9 blunders bij elektronisch factureren

1. Facturen maar een beperkte periode beschikbaar stellen
Een populaire methode van e-factureren is de online ‘mijn’-omgeving: facturen worden online beschikbaar gesteld in een gesloten gedeelte van de website van de leverancier. Wordt het al lastig als klant om nu overal zelf je facturen te moeten ophalen (bij de papieren factuur werd alles naar je toegebracht, in je eigen brievenbus). Nog lastiger wordt het als een grote mobiele telefoonmaatschappij besluit je facturen maar 6 maanden online beschikbaar te stellen. En na die periode kost het € 5 om een factuur te kunnen downloaden. Bij banken staan de facturen overigens maximaal 16 maanden beschikbaar. Zo verschilt het per online ‘mijn’-omgeving

TIP: Zorg ervoor dat je klanten hun online facturen altijd kunnen blijven downloaden. Of stuur elk jaar een e-mailbericht met een link waarmee klanten alle facturen in één keer downloaden.

2. Facturen online beschikbaar stellen en het niet vertellen
In dit geval besloot een zorgaanbieder zonder aankondiging alle abonnementsfacturen en bijbehorende aanmaningen voortaan online beschikbaar te stellen. En dan niet alleen de facturen die op een automatische incasso volgden (de bewijsfacturen: het reçuutje), maar ook de facturen die nog betaald moesten worden (betaalfacturen). Het gevolg? De klant – een digibeet op leeftijd – had geen notie van de openstaande bedragen totdat een deurwaarder op de stoep stond. De man betaalde van schrik de totale rekening en stapte daarna meteen over op een andere leverancier met –inderdaad –papieren facturen.

TIP: Bereid je klanten voor op de komst van de elektronische factuur. Geef consumentenklanten de keus tussen papieren en elektronische facturen.

3. Als de klant overstapt naar een ander, het online account afsluiten terwijl daar een factuur staat die nog betaald moet worden
Een klant van een energiemaatschappij stapte over naar de concurrent. De overstap zelf ging heel soepel. Vervolgens kreeg de klant nog een e-mailbericht met een hyperlink om het laatste termijnbedrag te betalen. Nadat de klant op de link klikte en wilde inloggen, kreeg ze de melding dat haar online account was geblokkeerd omdat ze geen klant meer was. Na 20 minuten bellen met de helpdesk tegen € 0,70 per minuut, was het account gedeblokkeerd. De klant maakte de rekening over, minus € 14. Met als gevolg: diverse aanmaningen. De energiemaatschappij heeft de zaak niet laten voorkomen.

TIP: Hou het papieren traject open om een openstaand bedrag te kunnen incasseren. Beter nog, zorg er voor dat een online account toegankelijk is, totdat alle rekeningen zijn betaald.

4. Extra administratiekosten in rekening brengen bij papieren facturen
Verboden door de rechter en vermeld in de grijze en zwarte lijst van bepalingen in de algemene voorwaarden. Nietttemin een grote hit om klanten te ‘stimuleren’ om over te stappen. Kiest de klant niet voor automatische incasso, dan krijgt hij een acceptgiro met daarop extra kosten vanwege die acceptgiro. Hoezo? Is het papieren facturatieproces ineens kostbaarder geworden vanwege e-factureren? De rechter heeft beslist dat de kosten om een factuur betaald te krijgen niet mogen worden afgewenteld op de klant. Deze kosten behoren tot de algemene bedrijfskosten en moeten in de prijs van de dienst of het product worden verwerkt. Kortom als er al extra kosten voor een papieren factuur ontstaan (vanwege e-factureren) dan mogen deze niet voor rekening van de klant komen.

TIP: Doe wat je denkt dat het beste voor je bedrijf is. Als het meer gaat om kosten besparen, verhoog de papieren factuur dan met extra kosten. Gaat het om een bestendige klantrelatie, kijk dan eens naar andere – positieve – manieren om de klant te overtuigen over te stappen op e-factureren.

5. Leveranciers vragen om onnodige aanvullende gegevens op een inkoopfactuur te zettenEen verhaal uit eigen doos. Van een hele grote klant kregen we een brief dat ze over gingen stappen op geautomatiseerd ontvangen en verwerken van facturen. In eerste instantie zou het om papieren facturen gaan, daarna om elektronische facturen. In de brief stond ook dat we verplicht werden om allerlei aanvullende gegevens op de factuur te vermelden. Zouden we dat niet doen, dan werd onze factuur niet betaald. Het ging om de volgende aanvullende gegevens: inkoopordernummer, projectnummer, afdeling, verantwoordelijke, grootboekrekeningnummer, kostenplaats, interne omschrijving, kantooradres (bovenop het factuuradres). Bovendien moesten we zelf de gegevens zien te verzamelen! Terwijl geautomatiseerde factuurverwerking zoveel intelligentie met zich meebrengt dat er juist minder gegevens nodig zijn.

