5 tips voor betere samenwerking finance en sales

Finance en sales worden vaak als vijanden gezien. De afstand tussen beide afdelingen is groot; het liefst ontwijken ze elkaar. Dit heeft niet alleen te maken met de verschillende soorten mensen die er werken, maar ook met de verschillende doelstellingen die beide afdelingen nastreven en een gebrek aan communicatie. Ze weten van elkaar onvoldoende wat er speelt en waarom zij hun werkzaamheden op een bepaalde manier doen. 

De kennis en expertise van beide vakgebieden zijn echter erg belangrijk en zeker als beide partijen effectiever met elkaar samenwerken, ontstaat een betere en succesvollere bedrijfsvoering. Een samenwerking opzetten tussen sales en finance is echter nog niet zo eenvoudig. Daarom een stappenplan om de beste ‘wij’ te creëren.

Finance en sales zijn zich er onvoldoende van bewust wat een nauwere samenwerking kan opleveren. Van groot belang is dat beide partijen van elkaar begrijpen wat ze precies doen en waarom ze dat op een bepaalde manier doen. Daar is nu te weinig aandacht voor. Beide partijen moeten zich afvragen waarom hun organisatie überhaupt bestaat. Een organisatie is een groep mensen die op werkgebied dezelfde ambitie heeft en dezelfde doelstellingen nastreeft. 

Daar is tussen de finance en sales afdelingen veelal geen sprake van. Sales begrijpt heel goed wat omzet is, maar begrijpt of wil sales wel begrijpen wat de kostenkant is? Bewustwording van elkaars werk en het belang ervan, oftewel; het creëren van de juiste mindset met betrekking tot samenwerking, is van groot belang. Finance moet meer betrokken worden bij sales en andersom. Als ze elkaar begrijpen, kunnen ze elkaar versterken. 

In de praktijk zie je vaak dat als sales iets verkoopt, er vaak nog verrassingen inzitten voor de uitvoerende kant. Dat heeft weer consequenties aan de kostenkant. Het moet een parallel proces zijn; finance en sales moeten gelijk met elkaar optrekken. Dat is niet alleen beter voor het bedrijf – de business case klopt dan beter – maar ook voor de klant. Het maken van een business case kan het beste overgelaten worden aan het nuchterdere finance. Sales maakt immers vaak te opportunistische business cases, en je wilt verassingen zoveel mogelijk voorkomen.

Indien er sprake is van de juiste mindset, dan is de volgende stap het ontwikkelen van een gemeenschappelijk en onderscheidend organisatie-DNA. Wat is het slimste salesproces? Hoe ziet een offerte eruit? Over dergelijke kwesties moeten sales en finance samen nadenken. 

Laat je commercie runnen door een finance-man, dan gebeurt er over het algemeen niet veel; je haalt geen omzet binnen. Laat je finance doen door salesmensen, dan willen ze weer te veel. Risico versus opportunisme; dat is de essentie van de samenwerking en dat moet allemaal ‘vastgelegd’ worden in een gemeenschappelijk DNA. Het DNA moet onderscheidend zijn en het moet gemeenschappelijk beleefd worden. 

Een gemeenschappelijk DNA creëer je door te bedenken wat finance kan betekenen voor sales en andersom. In de praktijk zou het goed zijn als finance de businesscase van een klant inricht en aftekent. Tevens is het goed wanneer finance aansluit bij de operationele salesvergadering en andersom. Zo krijgen beide disciplines beter inzicht in de consequenties van de onderlinge samenwerking. Wat levert dat op en wat gebeurt er als je te weinig samenwerkt of te opportunistisch bent?

‘We gaan het doen; leren en verbeteren, met als doel het commerciële DNA te versterken.’ Dat moet de juiste instelling zijn in dit stadium. Ook hier komt die onderscheidendheid in DNA weer naar boven. Finance en sales moeten als ‘wij’ samen kijken naar hoe de organisatie zich kan onderscheiden van de concurrent. De doelen moeten beter zijn dan die van de concurrent, ze moeten waarde toevoegen voor de klant en ze moeten de latente pijn oplossen van de klant. Verrassend zijn, dat ook wel. Pas als de doelen aan deze eisen voldoen, zijn ze goed. Anders moet je er niet aan beginnen. Finance en sales moeten samen nadenken over wat ze kunnen toevoegen aan elkaars voorstellen, zodat de klant echt verrast wordt. 

In gesprekken met de klant is het belangrijk te laten weten dat niet alles kan; laat sales niet te veel beloven, want daarmee kunnen bedrijven zichzelf in de nesten werken. Samen commercie bedrijven is enkel mogelijk wanneer sales en finance van elkaar weten wat mogelijk is en wat niet. Hoe ga je de doelen samen daadwerkelijk bereiken? Om die vraag te kunnen beantwoorden moeten beide partijen elkaar durven aanspreken.

Wanneer er geen sprake is van samenwerking, lopen ze liever langs elkaar heen en praten ze niet of nauwelijks met elkaar. Dat is vooral te merken aan het feit dat er veelal gesproken wordt over ‘zij van finance…’ of ‘zij van sales…’. Besluit je om samen te werken, dan kan dit niet meer en praat je over wij en hoe ‘we’ elkaar kunnen versterken. 

Het succes van de samenwerking tussen finance en sales heeft alles te maken met inzet en gedrevenheid van beide partijen als één team. Maar ook van ieder individu in dat team. Dus niet alleen het ‘hoe’ en ‘waarom’, maar ook het ‘wij’ en ‘ik’. Als de ‘wij’ en de ‘ik’ niet kloppen, dan kun je het als bedrijf wel vergeten. Samen als geheel het beste team vormen is het allerbelangrijkste doel. Salesafdelingen die enkel bestaan uit solistische mensen, hebben moeite met samenwerken. Kennis is macht, denken zij ten onrechte. Dat kan niet. Er is veel onbenut potentieel dat daardoor niet benut wordt. Door samen te werken haal je in iedereen het beste naar boven. Partijen die na het lezen of volgen van dit stappenplan de samenwerking nog niet of onvoldoende van de grond krijgen, zijn van harte uitgenodigd het event ‘Management zoals het bedoeld is’ te volgen. Centraal hierbij staat het vormen van een sterk organisatie-DNA en hoe management zijn rol hierin kan pakken.

Wat zou een sterkere ‘wij’ als geheel uw organisatie opleveren?

Auteur: Wessel Berkman, The Brown Paper Company