4 stappen informatiemanagement voor optimaal werkkapitaal

Dashboard ideaal middel
Om het in- en overzicht in werkkapitaal te vergroten is een dashboard met financiële stuurinformatie een goed instrument. Dit dashboard kan dagelijks vernieuwde kengetallen over de ontwikkeling van verschillende onderdelen van het werkkapitaal bevatten. Hiermee krijgt het management een middel in handen om de financiële koers succesvol uit te zetten èn bij te sturen. Onderstaande publicatie van ING Economisch Bureau en ING Commercial Finance geeft meer inzicht in informatiemanagement bij het werkkapitaalbeheer en de stappen die daarin kunnen worden gezet.

Inzicht in werkkapitaal levert financiële slagkracht
Met behulp van ICT heeft het bedrijfsleven de afgelopen jaren een ware professionaliseringsslag doorgemaakt. Dit geldt bij uitstek ook op financieel gebied. Hierdoor is het in- èn overzicht flink vooruitgegaan en de sturing van de geldstromen (financiële logistiek) verbeterd. Dit werkt niet alleen tijd- en (risico)kostenbesparend, maar zorgt er ook voor dat bedrijven binnen de financieringsgrenzen kunnen groeien.

Toch staat het succes van automatisering niet op zichzelf. Het financiële functioneren van een bedrijf valt en staat met de beschikbare informatie die als input voor beslissingen dient. Daarnaast geldt dat werkkapitaalbeheer (terecht) steeds meer van strategisch belang wordt geacht en daarmee het operationele niveau van crediteuren- en debiteurenverwerking ontstijgt. Kortom: het belang van goede (management)informatie en de sturing daarop groeit. Belangrijk is vooral hoe met verbetering, verrijking of uitbreiding van bestaande kennis over het werkkapitaal betere beslissingen genomen kunnen worden. Dit hangt vaak samen met het continu kunnen aanleveren van de juiste indicatoren (zoals ratio’s) in de vorm van overzichtelijke rapportages.

Sturingsinformatie staat centraal
De route naar relevante informatie om het werkkapitaal te sturen wordt in drie delen opgebouwd.

1. Per onderdeel worden de beïnvloedbare delen van de kernprocessen (verkoop/debiteuren, voorraden en inkoop/crediteuren) besproken. Hierbij stellen we welke relevante beslissingen bedrijven moeten nemen om het werkkapitaal optimaal te kunnen beheren.

2. Daarna komt aan bod welke informatie daarvoor op welk niveau nodig is. We onderscheiden hierbij informatie voor operationele beslissingen en (stuur)informatie voor strategische beslissingen. Het accent ligt hierbij op debiteurenbeheer en secundair op voorraadbeheer, omdat hier het kapitaalbeslag en de bijbehorende risico’s van het bedrijf mee samenhangen.

3. Voor de strategische koers van een bedrijf is een dashboard met relevante indicatoren vervolgens een goed middel om de prestaties op werkkapitaalgebied te sturen. Alles overziend kan het proces worden gezien als een cyclus die zichzelf herhaalt.

Het vizier op de toekomst…
Sturingsinformatie vindt vaak een basis in het verleden, maar is prospectief bedoeld. De doelstelling is toekomstige resultaten te verbeteren. Als gevolg van de snel veranderende economische omgeving is het dan ook verstandig om zoveel mogelijk vooruit te kijken. Hierin speelt de professionele afweging van de manager een nadrukkelijke rol. De uitdaging ligt in eerste instantie vooral in het opbouwen, bij elkaar brengen, combineren en rapporteren van informatie. En dat geldt zeker voor het werkkapitaalbeheer, omdat hier de kernprocessen van de onderneming samenkomen (figuur 3).

In 2 dagen alle aspecten van werkkapitaal optimalisatie 
Realiseer een structureel betere cashpositie en bepaal de optimale financieringsconstructie. Ontdek in twee dagen alle aspecten van werkkapitaal analyse, performance indicatoren en optimalisatie tijdens de masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Meld u direct aan.

