5 manieren om tijd te besparen in credit management

Door Michael Facey

Organiseren is de sleutel tot succes. Door goed gestructureerd credit management worden tastbare resultaten gehaald. Want credit management is zoveel meer dan alleen zorgen dat je klanten betalen. Zaken als betalingsrisico’s analyseren, betalingsproblemen identificeren, operationele processen monitoren en het opzetten van credit management-procedures in de organisatie zijn net zo belangrijk voor succes. Dit zijn echter tijdrovende bezigheden. Als je tijd wilt besparen in credit management, zorg dan dat je deze vijf stappen neemt:

Het begint met het doen van je huiswerk. Onderzoek welke opties beschikbaar zijn en kies de methode die het meest gunstig is voor jouw credit managementbeleid. Als je bijvoorbeeld veel internationale klanten hebt, is het misschien de moeite waard om e-mail te gebruiken voor je facturatie en andere communicatie in plaats van communiceren per brief. Dit kan je een dag tot een week, of zelfs meer besparen. In sommige gevallen kan het ook lonend zijn om jouw klant eens te bellen: een persoonlijkere aanpak leidt vaak tot wederzijdse inzet voor betalingen. 

In credit management profiteer je van een goede relatie met de klant. Als je weet wat er speelt bij de klant kan je vroegtijdig problemen herkennen en de klant op een passende manier benaderen. Door te focussen op klantgerichte en positieve communicatie met klanten vergroot je de kans op snelle betalingen en minimaliseer je ook nog eens de kosten. Kijk naar het recente voorbeeld vanuit CZ, deze zorgverzekeraar pakt klanten met betalingsachterstanden vriendelijk aan. 

Vroeger pakte CZ klanten hard aan zodra die een betalingsachterstand opliepen van meer dan een maand. Nu bellen ze de klant op; niet om op hoge toon betaling te eisen, maar om te informeren wat er aan de hand is. Vervolgens denken ze met klanten mee over oplossingen. Als een klant bijvoorbeeld pas over twee maanden een WW-uitkering krijgt, wachten ze gewoon even langer op de betaling. Vroeger zeiden ze in zo’n geval: ‘vervelend voor u dat u werkloos bent geworden, maar u moet deze maand nog wel 50 euro aflossen.’

In 2010 was CZ jaarlijks 20 miljoen euro kwijt aan oninbare premie-achterstanden. In 2015 was dat nog maar om en nabij de 10 miljoen euro. 

Besteed je teveel tijd aan handmatige of administratieve taken zoals de prioritering van credit management acties? Raadpleeg je nog steeds alfabetische en/of Excel lijsten en maak je met de hand selecties voor openstaande facturen? Niet alleen neemt dit veel tijd in beslag, maar je loopt ook het risico om bepaalde acties over het hoofd te zien of onnodige acties te verrichten. Geavanceerde software kan je helpen financiële data te vertalen in een up-to-date routine voor de dag. Daarnaast geeft deze software een overzicht met acties die voltooid zijn en acties die nog uitgevoerd moeten worden. Dit bespaart kostbare tijd en helpt je het maximale effect te bereiken met minimale inspanning.

Anticipeer waar je kunt. Overweeg om actie te ondernemen voor de vervaldatum van een factuur. Het lijkt misschien alsof dit extra tijd in beslag neemt, maar het bespaart juist tijd op de langere termijn. Bel bijvoorbeeld eens een week voor de vervaldatum naar de klant, in het bijzonder bij klanten die vaak te laat zijn met betalen. Het is een kans om mogelijke vragen over de bestelling of factuur op te vangen die problemen zouden kunnen opleveren met de betaling.  

In credit management is het soms goed om niks te doen. Onderneem eens minder vaak actie en bereik daarentegen meer door je tijd en energie te steken in het slimmer maken van je credit management. Uitdagende tijden in het bedrijfsleven vragen om constante verbetering van efficiëntie en effectiviteit. Laag risico? Onderneem geen actie. Gaat het risico omhoog? Neem de juiste actie met de juiste persoon op het juiste moment.