5 manieren om het mobiliteitsbudget beheersbaar te houden

Het mobiliteitsbudget is helemaal van deze tijd. In plaats van alleen een leaseauto, krijgen werknemers steeds vaker de mogelijkheid om met een budget verschillende mobiliteitsvormen, zoals (deel)auto, openbaar vervoer en fiets met elkaar te combineren. Meer flexibiliteit voor medewerkers, meer inzicht in vervoerskosten en meer grip op uitgaven zijn de belangrijke drivers van deze trend. Middels een online tool krijgen werknemers inzicht in hun opgebouwde vergoedingen en gemaakte kosten. 

 

Door meer zelf verantwoordelijk te zijn voor hun gedrag en inzicht te hebben in de gevolgen van hun keuzes, zijn zij sneller geneigd om voor oplossingen te kiezen die kostenvriendelijk zijn. Behalve het budget zelf, de online tool, de vervoersmodules waar werknemers uit kunnen kiezen en uiteraard de implementatie van de oplossing, bestaat het volledige product tevens uit payroll-management. Administratieve lasten worden tot een minimum beperkt door de geautomatiseerde uitwisseling van gegevens ten behoeve van salarisadministratie. Op verschillende manieren is het mogelijk om de mobiliteitskosten van de medewerkers beheersbaar te houden. Deze zijn:

 

De eerste stap naar lagere mobiliteitskosten is het vertalen van de huidige leaseregeling naar een mobiliteitsregeling voor alle medewerkers. Vooral bij leaserijders maken werkgevers nu nog veel onnodige kosten. Berijders kiezen bijvoorbeeld vaak auto’s met een lage fiscale bijtelling, die gebaseerd is op het theoretisch verbruik van deze auto’s. Deze wijkt echter af van het werkelijke gebruik, waarvoor de werkgever belast wordt. Bovendien is er geen grip op privé gereden kilometers. 

 

Door een mobiliteitsregeling in te voeren topt de werkgever zijn kosten af, want de werknemer betaalt nu de werkelijke kosten zelf. Uit ervaringen met het mobiliteitsbudget is gebleken is dat de besparing al snel 10 procent is, onder anderen doordat berijders rustiger rijden en steeds op zoek gaan naar de goedkoopste pomp. De werkgever bepaalt bij het vaststellen van de vergoedingen hoe de potentiële besparing verdeeld wordt tussen werkgever en werknemer. 

 

Het mobiliteitsbudget biedt ruimte voor de werkgever om eigen accenten te leggen. Waar wil je op besparen? Welk gedrag wil je bereiken? Het is in te regelen zoals het bedrijf het zelf wil. Dit biedt ook ruimte voor het stimuleren van OV-gebruik, iets dat nu in veel bedrijven nog maar moeizaam van de grond komt. Door bijvoorbeeld in het budget de virtuele kilometerprijs van OV te verlagen van 15 cent naar 8 cent per kilometer, wordt het plotseling interessant voor medewerkers om eens een keer de trein te nemen naar een afspraak. 

 

Maak mensen verantwoordelijk en laat ze kiezen voor ander gedrag, maar ook voor andere vormen van mobiliteit. Dat kan de trein zijn, de fiets, maar ook een andere leaseauto. Nu kiest iemand misschien nog voor de plug-in hybrid met 7 procent bijtelling die hij in de praktijk vergeet op te laden en die ook een hoger verbruik heeft dan opgegeven. En niet voor de auto met 14 procent bijtelling, die in de praktijk zijn opgegeven verbruik makkelijker haalt. De werknemer kiest bij een mobiliteitsbudget niet meteen voor de fiscaal meest gunstige auto maar neemt het praktijkverbruik mee in zijn berekening.

 

Het mobiliteitsbudget ondersteunt de werknemer in het maken van de juiste keuze. Zodra iemand in dienst komt, krijgt de nieuwe werknemer een inlogcode van het mobiliteitsbudget. In het programma kiest hij uit een leaseauto, een deelauto, een huurauto, een OV-kaart of een combinatie daarvan. Het systeem toont van alle vervoersvormen de kilometerkostprijs, zodat een medewerker bewust keuzes maakt, afgezet tegen de verkregen kilometervergoeding. 

Hoe maakt u mobiliteitskosten beheersbaar? 

Een interessante mogelijkheid voor werkgevers met beperkte parkeerruimte is het inzetten van een vloot deelauto’s. Dit maakt het mogelijk voor de medewerkers om in plaats van een leaseauto een OV-kaart te nemen. Door de aanwezigheid van enkele deelauto’s kan de werknemer ervoor kiezen zakelijk de trein te nemen, de deelauto overdag naar een afspraak te gebruiken en op vakantie te gaan met de privéauto die thuis staat.   

 

Een belangrijke ‘feature’ van het mobiliteitsbudget als totaal product (budget, implementatie, vervoermodules, inzicht en payroll-management) is het één op één financieel kunnen vergelijken van vervoersmiddelen. Bijvoorbeeld een hybride en een niet-hybride auto. Men wordt zich meer bewust van de totale vervoerskosten. Hierdoor gaat niet alleen het verbruik omlaag, maar ook het kilometrage. 

 

 

Een daling in verbruik per kilometer, minder gereden kilometers (de vergoeding voor privékilometers kan worden ‘afgetopt’) en een daling in het aantal leaseauto’s zorgen samen voor een besparing van 10 procent op de totale mobiliteitskosten. Maar ook fietskilometers kunnen onderdeel uitmaken van het budget. Dit kan bijvoorbeeld door medewerkers een vergoeding te geven voor fietskilometers, die immers ook leiden tot een gezonder en vitaler personeelsbestand. Gedrag is te sturen en alles kan aantrekkelijker gemaakt worden. 

 

Misschien wel de allerbelangrijkste tip is dat je het mobiliteitsbudget implementeert met een partij die een totaaloplossing biedt. Er zijn tal van bedrijven die één of meerdere schakels van een mobiliteitsbudget aanbieden, maar dit is niet optimaal en leidt tot inefficiëntie. 

 

Met alleen een mobiliteitspas bijvoorbeeld ben je er nog niet. Het beheer van een budget is hiermee namelijk nog lang niet ontsloten. Pak je een mobiliteitsbeheerpakket, dan mis je de interface met diverse mobiliteitsvormen. De werkgever moet in dat geval een leasemaatschappij zien te vinden die de prijs online in een vast plus variabel kilometertarief presenteert. Lastig, want de meeste leasemaatschappijen zijn alleen in staat een standaard leasetarief te geven. Dat maakt het echter helemaal niet aantrekkelijk voor de werknemer om de auto bijvoorbeeld eens een dag te laten staan.

De database met daarin alle mogelijke keuzes moet ook aangesloten zijn op het budget. Men wil immers weten hoe kostprijzen van leaseauto’s zich verhouden tot alternatieven, bijvoorbeeld een deelauto of treinkilometers. Dan is ook te zien of een vervoersmodus past bij je reisprofiel. Payroll management maakt tot slot ook een belangrijk onderdeel uit van het pakket. Data die de werkgever nodig heeft, zoals bijvoorbeeld de fiscale bijtelling, eigen risico’s, beschikkingen en uiteraard de maandelijkse saldi van het budget, moeten direct in het salarissysteem ingevoerd worden.