TIP: Help je leveranciers jezelf te helpen. Onderzoek welke interne gegevens via extractie, matching en verrijking van inkoopfacturen al automatisch via ‘business rules’ kunnen worden toegevoegd. Gebruik vervolgens de besparing bij factuurautomatisering voor betere inkoopondersteuning en tel uit die extra besparing

6. Onvoldoende waarborgen inbouwen bij vormvrij en middelvrij e-factureren
Een blunder in de dop. Begin 2009 werd het mogelijk om facturen vorm- en middelvrij te verzenden. Geen technische middelen meer die aan de e-factuur zelf hoeven te kleven, zoals een digitale handtekening of het moeten toepassen van technisch complexe EDI structuren. Heerlijk! Maar, je moet juist dan meer maatregelen nemen om de controleerbaarheid van de e-factuur aan te kunnen tonen, terwijl dat met een digitale handtekening op factuurniveau (efficiënter en gemakkelijker) moet kunnen.

TIP: De Belastingdienst komt bij e-factureren niet vaker of anders controleren dan voorheen. Maar, pas je e-factureren toe zonder technische maatregelen aan de factuur toe te voegen, dan is het zaak meer administratieve maatregelen (business controls) te treffen om tot zeven jaar na dato te kunnen aantonen dat de factuur echt is en niet gewijzigd is, dan met bijvoorbeeld een digitale handtekening nodig is. De Belastingdienst controleert dan diepgaander. Kan je toch niet aantonen dat je inkoop-, factuur- , betaal- en aangifte informatie op elkaar aansluit, dan levert dat geheid problemen op.

7. Een onbetrouwbare leverancier kiezen
De mogelijkheid van vorm- en middelvrij e-factureren heeft duidelijk positieve effecten voor e-factureren gehad. Zo zijn er veel meer en veel verschillende partijen gekomen die e-factureren aanbieden: banken, boekhoudpakketten, accountants, ICT bedrijven, noem maar op. Dit verhoogt de diversiteit. Het vergroot ook het kwaliteitsverschil (waarbij groot niet altijd beter is). En dan kunnen er leveranciers bijzitten (die zijn er ook) die niet voldoen aan fiscale voorwaarden of zelfs niet de overeengekomen dienst kunnen leveren. De eerste faillissementen en bedrijfsbeëindigingen zijn al een feit. Met als resultaat: facturen die niet de juiste gegevens bevatten, niet voldoen aan de fiscale controlecriteria bij e-factureren en zelfs het kwijtraken van facturen omdat de dienstverlener er pardoes mee ophoudt.

TIP: ga je e-factureren uitbesteden? Vraag dan na hoe het met het bedrijf gaat, hoe zij de naleving van fiscale controle eisen verzorgen, hoeveel implementaties ze hebben gedaan en vraag naar referentievoorbeelden. Wees zorgvuldig, een factuur blijft tenminste zeven jaren van kracht. Ook een verkeerde of kwijtgeraakte factuur!

8. De eindgebruikers lastig vallen over standaarden
Steeds vaker worden eindgebruikers lastig gevallen over allerlei standaarden: UBL, UN/CEFACT, XBRL, et cetera. Maar zeg nou eerlijk, dat wil toch niemand weten? Techniek en standaarden moeten voor eindgebruikers een ‘non-issue’ zijn: ze moeten helpen bij e-factureren en die bijrol met glans vervullen. Een eindgebruiker wil gewoon kunnen e-factureren ongeacht de vraag welke bit welke byte bijt. Bovendien: als een standaard de motor voor e-factureren zou zijn, dan is die nog niet automatisch ingebouwd in elke auto. Standaardendiscussies horen bij leveranciers van financiële- en boekhoudpakketten thuis.

TIP: laat je niet van de wijs brengen met standaarden. Ga naar de leverancier van je financieel of boekhoudpakket toe en vraag of hij al klaar is voor die ene of andere standaard.

9. Denken dat het bij e-factureren gaat om verzenden
Dit mag gerust een collectieve blunder heten. We gaan allemaal uit van verzenden, maar als we met zijn allen willen e-factureren (zodat we maximaal kunnen besparen) dan zullen we ook met zijn allen facturen elektronisch moeten ontvangen. Een bedrijf is niet alleen een verzender, maar ook een ontvanger.

TIP: stel jezelf eens de vraag: ben je bereid om de facturen net zo te ontvangen als je ze wil verzenden? Waarschijnlijk niet. Het liefst ontvang je ze (uitzonderingen daargelaten) in het formaat van het financiële pakket, terwijl je je verkoopfacturen verstuurt in PDF of online klaar zet. En hoe zit dat dan bij je klanten? Denk bij e-factureren dus niet alleen aan jezelf, maar vraag je eens af hoe e-factureren op je klanten overkomt. Grote kans dat je dan meer kunt besparen (en als kers op de taart: beter betaald krijgen), dan wanneer je geen rekening met ze houdt. E-factureren blijft tenslotte doodgewone communicatie.