3 aandachtspunten voor een irritatievrij declaratieproces

Wijzigingen in wet- en regelgeving, aanpassingen in onkostenbeleid, interne richtlijnen en/of procedures. Dit zijn allemaal veranderingen die consequenties kunnen hebben voor het proces rond het indienen en verwerken onkostendeclaraties.  

Hoe gaat u hiermee om? Het is zaak altijd volledig compliant zijn. Zo voorkomt u dat u achteraf wordt geconfronteerd met herstelwerkzaamheden, sancties en ontevreden medewerkers.

, 

Wat kunt u doen om die flexibiliteit en controle over uw declaratieproces wél te krijgen?

Voor de ene organisatie is de verwerking van declaraties makkelijker te beheren dan andere. Het kan echter algauw behoorlijk complex worden. Reis- en onkostenvergoedingen betreffen vaak variabele vergoedingen en voor medewerkers gelden niet allemaal dezelfde richtlijnen. Een organisatie moet bovendien rekening houden met landelijke wet- en regelgeving, zoals de werkkostenregeling. 

Verder zijn er diverse geldstromen, zoals creditcardtransacties, betalingen met betaalpas en zaken die out-of-pocket worden betaald. Als het proces van declareren niet goed is geautomatiseerd, kan dat allerlei onnodige administratieve rompslomp geven. Geen organisatie is hetzelfde. De oplossing moet zo in te richten zijn dat er een gestroomlijnd proces ontstaat voor herinneringen, controle, goedkeuring, betaling en audits. 

Omdat u de behoeften van uw organisatie het beste kent, wilt u deze zelfstandig kunnen doorvoeren. Dat vraagt om innovatieve software die makkelijk is in gebruik, flexibel is te onderhouden en eenvoudig integreert in andere systemen.

Wanneer u dankzij signalen, herinneringen en invoer- en volledigheidscontroles medewerkers helpt de declaraties, direct, en in één keer goed, in te dienen, voorkomt u dat managers deze verkeerd beoordelen. Het is daardoor niet nodig om declaraties tijdens de audit uit te pluizen. Ingediende reis- en onkostendeclaraties zullen – hoe complex ook – altijd direct aan alle richtlijnen voldoen. De oplossing zal uw collega’s daardoor geruisloos door het proces leiden.

Medewerkers die eenvoudig via hun smartphone kunnen declareren, zullen deze snel, zo niet direct indienen. Als het indienen van declaraties irritatie oproept, door gebruik van onhandige systemen en ingewikkelde procedures, sparen medewerkers hun bonnetjes op en dienen ze deze allemaal tegelijk in. Hierdoor komt de financiële afdeling voor kostenverrassingen te staan en ontbreekt het overzicht dat nodig is voor begrotingen, prognoses en rapportages. Daarnaast kunnen deze stapels van uit te betalen onkostenvergoedingen leiden tot een cashflowverstoring.

Administratieve processen raken steeds meer ondergeschikt aan een meer richtinggevende en adviserende rol naar directie en management. Onkostenbeheer hoeft geen nachtmerrie te zijn. Gebruiksvriendelijke mobiele technologie helpt om de onkosten onder controle te krijgen. U voorkomt handmatige werkzaamheden en tijdverlies, zorgt voor een kosteneffectief proces en een betrouwbare cashflow waarmee u altijd compliant bent.