…maar de historie blijft onverminderd interessant
Ondanks dat economische veranderingen elkaar sneller opvolgen, blijft het opbouwen van dossierkennis iets waar bedrijven hun voordeel voor de toekomst mee kunnen doen. Historische informatie geeft op managementniveau inzicht in de ontwikkeling van het werkkapitaal en de onderdelen daarbinnen. Denk hierbij aan verschillende financiële ratio’s (zoals kasstroom- en liquiditeitsratio’s), maar het geeft ook meer specifieke informatie op detailniveau.

Welke informatie in welke fase van het bedrijfsproces?
Het benodigde werkkapitaal in het bedrijfsproces (het kapitaalbeslag) is gelijk aan het saldo van debiteuren + voorraden -/- crediteuren (Figuur 3). Inzicht in deze componenten is van groot belang, deze ‘kernprocessen’ beïnvloeden immers de omvang van de liquide middelen, die eveneens onderdeel zijn van het werkkapitaal. Optimaal beheer van werkkapitaal raakt daarom de verkoop en inkoop en afhankelijk van het type bedrijf ook het voorraadbeheer. Belangrijk is om hierbij onderscheid te maken tussen informatiebehoefte op individueel niveau per order, klant of leverancier en informatiebehoefte op portefeuilleniveau.

Welke informatie voor welke beslissingen?
Adequaat werkkapitaalbeheer vereist het voortdurend nemen van beslissingen. Hier gaan we in praktische zin in op beslissingen die moeten worden genomen. Vervolgens maken we onderscheid tussen operationele en strategische informatiebehoefte van werkkapitaal.

1. Goed inkoopmanagement cruciaal voor werkkapitaalbeslag
Bij het inkopen van goederen en diensten op rekening ontvangt een bedrijf leverancierskrediet. Los van de aankoopbeslissing beperkt de financiële afweging zich in het inkoopproces tot de vraag wanneer er betaald moet worden en of een eventuele betalingskorting interessant is. Relevant is hierbij wat de analyses van de historische gegevens over het gebruik van leverancierskrediet zeggen. Past de periode van het gebruik van het leverancierskrediet binnen de strategie van de onderneming? Hoe houdt u inzicht in ontvangen en nog te ontvangen leverancierskrediet (en betalingskorting)?

2. Goed voorraadmanagement cruciaal voor werkkapitaalbeslag
In voorraden kan veel werkkapitaal omgaan. In sommige bedrijven is dit zelfs meer dan er aan vorderingen op debiteuren uitstaat. Dit geeft aan dat voorraadbeheer niet mag ontbreken als onderdeel van het integrale werkkapitaalbeheer. Wat zeggen de analyses van de historische gegevens over de voorraad? Een belangrijke overkoepelende beslissing die bedrijven op voorraadgebied nemen is de hoogte van de servicegraad richting klanten die wordt nagestreefd. Passen de voorraadtermijn (omloopsnelheid) en het assortiment nog binnen de strategie van de onderneming?

3. Debiteuren; externe afhankelijkheid maakt informatie cruciaal
Verkopen op rekening betekent tegelijkertijd het verstrekken van afnemerskrediet door de verkoper. Dit brengt naast beslag op liquide middelen ook kredietrisico (kans op nonbetaling) met zich mee. Veel meer dan bij het kapitaalbeslag door voorraden is het bedrijf hierbij afhankelijk van externe partijen (de betalingsmoraal van klanten). De invloed die op de inning van de vorderingen kan worden uitgeoefend, is beperkt. Vaak blijkt pas in de fase van ‘credit controle’ dat de vordering nog niet betaald is en inmiddels opeisbaar is geworden. Via nabellen, minnelijke of juridische incasso moet dan actie ondernomen worden. Informatie over de (potentiële) debiteurenportefeuille is dus van groot financieel belang voor de onderneming.

4. Leren van het verleden; geen garantie, wel waardevolle input
Het loont om informatie te hebben over de betalingsgewoontes en kredietwaardigheid van uw (potentiële) klanten. Wat zijn de patronen en hoe verloopt dit over de jaren en door het jaar heen? Dit is bijvoorbeeld van belang voor het opstellen van een liquiditeitsprognose, maar ook om te beoordelen welke koers met een bepaalde relatie moet worden uitgezet.

Deel II. Welke informatie is op welk niveau nodig voor optimaal werkkapitaalbeheer?

