5 valkuilen bij migratie financiële processen naar SSO

De ene onderneming maakt van haar migratie proces naar een Shared Services Organisatie een ‘high profile’ project binnen de finance functie, terwijl de ander haar financiële processen ‘in stilte‘ centraliseert, en voor de buitenwacht alleen de naambordjes op de deuren en de titels onderaan de e-mails veranderen. De route verschilt, maar het einddoel blijft hetzelfde, een effectieve en kostenefficiënte financiële SSO.

Hieronder 5 valkuilen om te vermijden langs de route.

Don’t:

1. “Bij de migratie van onze financiële processen pakken wij eerst het laaghangend fruit, en daarna migreren wij de rest”
Onder druk van kostentargets wordt bij de migratie van de financiële processen naar een SSO vaak het eerst gekeken naar de processen die op korte termijn de grootste besparingen / kwaliteitsverbeteringen met zich meebrengen. Voorbeelden van deze processen zijn data capture van binnengekomen facturen en E-invoicing. Dit is spelen met vuur. Deze processen blijken vaak complexer dan gedacht, lopen vertraging op en worden slechts voor een deel gerealiseerd. Hierdoor ontstaat er binnen een organisatie een negatief beeld van de financiële SSO, wat de verdere opbouw van een SSO bemoeilijkt.

2. “Het ligt in de lijn der verwachting dat mijn senior accountant mijn Shared Services Organisatie gaat aansturen”
Het overhevelen van financiële processen naar een SSO verandert de manier waarop deze processen worden aangestuurd. De vraag van een eindverantwoordelijke van een boekhouding: ‘geven de cijfers een juiste weergave van de financiële positie van het bedrijfsonderdeel?’ wordt vervangen door de vraag van de manager van een financiële SSO: “Voldoen de transactionele accounting processen aan de gestelde randvoorwaarden, en zijn de processen in hun geheel correct uitgevoerd, met als gevolg dat de bedrijfsonderdelen worden voorzien van de juiste cijfers”? Uw controller / accountant is alleen geschikt voor een rol als SSO manager als hij/zij afstand kan nemen van de cijfers en zijn/haar focus kan verleggen naar het beheren/verbeteren van de processen achter de financiële transacties.
___________________________________________________________________________________

Alles over shared services in 1 dag
Hoe kunt u uw shared service center optimaliseren? Alex van Groningen organiseert in samenwerking met Accounting Plaza de succesvolle cursus Financial Shared Services, the next steps. In 1 dag bent u volledig op de hoogte van de laatste stand van zaken. Klik hier voor het programma en aanmelden.
___________________________________________________________________________________

3. “Ik hou de migratie low profile en vier successen pas als deze gerealiseerd zijn. Mislukt een migratie, dan is de impact op mijn organisatie gering.”
Migraties van financiële processen naar SSO’s mislukken zelden. In bijna alle gevallen slaagt de migratie op deelgebieden, en in de meeste gevallen wordt het grootse deel van de doelstellingen behaald. De kans op een volledig succes is echter net zo klein als de kans op een volledige ‘failure’. Een low profile migratie met als doel het beperken van uw downside risk levert u weinig op, terwijl u de voordelen van een high profile migratie, zoals commitment van uw organisatie en een focus van uw resources op het einddoel, misloopt.

4.  “Om misverstanden te voorkomen leg ik de werkprocessen en service KPI’s in detail vast in een SLA met mijn interne klanten”
Afspraken omtrent verantwoordelijkheid voor deelprocessen en het niveau van dienstverlening zijn onderdeel van elk SLA. Echter, een te sterke focus op het ‘dichttimmeren’ van uw SLA leidt de aandacht af van het doel van uw SSO, het effectief en kostenefficiënt beheren van uw financiële processen.

####

Werkprocessen veranderen continu. Een gedetailleerd SLA dat regelmatig aangepast moet worden aan deze veranderingen verspeelt waardevolle resources. Daarnaast leidt een tot in detail uitgewerkt SLA tot een vals gevoel van veiligheid waarbij de SSO manager van mening is dat hij zijn werk goed doet omdat de KPI’s in het SLA worden behaald terwijl de ontevredenheid bij de interne klant toeneemt omdat de SSO slecht reageert op wijzigende omstandigheden verzoeken die de (deels) buiten de SLA vallen.

5. “We houden de plannen nog even onder de pet”
Het migreren van financiële processen naar SSO’s doet pijn. Werknemers die een financieel proces voor vele jaren op een hoog niveau hebben uitgevoerd krijgen te horen dat hun werkzaamheden naar een SSO worden verplaatst waar misschien geen plaats voor hen is. Beslissers kiezen er te vaak voor om de plannen onder de pet te houden met als doel deze in detail uit te werken voordat de organisatie wordt ingelicht. Dit gaat vaak mis. Bij het aantrekken van externe capaciteit die de migratie gaat ondersteunen, het opstellen van het budget waarin migratiekosten zijn opgenomen, vooroverleg met de OR, of het simpelweg slordig omgaan met documentatie worden plannen voor een SSO doorgaans voortijding bekend binnen de organisatie en ontstaat er een eerste, soms negatieve, beeldvorming die het management alleen nog kan bijsturen.

Over de auteur: Bram de Vries heeft 10+ jaar ervaring in het migreren van financiële processen naar Shared Services Organisaties. Daarnaast onderhoudt Bram in samenwerking met Eyeon een kennisnetwerk waarbinnen multinationals (DSM; Philips NXP, ASML, KLM – Air France) halfjaarlijks samenkomen om onderling kennis uit de wisselen en de laatste ontwikkelingen het gebied van Financial Shared Services te bespreken.