5 misverstanden over elektronisch factureren

Er gaat geen week voorbij of er is wel een bijeenkomst met als onderwerp elektronisch factureren. De uitgaven over elektronisch factureren volgen elkaar in rap tempo op en softwareleveranciers zetten alle zeilen bij om hun marktaandeel op te eisen rondom het productenaanbod die elektronisch factureren mogelijk maken.

Wij willen in elk geval vijf misverstanden over elektronisch factureren wegnemen.

1. Elektronisch verzonden facturen hoeven niet meer aan regels en voorschriften te voldoen

Bij een elektronisch verzonden factuur blijven dezelfde regels van kracht als bij papieren facturen. ‘Elektronische facturen moeten dezelfde gegevens bevatten als papieren facturen’, zo lezen we dan ook op de website van de Belastingdienst. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
– een doorlopend (factuur)nummer;
– datum van uitreiking van de factuur;
– btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht;
– duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst;
– het btw-bedrag uitgedrukt in euro’s.
Een volledige specificatie van de gegevens is terug te vinden op de website van de Belastingdienst. In dit kader moet trouwens ook rekening worden gehouden met de fiscale bewaarplicht die ook geldt voor een geautomatiseerde administratie.

2. Een factuur sturen als PDF bijlage per e-mail is elektronisch factureren

Veel boekhoudpakketten kunnen een factuur aanmaken in PDF formaat om te versturen per e-mail. Steeds meer boekhoudpakketten zorgen ervoor dat de PDF factuur direct in het mailprogramma terechtkomt met het juiste emailadres van de ontvanger. Het op deze wijze versturen van facturen per e-mail levert een kleine besparing bij de afzender (op drukwerk en portikosten), maar niet bij de ontvanger van de factuur. Deze laatste moet de factuur nog steeds archiveren en handmatig boeken in de administratie. Tijdrovend en met kans op invoerfouten. Een factuur per e-mail versturen als PDF bijlage is dan ook geen elektronisch factureren.

De definitie van elektronisch facturen kunnen we als volgt geven: ‘Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer’.

####

3. Een per post ontvangen factuur inscannen is elektronisch factureren

Deze werkwijze kan efficiënt zijn voor organisaties van een zekere omvang. Maar bij het aanbieden van deze oplossing als elektronisch factureren is sprake van oude wijn in nieuwe zakken. Oplossingen om handmatig ontvangen documenten in te scannen bestaan al vele jaren, evenals tekstherkenning op basis van OCR (Optical Character Recognition – een techniek om gedrukte tekst om te zetten naar digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat).

Handmatig ontvangen facturen inscannen en opslaan in OCR formaat is dan ook niet nieuw. Op basis van tekstherkenning en een zelf lerend systeem worden de facturen vervolgens op de juiste wijze geboekt of voorgesteld om te boeken. Dit proces is vergelijkbaar met het elektronisch ontvangen en verwerken van bankafschriften in de administratie. Via reconciliatie (herkennen, matchen en afletteren) worden regels op het bankafschrift automatisch toegewezen aan openstaande posten en eventueel grootboekrekeningen.

Afschriftregels die niet herkend worden, moeten nadien handmatig worden toegewezen aan de juiste rekening(en). Zeker voor organisaties die grote aantallen inkoopfacturen op papier ontvangen is het scannen van facturen al vele jaren een prima oplossing. Het zal voor deze organisaties ook de stap verkleinen om over te gaan naar elektronisch factureren, waarbij facturen in een afgesproken formaat direct digitaal worden ontvangen en verwerkt.

4. Elektronisch factureren is alleen interessant voor grote organisaties

De wet van de grote aantallen geldt natuurlijk ook bij elektronisch factureren. Een organisatie die 100.000 facturen per jaar verstuurt of ontvangt zal meer rendement ondervinden van elektronisch factureren dan een organisatie met 1.000 uitgaande of inkomende facturen per jaar. Maar als de techniek om elektronisch te factureren wordt toegepast in boekhoudpakketten voor het MKB, kan elektronisch factureren ook bij kleine aantallen facturen interessant zijn.

Op dit moment is er al een ruim aanbod aan online factuuroplossingen, juist voor het MKB. Verwacht wordt dat steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware deze functies zelf zullen leveren of integreren. Want een factuur moet natuurlijk niet dubbel vastgelegd worden (apart in het factuur- en boekhoudprogramma).

Een andere voorwaarde is dat boekhoudpakketten elektronisch ontvangen facturen kunnen verwerken. Adoptie van standaards als UBL 2.0 (feitelijk afspraken over de indeling van factuurbestanden) zal zorgen voor een toename van elektronisch factureren binnen het MKB.

5. Elektronisch factureren heeft geen gevolgen voor de administratieve organisatie en interne controle binnen een organisatie

Bij elektronisch ontvangen facturen moet allereerst worden voorkomen dat deze dubbel worden geboekt. Verder zal de AO en IC binnen een organisatie (al dan niet ondersteunt door geautomatiseerde functies) moeten zorgen dat elektronisch ontvangen facturen:
– op betrouwbaarheid worden gecontroleerd (bijvoorbeeld het voorkomen van spookfacturen);
– op de juiste crediteur, grootboekrekeningen en eventueel kostenplaats worden geboekt;
– pas na beoordeling en goedkeuring betaalbaar worden gesteld;
– worden gearchiveerd volgens de daartoe wettelijke voorschriften.

En bij uitgaande elektronische facturen moet aandacht besteed worden aan:
– het vastleggen van toestemming of weigering van elektronische facturen door afnemers;
– het digitale adres waar de factuur naartoe gezonden gaat worden;
– het niet meer kunnen wijzigen van verzonden facturen;
– de procedures rondom retour ontvangen facturen (geweigerd of onbekend adres).

Voor uitgebreide informatie over elektronisch factureren kunt u de website www.e-factureren.info bezoeken of bijvoorbeeld de website van de auteur.

Gerard Bottemanne is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED en redacteur bij www.softwarepakketten.nl

Geselecteerd speciaal voor u: 5 tips om groei te realiseren met nieuwe verdienmodellen