveel onder druk.

Tip:
Indien de werkgever niet goed weet wanneer hij of zij terug kan koppelen, stel dan voor om zelf te bellen op een bepaalde datum, maak hier eventueel een telefonische afspraak voor. Hierdoor houd jij de leiding.

Stap 8: Evaluatie sollicitatiegesprek
Nadat je het intakegesprek hebt gehouden is het verstandig direct even zelf een evaluatie te houden, wat ging goed en wat kan beter. Tot slot kun je voor jezelf bepalen of je jouw eigen doelstelling hebt bereikt.

Aandachtspunten
a. Reflecteer op jezelf en niet op de klant.
b. Reflecteer zowel op inhoud als op houding en gedrag.

Tip:
Zet voor jezelf kort op papier:
a. Wat ging goed?
b. Wat kan beter?
c. Wat wil ik hiervan vasthouden en ontwikkelen?

Tot slot wil ik je meegeven: concentreer je op de vraag die gesteld wordt in het gesprek en niet op het resultaat ervan, hierdoor verminderd de spanning en kun je vrij denken, waardoor je een beter antwoord kunt formuleren.

Erik Boon is een ervaren coach en trainer voor financials bij Finance Factor en is teven CFO a.i. bij Stichting Plan Nederland.