3 manieren waarop spreadsheets planning en rapportage belemmeren

1. Spreadsheets schalen niet
Vaak denken bedrijven dat ze lang niet genoeg data hebben om een andere oplossing dan spreadsheets te rechtvaardigen. De kans is echter groot dat dit niet waar is, en zeker niet voor bedrijven die blijven groeien.

Spreadsheets zijn puur lineair. Elk nieuw item moet u met de hand toevoegen en maakt de spreadsheet steeds weer een beetje groter. De nadelen worden al snel duidelijk: gebruikers moeten bergen onsamenhangende data doorspitten op zoek naar net dat kleine beetje info dat voor die specifieke taak relevant is. 

Een goede rapportagedatabase daarentegen schaalt op de achtergrond mee. Het maakt het mogelijk om allerlei soorten gegevens in te voeren. Daarna genereert u rapportages waarin alleen relevante data wordt gebruikt, hoe groot de database ook wordt.

2. Spreadsheets bijhouden is ouderwets
Spreadsheets zijn volstrekt ontoereikend voor zaken als audits en workflowmanagement. Zelfs de meest geavanceerde gedeelde spreadsheet kan alleen maar bijhouden welke gebruikers de spreadsheet hebben geopend of data hebben opgeslagen. Er is geen enkele mogelijkheid om heel fijnmazig de activiteiten van de gebruikers bij te houden, zodat altijd precies duidelijk is wie wat heeft ingevoerd of gewijzigd.

Bovendien kan er altijd maar één versie van een spreadsheet bestaan. Zodra wordt geprobeerd om het werk van meerdere medewerkers te coördineren , ligt chaos op de loer. En wat erger is, de kans bestaat dat data worden overschreven of dat data volledig wegvallen.

3. Spreadsheets maken fouten alleen maar erger
Spreadsheets die worden gebruikt als superdatabase worden al snel een spinnenweb van verborgen formules en koppelingen, waardoor een invoerfout in één cel negatieve gevolgen kan hebben voor data in het hele bestand. Het is moeilijk om die fouten op te sporen, maar toch is dat absoluut noodzakelijk, want later duiken ze ongetwijfeld opnieuw op.

Voor een spreadsheet zijn alle cellen aan elkaar gelijk. Een goede database daarentegen is in staat om de integriteit van de verschillende datamodules te bewaken, zodat fouten geen eigen leven gaan leiden.

Vaak worden moderne spreadsheets ingezet om dingen te gaan doen waarvoor ze helemaal niet gemaakt zijn. Wanneer een goede controle van de workflow- en data-integriteit ontbreekt, gaat het vroeg of laat fout en komen de dagelijkse activiteiten van het bedrijf in gevaar. 

Henk Plender (henk.plender@unit4.com) helpt vanuit UNIT4 CFO’s en controllers aan betrouwbare jaarrekeningen die in SBR richting de KvK verstuurd kunnen/moeten worden