5372 redenen om aan documentenbeheer te doen

Veel gehoorde opmerkingen onder Financials zijn “het werkt toch” en “if it works, don’t change it” en getuigen derhalve van het gelijk van deze stelling. Deze uitspraken blokkeren per definitie veranderingen en verbeteringen. Tijd om de blokkades te slechten.

Documenten beheren, hoe doe je dat?
Veel organisaties zijn verslaafd aan shared folders en shared drives en werken daarmee met de ruim 30 jaar oude boomstructuur om de documenten van het finance team te beheren. Wie kent het niet: ieder jaar wordt de mappen structuur trouw gekopieerd naar het nieuwe jaar en worden de documenten opnieuw gebruikt.

Gemiste kans of nieuwe opportunity?
Het is jammer dat je nog niet hebt ingezoomd op het documentbeheer van je team, want hierdoor mis je een unieke kans om voor je organisatie geld te besparen. Als het goed is, heeft ieder finance team afspraken gemaakt over de naam van de documenten en de plaats waar documenten moeten worden opgeslagen en hoe ze moeten heten. Dit zijn de zogenaamde “naming conventions”. Daar kleeft een groot bezwaar aan, want iedere keer dat iemand het team verlaat en een “nieuwe” zijn intrede doet, moeten de afspraken weer worden uitgelegd. Dat gaat vaak mis, want voor de vastlegging van deze afspraken is nooit tijd gemaakt. Dit is de eerste foutkans voor het opslaan van documenten.

Net als bij iedere techniek die veroudert, gaat het hier op den duur mis.
De toename van het aantal documenten trekt een zware wissel op de verouderde boomstructuur. Wist je dat Gartner heeft gepubliceerd dat de hoeveelheid documenten die jouw team produceert in 5 jaar 650% is gestegen en verder zal stijgen? En dat het opslaan van documenten in een boomstructuur volgens huidige normen wordt gedefinieerd als ongestructureerde data?

Wat is er ongestructureerd aan mijn data? Dat vragen veel financials zich af, het staat toch keurig in mappen met een structuur?

99 van de 100 financeteams hebben hun documentenbeheer onder controle, toch?
In de vele gesprekken die ik regelmatig met financials heb, zeggen 99 van de 100 financials dat zij hun documentenbeheer onder controle hebben. Maar betekent “onder controle hebben” hetzelfde als efficiënt en optimaal beheer van documenten?

Als je bijvoorbeeld doorvraagt over het aantal klikken dat zij gemiddeld nodig hebben om een document te van 5 jaar terug te vinden, dan blijkt hun redenering niet te kloppen. Dat heeft de volgende oorzaken.

Een afdeling die zich bezighoudt met 12 maandafsluitingen, rapportages, jaarverslag, budgetten en prognoses, produceert minimaal 1700 unieke documenten per jaar. Door wetgeving, compliance, ad hoc zaken en andere incidentele gevallen stijgt dit aantal jaarlijks boven deze 1700. Tel daarbij ook het aantal documenten dat meerdere versies heeft op meerdere locaties en je komt misschien op 2000 of meer uit. Dat betekent dat het aantal documenten jaarlijks met dit aantal groeit, waardoor dit totaal na 5 jaar best met de 650% van Gartner kan zijn gestegen.

Wat zijn de effecten als blijkt dat het documentenbeheer van je team niet onder controle is?
Dat betekent dat jij, als je een document van 10 jaar terug zoekt, in een berg van ruim 17.000 documenten dat ene document zeker niet binnen de 10 muisklikken kunt vinden. Soms is het helemaal niet te vinden. Ook het zoeken van recente documenten levert in de praktijk onnodig tijd- en geldverlies op. En dat heeft 3 oorzaken.

Ten eerste: de mens zoekt op de manier waarop de documenten nu worden opgeslagen, hij gebruikt de meest recente naming convention. Dat is een gevolg van de werking van het menselijk brein.

Ten tweede: de naam van het document zal anders zijn, dan de naam die je nu zou gebruiken. Als je in een team werkt heeft iedereen zijn eigen opvatting over een logische titel van een document en plaats waar het wordt opgeslagen.

Ten derde: de verouderde techniek. De financials die nog blind vertrouwen op de welbekende boomstructuur komen bedrogen uit, ze hebben niet gerekend op de ict er, die een deel van de data heeft moeten archiveren omdat de schijven vol waren gelopen. Je moet in dat geval de gearchiveerde data opnieuw laten archiveren.

Gevolg is de genoemde onvindbaarheid en in het ergste geval gaat de financial de data reconstrueren…..

Tijd voor een professionele aanpak van documentenbeheer

In eerste gedeelte van dit blog was de financial zich nog niet bewust van het feit dat hij low hanging fruit in de tuin heeft, waarmee hij voor zijn organisatie geld kan besparen door efficiënter te gaan werken. 99 van de 100 financials zijn nu nog van mening dat de boomstructuur van shared folders de meest efficiënte manier van werken is. Dit aantal is na het lezen van het eerste stuk van dit blog misschien al iets gedaald, maar misschien verandert hun mening na het verder lezen van dit blog verder.

