6 manieren om uw managementinformatie in SAP te optimaliseren

Het inrichten van een grootboek met een debiteuren- en crediteurenadministratie is vaak geen probleem. Ook de keuzes bij de vastlegging van investeringen of bankafschriften hoeven niet al te complex te zijn. Aan integratie van het grootboek met het inkoop- en verkoopproces hoeft u nauwelijks tijd te besteden. U hebt het facturatieproces op orde, kunt de logistieke voorraad aansluiten met de balans en hebt controle over de tussenrekeningen. In het grootboek hebt u inzicht in de totale kosten en opbrengsten, totdat u net die ene dwarsdoorsnede zoekt die niet voorhanden is. Wat zijn de mogelijkheden?

1. Segmenten
In SAP kennen we traditioneel het Bedrijfsnummer als het niveau waarop we een boekhouding voeren. Sinds enkelen jaren hebben we echter ook de beschikking over Segmenten. Waar de keuze van de Bedrijfsnummers vaak afhangt van de juridische structuur, kunt u Segmenten uitstekend toepassen als onderliggend niveau.

Een woningcorporatie die vanuit diverse vestigingen meerdere marktsegmenten bedient, slaat op deze manier twee vliegen in één klap. Door de vestigingen als Bedrijfsnummers te benoemen rapporteert de corporatie volgens de juridische structuur. Door de Product-marktcombinaties, zoals sociale huur of bedrijf onroerend goed, in SAP als een Segment te benoemen kan de volledige boekhouding ook langs deze as worden gerapporteerd. Zelfs een volledige balans en verlies- en winstrekening per PMC is mogelijk.

2. Kostenplaatsen
SAP Controlling kent diverse mogelijkheden om kosten en opbrengsten te verbijzonderen. Kostenplaatsen zijn bij uitstek geschikt om kosten toe te wijzen aan afdelingen, business units of personen. In SAP worden deze in een hiërarchische structuur ondergebracht, beter bekend als de standaardhiërarchie. Hebt u wel eens overwogen om daarnaast alternatieve hiërarchieën op te zetten? 

Een internationale groothandel kiest er voor om in de standaardhiërarchie de landenstructuur te volgen. Ieder land heeft daarin een Kostenplaatsgroep ‘overhead’ met een eigen Kostenplaats voor de afdeling marketing. Niemand heeft zicht op de kosten van alle marketingafdelingen samen. Het creëren van een alternatieve hiërarchie met de vijf marketingkostenplaatsen, geeft in één scherm het totaalbeeld. En als uw informatiebehoefte wijzigt, dan wijzigt u de alternatieve hiërarchie, zonder de standaardhiërarchie te hoeven aanpassen.

3. Interne Orders
Wanneer u projecten doet, wilt u liever niet voor ieder project een nieuwe Kostenplaats in het le-ven roepen. De oplossing van SAP zijn Interne Orders. Hiermee kan een eenvoudige projectadministratie worden gevoerd. Met ‘eenvoudig’ bedoelen we dat u kosten wilt budgetteren, boeken en rapporteren. De verdere aansturing van uw project doet u op een andere manier. 

Een onderwijsinstelling kiest er voor om op basis van haar structuur van budgethouders een aantal Kostenplaatsen te benoemen. Beurzen waar de school regelmatig aan deelneemt passen niet in die structuur. Door iedere beurs als een project te beschouwen en als Interne Order in SAP bekend te maken, ontstaat de mogelijkheid kosten tijdelijk op het project te boeken. Na afloop van de beurs verdeelt u de kosten vanaf de Interne Order volgens een zelfgekozen rekenregel naar de verantwoordelijke kostendragers. Zo rapporteert u de kosten niet alleen per afdeling, maar ook per project. En bovendien kunt u budgetteren op beide kostendragers.

4. Profit Centers
Naast kosten kunt u ook opbrengsten verbijzonderen. Met wat kunst- en vliegwerk kunt u daarvoor de Kostenplaats gebruiken, maar helemaal in lijn met de filosofie van SAP is dat niet. Daarvoor zijn Profit Centers beschikbaar. Vanuit het facturatieproces worden alle opbrengsten en kortingen automatisch toegewezen aan de juiste kostendrager.

