7 voorbeelden van verborgen kosten

1.    Make or buy

Als financial adviseren we andere afdelingen om de kosten van zelf maken af te zetten tegen de kosten van het uitbesteden en op basis daarvan een besluit te nemen. We doen dat doen als financials vaak niet. In plaats van kant-en-klare oplossingen te onderzoeken of aan te schaffen, gaan we vaak zonder training bouwen aan spreadsheets, werken met SharePoint, werken met apps etcetera. De vraag is of dat effectief is. We registreren ook vaak niet hoeveel tijd we verspillen met deze zogenaamde zelfbouw. We maken iets zonder plan. Ict’ers maken wel vooraf een plan als ze iets maken in Excel , dot net, etc.

2.    Communicatie

Communicatie is niet het sterkste punt van financials. Spreken, schrijven, body language en toon van spreken lijken vervangen te zijn door emails, emojis en skype. De toon van het gesproken woord bepaalt hoe jij de boodschap hebt ontvangen, maar ontbreekt in een email. En zouden emoji’s echt de vervanger kunnen zijn van body language en of de toon van de boodschap? Je kunt het antwoord raden.
Gevolg is dat een boodschap steeds vaker herhaald moet worden, op een andere wijze moet worden overgebracht of geformuleerd of gewoonweg verkeerd wordt geïnterpreteerd. Om dat recht te zetten worden veel verborgen kosten gemaakt. Ga daarom met je team op een communicatietraining! Of zet een sessie op om communicatiestijl en inhoud te verbeteren.

3.     Onvindbare stukken

Wist je dat het zoeken van stukken waarvan je het bestaan kent of vermoed een organisatie per jaar per persoon ongeveer 5.000 euro kost? Mijn onderliggende berekening is als volgt: 
1.    Je zoekt het document zelf op de plaats waar je denkt dat het is
2.    Je kan het niet vinden
3.    Je vraagt je collega per mail of telefonisch waar je het document kan vinden, dat kan direct antwoord opleveren of een ongewenste wachttijd opleveren
4.    Duurt het wachten te lang, dan ga je het zelf maken

Stel dat dit je regelmatig overkomt en dit gemiddeld twee uur per week kost, dan zijn de kosten bij een uurtarief en 50 weken per jaar 5.000 euro per jaar. Een remedie die het zoeken naar documenten beperkt, is werken met metadata. Hoe dat werkt lees je in één van de volgende blogs.

4.    Wachten op wie dan ook

Wachten op werk levert in de keten per definitie inefficiency op. Je kunt een berekening maken van de kosten per wacht-uur en dat vermenigvuldigen met het uurtarief van jouw organisatie/team. Vervolgens zie je de kosten van het wachten en kun je tot de conclusie komen dat het zinvol is je proces efficiënter in te richten. Je komt het wachten op werk vaak tegen bij de periode- of jaarafsluiting. Om tot een Fast Close te komen kun je maatregelen treffen.

5.    Gebruik van verouderde software

Hoe lang werken jullie al met dezelfde software voor primaire processen? Ondanks updates en upgrades van die software kun je belangrijke trends missen. Heb je enig idee welke inefficiency op die manier in je financiële processen is geslopen?  Heb je je verdiept in Robotic accounting, AI, betaalmethodes, selfservice, blockchain, bitcoins? Dit zijn allemaal dingen die in de nieuwste releases van software gebruikt wordt/gaat worden. Er zijn al veel bedrijven die door inzet van nieuwe releases veel tijd en geld hebben bespaard.

6.    Budgetteren

Wat kost jullie budgetproces? Als je uitrekent wat de kosten van deze achterhaalde manier van werken zijn, schrik je. Deze kosten kun je besparen als je budgetteren vervangt door een revolving forecast.

7.    Slow Close

Weet jij hoeveel kosten je bespaart als je sneller je verantwoordingsrapportage af hebt? Misschien is trouwens de verantwoordingsrapportage wel overbodig? Meer daarover in een later blog.

Conclusie

Maak de verborgen kosten zichtbaar en je kunt ze beheersbaar maken. Dat kan aanzienlijke besparingen opleveren voor jou en je team.
“Zonder kostenbewustzijn kun je geen verborgen kosten managen.”

Dit waren de vorige afleveringen:
1.    Tijdschrijven, ja of nee
2.    Ga je dit lezen?
3.    6 nadelen van sneller werken
4.    11 voordelen van sneller werken
5.    Verslaafd aan inefficiency
6.    Nieuw is niet altijd beter