6 tips om Days Payable Outstanding te rekken

Met de volgende 6 tips kunt u uw werkkapitaal structureel langer vasthouden:

1. Maak de Manager Accounts Payable verantwoordelijk voor A/P verbeteringen
Wanneer het aankomt op werkkapitaalverbeteringen zijn vaak vele afdelingen betrokken; inkoop, creditmanagement, controlling en treasury. Het is echter vaak onduidelijk wie resultaatverantwoordelijk is. Accountability is key. Maak dus de Manager Accounts Payable, die meestal onder de controller valt, verantwoordelijk.

Waarom deze functionaris? Omdat hij/zij op een berg informatie zit. Hoe snel worden leveranciers door de algehele markt betaald en onder welke condities? De A/P Chief bevindt zich in de beste positie om te zien waar verbeteringen haalbaar zijn en hoe die te realiseren zijn.  

2. De CFO of CPO moet de businesscase sponsoren
Belangrijke corporate initiatieven slagen zelden zonder support uit de hoogste regionen van het bedrijf, zo ook bij deze maatregel. Daarom moet de Chief Financial Officer (CFO) of Chief Procurement Officer (CPO) zijn/haar verantwoordelijkheid nemen en de businesscase sponsoren en daarbij een vooraf vastgestelde Return-on-Investment nastreven.

Een andere reden dat steun vanuit de top cruciaal is, is het risico op reputatieschade. Het is regelmatig voorgekomen dat leveranciers in de media hebben geklaagd dat grote klanten hun betalingstermijnen aan het oprekken waren. Speculaties dat het inkopende bedrijf op omvallen staat moeten voorkomen worden. Een lid van het managementteam is goed gepositioneerd om dit te doen.

3. Bouw een sterke alliantie tussen finance en inkoop
Ook al zijn finance mensen en inkopers geen rivalen, hun perspectieven op het gebied van payables zijn behoorlijk anders. Inkopers besluiten wat een mooie aankoop is, en slaan vervolgens hun slag. Finance en accounting types kijken juist naar de effecten van die aankopen op de cashflowpositie van het bedrijf. Inkopers worden zelden beloond voor het verkrijgen van de beste betalingscondities. Daarom is een hechte samenwerking tussen de twee functies fundamenteel om de beste deal te sluiten waarin alle belangen vertegenwoordigd zijn.

4. Benader verschillende leveranciers anders
Een bedrijfsbrede target voor Days Payable Outstanding (DPO) stellen waaraan alle leveranciers moeten gaan voldoen zal niet werken. A/P moet in plaats daarvan gaan segmenteren en hun benadering afstemmen op de categorie waar de leverancier in valt.

De volgende vier categorieën kunnen hiervoor gebruikt worden:
• De onaantastbaren: Deze leveranciers hebben in de verhouding meer macht dan de inkoper en dienen met rust gelaten te worden. Inkopers mogen hun niet eens benaderen met pogingen om de betalingstermijn op te rekken.
• De piepende wielen zullen zeker klagen over zulke verzoeken, maar uiteindelijk zal er een regeling uitkomen. Maak deze regeling in een ‘live’ meeting.
• De goede soldaten zullen eveneens lawaai maken, maar zullen doen wat ze gevraagd wordt.
• Tja, de muurbloemen zijn in geen positie om nieuwe betalingscondities te weigeren. Ze zijn afhankelijk van de business van het inkopende bedrijf. Deze nieuwe regeling kan prima per post worden afgehandeld.

5. Begin de onderhandelingen met een strakke basis
Bedrijven gaan vaak de fout in door alleen maar op prijs te onderhandelingen en factoren als logistiek, verkoopkortingen en andere tegemoetkomingen niet mee te nemen in de businesscase. Wanneer langere betalingscondities onderhandeld worden, moeten inkopers een helder beeld hebben van de aankoop op hun bruto marge waarin deze kosten zijn meegenomen – en niet simpelweg op alleen de bruto marge. Anders loopt de inkopende partij het risico dat de leverancier akkoord gaat met latere betaling, maar het geld ‘stiekem’ op een andere manier binnenkrijgt. Het is belangrijk een goed beeld te hebben van de totale winstgevendheid van een leverancier, anders is er een goede kans dat een verbetering later een illusie blijkt te zijn. 

6. Beloon alleen cashverbeteringen
Net zoals bij alle andere werkkapitaal verbetertrajecten is het probleem dat succes vaak gemeten wordt op basis van de bottomline van de inkomsten-statement. De oplossing is om budgetten op te bouwen en beloningen te creëren die gebaseerd zijn op cash. Targets voor executives moeten niet gebaseerd zijn op enkel en alleen verkoopverbeteringen, maar ook op werkkapitaal resultaten. Ook in hun bonussen kunnen cashflow-verbeteringen worden geïntegreerd. 

Bron: CFO.com

Zie ook: Werkkapitaalmanagement bij Van Gansewinkel: ‘Accountability is key’