Een retailer met 300 vestigingen wil graag weten welke winkels een goede omzet draaien en welke om bijsturing vragen. Door iedere winkel als Profit Center in SAP op te nemen, wordt de omzet vanuit de kassa automatisch op de juiste winkel geboekt. Om het inzicht compleet te maken maakt de retailer de winkels ook nog als Kostenplaats in SAP bekend en koppelt deze aan het juiste Profit Center. De goederenafgifte boekt zo de kostprijs op winkelniveau. Met een goede verdeelsleutel voor de indirecte kosten, is zelfs de bepaling van de EBIT op winkelniveau mogelijk.

5. Marktsegmenten
De beperking van Profit Centers is dat het slechts één dimensie af kan dekken. De retailer in het voorbeeld kiest voor winkels als Profit Center, maar kan daarmee geen andere kenmerken meer gebruiken voor het berekenen van zijn marge. En dat terwijl hij ook geïnteresseerd is in de EBIT per regio, land of productgroep.  In dat geval bieden marktsegmenten een oplossing, binnen SAP bekend als CO-PA.

Een technische groothandel levert een zeer breed assortiment aan producten voor de assemblage en het onderhoud van motoren. Het afzetgebied is internationaal en de klanten zijn divers. De vraag ‘Welke productgroepen leveren in welk land bij welke type klant de grootste marge op?’ kan hij niet beantwoorden met enkel Profit Centers. Door gebruik te maken van een aantal CO-PA kenmerken ontstaan er marktsegmenten en krijgt hij wel het gewenste inzicht. Zowel omzet als kosten worden dan verbijzonderd naar meerdere dimensies.

6. Data warehouse
Het toepassen van al deze verschillende kostendragers levert een grote hoeveelheid informatie op, maar die blijft toch vooral financieel georiënteerd. Het zou mooi zijn als u andere gegevens kunt toevoegen. In dat geval loont het zich om te kijken naar SAP BW als data warehouse met SAP Business Objects als front-end oplossing.

Een retailer op een luchthaven heeft zijn winkels als Kostenplaats en Profit Center gedefinieerd in SAP en kan alle kosten en opbrengsten verbijzonderen naar dit niveau. Hoe mooi zou het zijn met de toevoeging van vluchtgegevens, zodat op basis van historische cijfers de juiste artikelen in de juiste winkel liggen. De vakantiegangers die midden in de nacht met een prijsvechter vanaf de A-pier naar de zon vliegt, koopt andere producten dan de zakelijke passagier die een intercontinenta-le vlucht maakt vanaf de B-pier. Door vandaag de beschikbare vluchtgegevens van morgen in te lezen in het datawarehouse kunnen de winkels op het juiste tijdstip voorzien worden van de juiste producten.

Conclusie
Bij de inrichting van het SAP systeem zijn ooit keuzes gemaakt. Bepaalde objecten zijn in SAP voor een bepaald doel ingezet. Betekent dit dat het systeem statisch is? Zeker niet. SAP biedt diverse dimensies waarop balans, kosten en opbrengsten verbijzonderd kunnen worden. Daarnaast zijn er voldoende tools beschikbaar om financiële gegevens te verrijken met verkoopgegevens of logistieke gegevens. Zelfs het uploaden van niet-SAP gerelateerde gegevens in een datawarehouse is geen probleem.

De vraag ‘Als u toen wist wat uw informatiebehoefte nu is, wat zou u toen anders gedaan hebben?’ hoeft dus helemaal niet beantwoord te worden. Voldoende alternatieven zijn voorhanden. Belangrijker is dat u zelf weet waarover u moet (gaan) rapporteren.

Carlo van Schijndel is werkzaam bij Ctac als SAP Financials Trainer en Consultant. Ctac Education is gecertificeerd opleidingspartner van SAP en verzorgt maatwerk trainingen en workshops om het vaardigheidsniveau van SAP te verhogen. Carlo van Schijndel is tevens docent voor Alex van Groningen voor de training SAP voor Financials.