3-way-matching: de pakbon maakt het purchase to pay-proces compleet en betrouwbaar

Pakbon verbindt fysieke ontvangst met administratie
Een ontvangen factuur is binnen veel organisaties het moment om via ordermatching te bepalen of tot betaling wordt overgegaan. De gegevens op de factuur worden dan vergeleken met de gegevens van de order en als die corresponderen, lijkt alles in orde te zijn. Maar is dat ook zo? De factuur is namelijk slechts een voorstel van zaken hoe het purchase to pay-proces op de meest ideale manier zou zijn moeten verlopen – een financiële claim van de leverancier op basis van een order die de organisatie in het verleden heeft geplaatst bij de betreffende leverancier. De finale check ontbreekt alleen: enkel de goederenontvangst, zoals vastgelegd op de pakbon, bewijst of de levering ook volgens afspraak – de order – is nagekomen. De pakbon is daardoor het enige document dat de fysieke ontvangst verbindt met de administratieve vastlegging.

Pakbon is ijkpunt in purchase to pay-proces
In de praktijk blijkt dat de pakbon vaak een ondergeschoven kindje is: de pakbon wordt door iemand afgetekend en verdwijnt vervolgens in een map of mailbox – de financiële afdeling krijgt het niet meer te zien. Dat is jammer, omdat de pakbon in de administratie 3-way-matching mogelijk maakt en de cirkel ‘order, pakbon en factuur’ rondmaakt. En ondanks alle automatiseringsambities is dat exact de reden waarom de financiële afdeling uiteindelijk veel facturen toch nog handmatig moet controleren. Een gemiste kans die ook nog eens serieuze risico’s met zich meebrengt, omdat de mogelijkheid aanwezig is dat facturen worden overgemaakt waarvan de leveringen niet of slechts gedeeltelijk zijn aangekomen. Bovendien zijn de auditsporen onvolledig waardoor compliance in het gedrang komt. De pakbon is dus niet alleen een logistiek document, maar ook een ijkpunt dat bepaalt of het purchase to pay-proces solide en betrouwbaar is.

“Software doet alleen waartoe het opdracht krijgt, zelf nadenken zit er niet bij”

Garbage in, garbage out
Organisaties die met deze risico’s in aanraking komen of merken dat facturen niet eenvoudig doorstromen, reageren vaak hetzelfde door nieuwe software te implementeren. Ze automatiseren extra modules, voegen nog meer validatieregels en workflowlagen toe en vergeten dat ze daarmee vooral geautomatiseerde chaos creëren. Software doet namelijk alleen waartoe het opdracht krijgt, zelf nadenken zit er niet bij. Als bijvoorbeeld de data waarmee het wordt gevoed versnipperd is – wat bijvoorbeeld vaak het geval is bij indirect spend als iedereen in de organisatie mag bestellen – komt het ook verknipt uit het systeem: garbage in, garbage out. Met als resultaat een eindeloze cyclus van uitzonderingen, correcties en workarounds. De AP-afdeling is voortdurend bezig met het blussen van brandjes in plaats van het beheren van een goed geordend purchase to pay-proces.

Eén centrale werkelijkheid over wat is besteld, geleverd en gefactureerd
De oplossing ligt daarom in de stap ervoor – in het scheppen van duidelijkheid en overzicht door de pakbon samen met de order en de factuur in één bron in de financiële administratie samen te
voegen. Met deze samengebalde betrouwbare data is matching geen gok meer, maar een sluitend proces dat één centrale werkelijkheid creëert over wat is besteld, geleverd en gefactureerd. Data die hierin onder meer moeten terugkomen zijn actuele leveranciers- en artikelinformatie en centrale prijsafspraken. Verder is er een helder proces nodig voor het boeken van ontvangsten en is er een directe terugkoppeling voorhanden in geval van afwijkingen. Als dit voor elkaar is, verandert alles ten goede: leveranciersbevestigingen worden automatisch verwerkt en afwijkingen worden eerder gesignaleerd. Dit is allemaal mogelijk omdat de input van data klopt waardoor facturen zonder handmatige handelingen kunnen worden afgewikkeld.

“Een goed functionerend purchase to pay-systeem vraagt discipline en eigenaarschap”

Timing is everything
Tot slot het volgende: timing is en blijft cruciaal, ook als het proces goed is ingericht. Het kan namelijk voorkomen dat facturen eerder binnenkomen dan de goederen, zeker bij e-facturatie. Voor een goed ingericht systeem zou dat geen probleem hoeven zijn: eerst de factuur vasthouden tot de goederen zijn ontvangen en geboekt om pas daarna over te gaan op automatisch matchen. Dat vraagt niet alleen om een modern goed functionerend purchase to pay-systeem, maar ook om discipline en eigenaarschap bij de verschillende afdelingen. Als een medewerker een ontvangst namelijk pas weken later registreert, dan wordt de factuur mogelijk te laat betaald. De software die dit alles mogelijk maakt, kan namelijk veel, maar de mens blijft in dit proces uiteindelijk bepalend.

Benieuwd hoe wij het purchase to pay-proces nóg efficiënter en betrouwbaarder maken? Laten we het er eens over hebben.