8 redenen waarom betalingsverkeer ook na SEPA aandacht behoeft

Door Roderick Kroon & Harro Janssen

De afgelopen jaren heerste in veel organisaties het idee dat voor betalingsverkeer beperkte aandacht nodig was, want ‘er verandert toch niets’. De ontwikkelingen en innovaties in het betaaldomein nemen een steeds grotere vlucht en vereisen juist óók na 1 januari 2014 managementaandacht. Standaardisatie in het betalingsverkeer zorgt ervoor dat de verschillen tussen EU landen verdwijnen. Veel bedrijven hebben tijdens de overgang naar SEPA gekozen voor tijdelijke oplossingen die op termijn vervangen moeten worden.

8 redenen waarom betalingsverkeer ook na SEPA aandacht behoeft:

1. Nieuwe wet- en regelgeving
De veranderingen in het betalingsverkeer stoppen niet bij de overgang naar SEPA. Europa heeft ambities die verder gaan dan het girale betalingsverkeer. Naast de jaarlijkse SEPA rulebook updates heeft de Europese Commissie een visie ontwikkeld over het gebruik van cards, internet en mobiele betalingen en zijn verschillende nieuwe reguleringen in aantocht. Deze zullen impact hebben op uw bedrijfsvoering en distributiemodel. Ontwikkelingen zoals de toegang tot de betaalrekening door derden bieden kansen voor bedrijven om business modellen blijvend te veranderen.

2. SEPA kansen benutten
Veel bedrijven hebben hun SEPA project met ‘minimale omvang’ ingestoken en niet gekeken naar de kansen. Heeft u al gekeken naar de verbeterde mogelijkheden voor zowel Payment- als Collection factories? Zijn uw huidige bankrelaties, bank-rekeningenstructuren en uw operationele organisatie efficiënt ingericht? En biedt een in-house bank voordelen? Organisaties die hier naar hebben gekeken, hebben al een deel van hun SEPA investering terugverdiend.
 
3. Proces optimalisatie
Ondanks dikke SEPA rulebooks over betaalformaten bestaan er interpretatieverschillen bij banken en systeemleveranciers. Vaak wordt na ‘livegang’ pas duidelijk hoe het ‘echt werkt’. Dan blijkt dat nieuw uitgedachte processen of gehanteerde betaalinstrumenten (B2B vs. Core), niet efficiënt zijn. Vanuit de SEPA projecten zijn procesinefficiënties geïdentificeerd en ‘geparkeerd’ om op een later moment op te pakken. Kortom,  ‘nazorg’ van SEPA trajecten is nodig om processen verder te optimaliseren. Bijvoorbeeld voor Order-to-Cash door verbetering van de reconciliatie processen en digitalisering van verkoopprocessen. Maar ook voor Purchase-to-Pay met de e-invoicing mogelijkheden.
 
4. SEPA nabranders
Naast SEPA rulebook updates en nazorg zijn er nog de nodige ontwikkelingen die vanuit de SEPA scope aandacht vereisen. Heeft u al nagedacht op welke wijze u de afschaffing van de Acceptgiro in Nederland gaat opvangen? Wat gaat u doen ter voorbereiding op de introductie in 2015 van de E-Mandates en Whitelisting opties bij banken? De discussie over het COR1 scheme, met kortere aanlevertijden voor incasso, gaat zeker door. Is dit ook voor uw organisatie een aantrekkelijk alternatief? Als u vestigingen buiten Nederland heeft zult u zich moeten verdiepen in de specifieke uitzonderingen per lidstaat (waivers) en dienen ook non-Euro EU-landen SEPA in te voeren.

5. Vervanging tijdelijke oplossingen
Bij de SEPA overgang hebben bedrijven vaak gekozen voor tijdelijke oplossingen zoals het gebruiken van tijdelijke bankkoppelingen, het (nog altijd) verplichten van de BIC, het gebruiken van BBAN-IBAN convertors of het converteren van CLIEOP naar XML formaten. Op een gegeven moment zullen deze oplossingen vervangen moeten worden door structurele oplossingen die passen in uw visie van uw betalingsverkeer architectuur. Neemt u afscheid van de leveranciers van deze oplossingen of kiest u voor een structurele samenwerking waarmee u flexibeler kunt inspelen op toekomstige ontwikkelingen?

6. XML als standaard
Met SEPA heeft XML de intrede gedaan als standaard formaat. De XML ISO 20022 biedt mogelijkheden die verder gaan dan SEPA. Verschillende banken kunnen ook niet SEPA gereguleerde betaalstromen, zoals spoed- en buitenlandbetalingen in pain.001 formaat aanleveren. De Common Global Implemen-tation (CGI) guidelines zijn hier een voorbeeld van. Ook bieden XML cash management (CAMT) formaten meer informatie om de reconciliatie van uw betalingen verder te optimaliseren. Hoe gaat u deze kansen in uw organisatie benutten?

7. Betaalinnovaties blijven komen
Innovaties in het betalingsverkeer staan niet stil en komen steeds vaker vanuit het niet-bancaire domein. Het is verstandig om na te denken hoe u hiervan op de hoogte blijft. Dat geldt niet alleen voor afdelingen Finance en Treasury maar ook voor de afdelingen Marketing, Verkoop en Inkoop.  Makkelijker betalen = Beter verkopen! Ontwikkelingen als MyBank, iDeal-mobiel, nieuwe betaalvormen, nieuwe toetreders en community initiatieven bieden aantrekkelijke oplossingen waar bedrijven van kunnen profiteren. Welke innovaties zijn voor u interessant?

8. Kennisborging betalingsverkeer
Hoe blijft u na de overgang naar SEPA geïnformeerd over de wijzigingen in het betalingsverkeer? En hoe vertaalt u deze tijdig naar uw veranderkalender? SEPA projecten lopen af, externe adviseurs verdwijnen en interne kennishouders keren terug in hun normale rol die vaak buiten het domein van betalingsverkeer ligt. Het gevaar is dat het betalingsverkeer opnieuw een puur operationele activiteit wordt. Sturing op verandering én kansen verdwijnt. In uw visievorming over het betalingsverkeer is dan ook aan te raden na te denken hoe u kennisborging én regie op de gehele betaalketen gaat organiseren. Hoe blijft u uzelf én uw organisatie uitdagen het maximale uit de nieuwe mogelijkheden te halen.

Conclusie en ‘Take aways’
Het mag duidelijk zijn dat betalingsverkeer óók na 1 februari 2014 continue aandacht vereist binnen een bedrijf. Eén belangrijke conclusie die meerdere bedrijven getrokken hebben door SEPA is dat het kennisniveau over én aandacht voor betalingsverkeer ontwikkelingen niet (of te beperkt) georganiseerd zijn geweest. Essentieel is dat verschillende afdelingen; van Marketing tot aan Financiën, Treasury en (change) Portfolio management, gezamenlijk over de governance gaan nadenken. Hoe organiseert u de continue ontwikkelingen in het betaaldomein? Hoe blijft u op de hoogte en op welke wijze vertaalt u dit in de planning én budgettering voor 2014 en verder.

Samenvattend:
• Ook na 1 februari 2014 is aandacht voor betalingsverkeer noodzakelijk
• Een ‘Visie op het betalingsverkeer’ is belangrijk om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen
• Een organisatie moet blijvend investeren in kennis over betalingsverkeer en ontwikkelingen in dit domein

Auteurs:
Roderick Kroon, Enigma Consulting
Harro Janssen, Enigma Consulting