9 kosten om in te snijden

1 Vaste onkostenvergoedingen.
Slechte of niet onderbouwde vaste onkostenvergoedingen aan management en personeel. Bij iedere totaalcontrole van de belastingdienst wordt hier aandacht aan geschonken en vrijwel altijd ’scoort’ de inspecteur. Gevolg: nahef. ng tot vijf jaren plus een pittige boete. Zonde dus. Laat ontvangers van een vaste onkostenvergoeding deze regelmatig met bonnetjes onderbouwen en leg dit vast in een dossier. Is de onderbouwing ontoereikend, stop dan met de vergoeding.

2 Kosten van werkkapitaal.
Het werkkapitaal financiert u met kort vermogen. Een adequaat voorraadbeheer en debiteurenbeheer/creditmanagement leveren vaak op korte termijn grote verruiming van uw liquiditeiten en een forse besparing op de (rekening courant) rentekosten.

3 Adequaat voorraadbeheer.
Doe een A, B, C analyse op de voorraden. De vereiste servicegraad van de artikelsoort bepaalt de gewenste omloopsnelheid en dus het (maximum) voorraadniveau. Het gewenste, optimale voorraadniveau kunt u bereiken door onder meer uit te verkopen, verschroten en dergelijke… Dit levert aanzienlijke voordelen op.

4 Planmatige aanpak.
Een planmatige aanpak van het credit management kan het bedrijf eveneens flinke besparingen van het werkkapitaal opleveren. Stel een maningstraject vast per klantsoort (ABC) afhankelijk van de risicograad van de betreffende klant. Per klantsoort moeten verschillende aanmaningsactiviteiten worden uitgevoerd. Agendeer iedere te ondernemen actie zorgvuldig: van rekeningoverzicht, telefoontje tot incasso. Leg acties, klantreacties en vervolgacties vast. Deze aanpak is zeer effectief te implementeren in eigen beheer met behulp van creditmanagementsoftware of overweeg een volledige uitbesteding aan een specialist.

####

5 Financieringskosten.
Sinds eind 2004 moeten banken de kredietgegevens van hun cliënten vastleggen. Basel II, het akkoord van centrale banken, zorgt daarmee voor een betere risicobenadering. Als u als relatie een groter risico vormt voor de bank, moet de bank meer kapitaal als weerstandsvermogen aanhouden. Dit heeft hogere financieringskosten tot gevolg. Een bank bepaalt de tarieven op basis van een objectieve rating van uw bedrijf, waarvoor uw businessplan wordt beoordeeld. Uw marktproducten kredietrisico moeten goed onder controle zijn en u moet deze communiceren met uw bank. Wanneer u dit op de juiste manier doet, is de kans groot dat uw tarieven gunstiger worden dan vóór Basel II.

6 Sponsoring.
Heeft uw bedrijf een sponsorplan? Inventariseer op jaarbasis alle sponsoractiviteiten. Stel een eenduidig sponsorbeleid vast met heldere criteria: soort relatie, belang, opbrengsten etcetera. Projecteer dit beleid op uw lopende sponsorafspraken en beoordeel op de criteria. Gegarandeerd dat u de sponsorkosten aanzienlijk kunt verlagen.

7 Kosten facilitaire diensten.
Heeft uw bedrijf meerdere vestigingen? Dan is het zeker interessant om de kosten voor facilitaire diensten, binnen uw organisatie te benchmarken. Laat bijvoorbeeld ook iedere drie jaar enkele aanbieders van schoonmaak, beveiliging- en afvalwerkingdiensten een offerte maken voor uw bedrijf, zodat u prijs en kwaliteit altijd in de juiste verhoudingen blijft zien.

8 Kosten telecommunicatie.
De telecommunicatiesector is het meest actief in het benaderen van (potentiële) klanten met de interessantste aanbiedingen. Door deze overdaad gaan financieel managers hier vaak niet op in. Toch is kan het kostentechnisch zeer interessant zijn om het contract voor vaste en mobiele telefonie kosten eens tegen het licht te houden.

9 Autokosten.
Het is bijna van zelfsprekend: een organisatie least haar wagenpark. Maar weet u zeker dat dit (nog steeds) de beste oplossing tegen de laagste kosten is? Vooral bij kleinere wagenparken kan het interessant zijn het wagenparkeigendom en beheer (weer) in eigen hand te nemen. Ga hier eens aan rekenen en wellicht bent u op een andere manier voordeliger uit!

Carel van Goch QC, directeur Van Goch Controllers BV

Klassieker uit het archief van Financieel-Management.nl: 9 tips voor een managementinformatiesysteem