2 vragen over het inefficiënt bewaren van documenten
Als de feiten van inefficiënt opslaan van documenten, naar de huidige mogelijkheden gemeten, aan het licht zijn gekomen worden over het algemeen 2 vragen gesteld.

Wat verspillen we als team door deze inefficiency en hoe kunnen we efficiënter werken en deze verspilling vermijden door over te gaan op modern documentenbeheer?

Doorwerken met oude technieken kost teveel geld, 5372 redenen om te stoppen met shared folders.

Er is eigenlijk maar 1 conclusie mogelijk: doorwerken met oude technieken leidt na verloop van tijd tot efficiencyverlies en geldverspilling. En waar een financial goed in is, is rekenen. Het werd al snel uitgerekend.

Stel dat een medewerker per week gemiddeld 3.5 uur verspilt met het zoeken, opvragen en/of reconstrueren van documenten en deze medewerker kost 30.69 euro per uur (berekening is beschikbaar), dan heeft dat per persoon per jaar 50 (weken)*3.5(uren)*30.69(tarief) euro is 5372.- euro per jaar gekost. Eén ding valt mee, de nieuwe technieken zijn er “pas” sinds 2003 en zijn sinds 2008 in ruime mate ingevoerd. Met de kennis van nu heeft het finance team maximaal 5 jaar * 5372 = 26.860 euro per werknemer op zijn afdeling kunnen verspillen.

Verantwoording
Er zijn studies naar gedaan: IDC publiceerde hierover the hidden costs of information work, hieruit blijkt dat de besteedde uren aan zoeken en opnieuw maken veel hoger kunnen zijn. Het aantal uren “search but not find” heb ik in bovenstaande berekening als basis genomen. De reconstructie uren etc. zijn buiten beschouwing gelaten.

Om discussies te vermijden van het aantal uren heb ik dit aantal dus relatief laag gehouden, zelfs dan blijken de kosten behoorlijk op te lopen.

Wat levert documentenbeheer onze organisatie op?
Er zijn 2 zaken die jouw organisatie geld kunnen opleveren, ga een modern systeem gebruiken en sla je data op in de Cloud. Dat werkt als volgt:

1. Een techniek in gebruik nemen waar je met Metadata kunt werken.
De boomstructuur heeft 1 dimensie. Jouw moderne boekhoudpakket heeft er al veel meer! Jij moet de vergelijking durven maken met je moderne boekhoudpakket. Daar is het mogelijkheid om transacties met dimensies op te slaan, waardoor een transactie tegelijkertijd op een grootboekrekening, kostenplaats, kostencenter, administratie, klant enzovoort kan worden verwerkt.

Er zijn ook voor finance / planning en control systemen beschikbaar, die zijn ingericht om dimensies aan een document te koppelen, zodat de informatie beschikbaar komt, maar niet meer in de titel van een document hoeft te worden opgenomen. De toegevoegde informatie heet metadata. Door deze metadata mee te geven, gebruik je het multidimensionale systeem, waardoor documenten generiek vindbaar worden. Voorbeelden van metadata zijn: periode, balanscategorie, IFRS enzovoort. Dit type systemen maakt standaard gebruik van versiebeheer. Hiermee los je meerdere vragen die gepaard gaan met het gebruik van de boomstructuur op, zoals: wie heeft het laatst aan het document gewerkt, is dit de meest recente versie of waar staat de meest recente versie.

Uiteraard is er door deze werkwijze nog maar 1 versie van het document op jouw systeem aanwezig, en iedereen weet door de metadata direct waar die staat. Doordat je maar 1 versie van het document hoeft te onderhouden heb je ook een reductie van opslagcapaciteit bereikt.

Na invoering van een documentenbeheer systeem, moet je dan de moed opbrengen om je shared drives af te sluiten.

2. Dataopslag in de Cloud
Dataopslag in de Cloud is nu zeer goedkoop geworden en waarborgt ook de backups, schaalbaarheid enzovoort. Je kunt dus overwegen om je data daar op te slaan of een documentenbeheeroplossing in de Cloud te kiezen. Zorg wel dat als je voor de Cloud oplossing kiest en van de grotere partijen kiest, zoals Microsoft, Amazon etc.

De besparing is na toepassing van moderne technieken evident. Aantal medewerkers * 5372euro is de jaarlijkse besparing.

Conclusie
Er valt veel geld te verdienen/besparen om te onderzoeken welke efficiencyslag jij kan maken met een overgang van de boomstructuur naar een systeem dat metadata toestaat voor jouw documenten. Jij bent na het lezen van deze de feiten de sleutel tot je eigen verbeteringsproces.
Is het geen prettig vooruitzicht dat jij tegen je baas kunt zeggen dat je een besparing hebt kunnen vinden. Low hanging fruit wordt het ook wel eens genoemd. De kant en klare oplossingen zijn voor het oprapen. Google maar eens op “documentenbeheer finance”, of “documentenbeheer Planning en Control”.