Maak onderscheid tussen operationele informatie en management informatie
Optimaal werkkapitaalbeheer brengt behoefte aan zowel operationele als strategische informatie met zich mee. Operationele informatie is een voorwaarde voor goed werkkapitaalbeheer op uitvoerend niveau. Het gaat hier feitelijk om de dagelijkse afwegingen die moeten worden gemaakt op detailniveau. Beslissingen op dit vlak zijn deels geautomatiseerd en kunnen per afdeling (zoals verkoop – voorraadbeheer – financiële administratie) verschillen.

Strategische informatie is vooral gericht op sturing van het werkkapitaal door het management. Het gaat er dan om de ontwikkeling van het werkkapitaal globaler te kunnen volgen, wat interessant is vanuit strategisch oogpunt. Hierbij wordt niet individueel, maar veelal op portefeuilleniveau (voorraden, debiteuren, liquide middelen) gekeken naar de ontwikkeling, afwijking (negatieve uitschieters) en de spreiding. De specifieke invulling van de informatie hangt samen met de behoefte van de manager. Ratio’s zijn hierbij een hulpmiddel, dat het overzicht vergroot. Dit is waar toegevoegde waarde geleverd kan worden.

In 2 dagen alle aspecten van werkkapitaal optimalisatie 
Realiseer een structureel betere cashpositie en bepaal de optimale financieringsconstructie. Ontdek in twee dagen alle aspecten van werkkapitaal analyse, performance indicatoren en optimalisatie tijdens de masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Meld u direct aan.

Figuur 4 geeft een overzicht van de informatiebehoefte naar niveau binnen het bedrijf en het type kapitaalbeslag (per kernproces). Het verwerven en verwerken van informatie kan met een trechter worden vergeleken, waar uiteindelijk dashboard criteria mee gevoed worden. Vanuit de strategische keuzes die zijn gemaakt worden de operationele taken uitgevoerd. Een confrontatie tussen de strategische keuzes en de operationele praktijk is van belang om te kunnen bijsturen indien nodig.

Geen periodiek, maar permanent inzicht
Hoewel de managementinformatie het alledaagse en individuele niveau ontstijgt, is het wel belangrijk dat deze informatie beschikbaar en actueel is. Zeker in de snel veranderende economische omgeving is een continue informatiestroom een voorwaarde voor succes in werkkapitaalbeheer. Niet alle informatie kan altijd intern worden gegenereerd. Dit vereist een flinke tijdsinspanning) en vaak ICTinvesteringen. In het geval van debiteurenbeheer kan de informatie (en rapportage) ook extern worden verkregen. Voor het voorraadbeheer moet de informatie vrijwel altijd intern worden gegenereerd.

Deel III. Dashboard; sturingsmiddel voor optimaal werkkapitaalbeheer

Dashboard geeft overzicht en maakt periodieke evaluatie makkelijker
De belangrijkste indicatoren van het werkkapitaal kunnen worden opgenomen in een continu dashboard waarmee het management een duidelijk overzicht heeft hoe er wordt gepresteerd en indien nodig kan bijsturen. Dit maakt het eenvoudiger om de indicatoren bijvoorbeeld maandelijks op de managementvergadering te bespreken. Afhankelijk van de omvang en organisatie van het bedrijf kunnen de dashboard indicatoren worden verbonden met de prestatie-indicatoren van het management. Los van de aanwezigheid van voorraden is de samenstelling van het dashboard ook afhankelijk van de bedrijfsstrategie en dus afgeleid van de strategische beslissingen. Toch zijn wel belangrijke (basis)criteria te noemen.

De invloed van kwalitatieve factoren en brutomarge
Naast kwantitatieve gegevens kan een dashboard ook kwalitatieve gegevens, zoals de top 10 debiteuren (naar omvang) of het aantal producten in voorraad (naar omvang) bevatten. Het dashboard geeft het management ‘richting’ op het gebied van werkkapitaal. Bij de uiteindelijke afweging om ‘aan de knoppen te gaan draaien’ is het belangrijk ook rekening te houden met de bruto marge (per artikelgroep) die wordt gerealiseerd. Strategisch gezien speelt bovendien mee wat de ‘sleutelklanten’ zijn en hoe deze zich ontwikkelen.

Door Erik Racké (ING Commercial Finance) en Rico Luman (ING Economisch Bureau)