Aandacht voor loonheffingen in tax control framework

Door Rens van Oers

U loopt niet alleen fiscale risico’s op een finance-afdeling, maar voor de btw bijvoorbeeld ook bij sales en logistiek. Aansluitend wilt u ook dat HR scherp is op de fiscale consequenties van onboarding van medewerkers, al dan niet in dienstverband. Met een tax control framework brengt u de verantwoordelijken, de processen en de systemen in kaart en zorgt u dat ze op elkaar zijn afgestemd.

In eerdere blogs schreven we over het belang van het onderkennen van fiscale risico’s en hoe een goed ingeregeld tax control framework (TCF) daarbij kan helpen. Een TCF biedt inzicht in wie met elkaar de fiscale functie van een onderneming vormen. Dat is belangrijk omdat niet iedereen in uw organisatie zich altijd bewust is van de fiscale consequenties van zijn of haar handelen en dit onbedoeld voor problemen en naheffingen kan zorgen. Dat mechanisme speelt ook bij loonheffingen. Finance en HR zouden de handen ineen moeten slaan om fouten en eventuele naheffingen door de Belastingdienst te voorkomen. Een tax control framework misstaat daar allerminst. Een TCF is een vastlegging van de fiscale strategie, de fiscale functie en processen om fiscale risico’s te beperken door beheersingsmaatregelen toe te passen. Daarbij legt u dus ook vast wie er impact heeft op het op de juiste manier verwerken van de loonheffingen. Zonder fouten.

Loonheffingenpraktijk checken
Ik wil u hier niet ontmoedigen, maar we kennen in de loonheffingenpraktijk maar liefst 39 punten waarop we normaal gesproken een check doen. Dat zijn dus ook de punten waar het vaak misgaat, waar de Belastingdienst op controleert en waar dus naheffingen uit kunnen voortvloeien. Al dan niet extra boetes en rente en/of uitbreiding van een boekenonderzoek naar meerdere fiscale onderwerpen. Het voert wat ver om ze hier alle 39 langs te gaan, maar ik kan wel een aantal voorbeelden geven. Hopelijk spreken ze tot de verbeelding.

In de salarisadministratie is geen BSN-nummer of een kopie van het identiteitsbewijs meegenomen. Wanneer een werkgever de identiteit van een werknemer niet goed vastlegt, dan wordt deze gezien als anonieme werknemer en is het anoniementarief van toepassing. Op deze manier voorkomt de Belastingdienst dat de anonieme werknemer te weinig belasting zou betalen. Voor de in te houden loonbelasting/premies volksverzekeringen geldt dan een vast tarief van maar liefst 52 procent over het gehele te belasten loon. Om dit te ondervangen, kunt u ervoor zorgen dat in de HR- en/of salarisadministratiesystemen het bij de onboarding onmogelijk is om een nieuwe werknemer in te voeren als deze geen BSN-nummer of identiteitsbewijs heeft overlegd.

Toetsing schijnzelfstandige
Een ander voorbeeld: de Rijksoverheid maakt van het inhuren van ZZP’ers steeds meer een punt. Zijn deze nu echt ZZP’er of eigenlijk een schijnzelfstandige? Als een bekende van de CFO twee jaar dertig uur per week aan een project werkt, kunt u zich afvragen of dat wel een ZZP’er is. Zeker als uw onderneming zijn of haar enige opdrachtgever is en er een gezagsverhouding en werktijden bestaan waar de ingehuurde zich aan moet houden. De toetsing of de onderneming te maken heeft met een schijnzelfstandige of een echte ZZP’er, ligt primair bij HR en bij de business. Finance ziet daar veelal niets of weinig van. Waarna de vraag zich aandient of er wel sprake had moeten zijn van een afdracht van loonheffingen of niet. Daarvoor zouden Finance, HR en de business bij het onboarden van externen een gezamenlijk proces kunnen optuigen, met daarin de bepaling of sprake is van ZZP-schap of schijnzelfstandigheid.

Ook bij de thuiswerkvergoeding (als onderdeel van werkkostenregeling) gaat het vaak mis. Sinds 2022 zien we een enorme toename in de toepassing ervan omdat deze onbelast vergoed kan worden door werkgevers. De Belastingdienst gaat uit van thuiswerken of niet thuiswerken. Een reiskostenvergoeding (ook onbelast) op een dag waarop is thuisgewerkt, is dan een no go. Dus zult u als werkgever met een administratie moeten kunnen aantonen wanneer een werknemer heeft thuisgewerkt, wanneer er reiskosten zijn gemaakt en welke afspraken daarover zijn gemaakt met werknemers. Veel bedrijven kiezen er juist voor, in de oorlog om talent binnen te halen, de thuiswerkvergoeding en de reiskosten te optimaliseren. Begrijpelijk, maar dat kan tot fiscale problemen leiden als het administratieve proces dat daarbij hoort niet goed werkt.

Naheffing bij controle
Dezelfde eisen worden gesteld voor een werknemer in het buitenland. Met het hybride werken of volledig thuiswerken is een medewerker die in het buitenland woont, zo aan uw bedrijf verbonden, maar waar en hoe dienen belasting en premies te worden afgedragen? Ook bij het privégebruik van het zakelijke voertuig (denk aan de bedrijfsbus) gaat het geregeld mis. Als er geen bijtelling is berekend, maar er is wel privégebruik, kan bij controle een naheffing volgen.

Als laatste noem ik de werkkostenregeling (WKR) in het algemeen waar veel verbetering te halen is. Deze WKR biedt een vrije ruimte, maar ook vrijstellingen. Organisaties kiezen er vaak voor om veel mogelijkheden in de vrije ruimte te plaatsen, maar vergeten dat ze een deel kunnen onderbrengen in de gerichte vrijstellingen. Door dit wel te doen komt er meer vrije ruimte van de WKR beschikbaar om uw medewerker fiscaal vriendelijk mee te verblijden of om als werkgever kosten te besparen.

Zo adresseert u met stelselmatig goed omgaan met loonheffingen niet alleen de risico’s, maar pakt u ook de kansen. Dat stelselmatig omgaan regelt u in door een tax control framework in te richten en daarbij ook oog te hebben voor de loonheffingen. U benoemt wie er bijvoorbeeld bij HR invloed heeft op de loonheffingen en welke processen spelen die u moet aanpakken. Om hier vervolgens ook aandacht voor te vragen bij de desbetreffende HR-medewerkers. Wie doet wat wanneer? Op het HR-vlak heeft Finance het voordeel dat er veel te vatten is in ICT-systemen die ze toch al gebruiken. Bijvoorbeeld voor de onboarding van medewerkers of via payrollsoftware die, al dan niet gekoppeld aan een HR-systeem, gebruikt wordt. Dat geeft de mogelijkheid om fiscale processen op orde te brengen en verkleint de fiscale risico’s. Ook op het gebied van loonheffingen. U wilt het fiscale huis toch ook gewoonweg goed op orde hebben?!

Rens van Oers is partner HR-praktijk Crowe Foederer