11 voordelen van sneller werken

Je kunt de titel letterlijk lezen en je opgejaagd voelen, maar dat is niet zo. Met onderstaande tips heb je mogelijkheden het werk efficiënter in te delen, waardoor er meer ruimte overblijft.

1.    Binnen de tijd afgerond
Dat lijkt een open deur. Sterker nog: het is een open deur. Maar hier draait het tegenwoordig om. Het magische woord is focus. Vergelijk het, net als in het vorige deel van deze serie, met voetbal. De doelstelling is om in 90 minuten de wedstrijd winnend af te sluiten. Dat lukt niet altijd, maar het doel en tijd zijn helder. Zo moet je ook naar je werk durven kijken. Wat is het doel en wanneer moet het bereikt zijn? Dus focus.

2.    Nooit meer vergaderen
Mensen hebben een hekel aan vergaderen. Maar als alle projecten en werkzaamheden snel doorlopen, hoef je voor je dagelijkse werkzaamheden niet te vergaderen. Je kunt de daily standup gebruiken om af te stemmen. Dat is efficiënter en effectiever.

3.    Niet achteraf hoeven na te denken wat fout ging
Een korte doorlooptijd vergt, naast sneller werken, een betere voorbereiding. Daardoor neemt de kans op fouten af. Als er een ontwerpfout in de oorspronkelijke plannen zit, zie je die eerder omdat je sneller resultaten ziet.

4.    Minder afgeleid, meer focus
Omdat de focus slechts korte tijd gericht hoeft te zijn op de activiteit is dit voor iedereen aantrekkelijk. Als een activiteit korte duurt, zijn mensen bereid hier al hun aandacht aan te geven. Werk sneller, niet harder, is het devies in deze. 

5.    Tijdschrijven is overbodig
Omdat de doorlooptijd kort is, is het niet nodig een volledige tijdverantwoording op te zetten (zie deel 1 van deze serie). De kern is dat tijdschrijven voor korte termijn zinloos is en mensen erg chagrijnig maakt.

6.    Gegarandeerde en gewenste output
Met een korte doorlooptijd, is het doel constant in beeld. Je hoeft geen uitvoerige informatiekanalen op te zetten en kan je hiervoor moderne software gebruiken zoals bijvoorbeeld Microsoft-teams in combinatie met de daily standup.

7.    Efficiëncyverbetering
Bijkomend voordeel van een korte doorlooptijd is dat iedereen door het focussen zo efficiënt mogelijk wil en zal werken.

8.    First time right en no errors
Dat stond decennia geleden al op de rapportagesets, die ik moest opleveren. Zeker “op”, want het waren papieren rapportagesets waar je de cijfers op moest invullen. Ik kan er nog steeds om lachen, maar er was niets anders. Iedereen begreep wat de bedoeling was. Als je er goed over nadenkt dan betekent het dat als je fouten voorkomt je geen correcties hoeft te maken en dat is efficiënter.

9.    Iedereen blij
Wat je ook doet in een korte tijd, het is sneller en efficiënter klaar, waarbij ook de kwaliteit geborgd is. Daar wordt iedereen blij van toch?

10.    Uit ieder nadeel komt een voordeel, of andersom
Ik hoop dat je het filmpje van de Belgische standup comedian Arnout van den Bossche over PowerPoint hebt kunnen zien. Hij heeft een burn-out opgelopen door onder andere sneller te werken. Maar zie eens wat voor moois eruit is voorgekomen. Ik wil je niet aanraden om een burn-out of bore-out op te lopen om daarna iets moois te doen.

11.    Conclusie: (Her)ken uw valkuilen
Hopelijk kunnen de punten uit deel drie en vier uit deze serie je helpen om de valkuilen te zien en te vermijden. Maak haast als je tijd hebt, dan heb je tijd als je haast hebt. In dit deel staan enkele zaken die verkort zijn weergegeven om snel te kunnen lezen. Het zijn items die ik in mijn trainingen nader toelicht.

André Salomons is altijd enthousiast over efficiencyverbeteringen in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD. Hij is softwaremaker en blogt met AndreSalomons.nl over Fast Close, SharePoint en reizen.?Dit waren de vorige afleveringen: Tijdschrijven ja of nee? Ga-je-dit-lezen 6 nadelen van sneller werken: 6 nadelen van sneller werken