Zo krijg je als controller grip op gedragskant bij forecasting

Door Patrick Tullemans

Effectiviteit versus efficiency
Verbetering van financiële forecasting gebeurt in de praktijk vaak op instrumentele wijze. Organisaties gaan aan de slag met een cloud-based planning of EPM-oplossing (Enterprise Performance Management). Vaak om bestaande Excel oplossingen te vervangen. En daarnaast richten ze zich op het stroomlijnen van het planningsproces. Je wil immers de kwaliteit van de forecast verbeteren met minder moeite. Tooling en planprocessen zijn randvoorwaarden of hygiënefactoren die de efficiency van forecasting verhogen.

Competentie ontwikkeling
Naast tooling en procesverbetering is de ontwikkeling van competenties en het stimuleren van het juiste gedrag van vitaal belang voor effectieve forecasting. Ontwikkelen en leren gebeurt op verschillende niveaus. Gedrag wordt gestuurd door overtuigingen en gedachten. Wat je denkt, bepaalt wat je doet en welke resultaten je bereikt. Ook in forecasting.

Competentie-ontwikkeling in forecasting omvat bijvoorbeeld het leren toepassen van statistische modellering voor het voorspellen van verkoopvolumes of omzetontwikkeling. Het gebeurt dat controllers deze modellering niet begrijpen of wantrouwen en vasthouden aan subjectieve inschattingen. Hierdoor wordt de forecast kwaliteit niet beter. Er is een transformatie nodig van de mindset van de organisatie t.a.v. forecasting. Maar ook leiderschapsgedrag is van belang.

Leiderschapsgedrag in forecasting
Het business management moet laten zien forecasting een belangrijk business proces is (‘walk the talk’). Het leiden en voorzitten van forecastvergaderingen geeft blijk van dat belang. Business managers moeten ervoor zorgen dat forecasting geen politiek maar een sociaal proces. Een krachtige dialoog is nodig voor draagvlak en commitment voor maatregelen voor bijsturing om targets te halen. Het stellen van de juiste sturingsvragen draagt hieraan bij. Bovendien is het juist belangrijk wat er met de uitkomsten van die dialoog gebeurt in de uitvoering van beslissingen. Meer hierover lees je in een vorige blog (5 Key Performance Questions voor effectievere forecasting).

Forecasting vereist een andere mindset dan budgettering
Budgettering draait om target setting. Dit vraagt om een normatief beeld van hoe jij wil dat jouw bedrijf er in de toekomst uitziet als de strategie is geïmplementeerd. Forecasting gaat uit van omdenken in plaats van wensdenken. Een forecast is een realistische toekomstverwachting. Je wil kansen en bedreigingen zo vroeg mogelijk op de radar om op tijd bij te sturen en de beoogde targets te realiseren.

Overtuigingen ombuigen
De volgende overtuigingen kunnen de kwaliteit of het forecasting proces vertragen. Hoe buig je deze belemmerende overtuigingen om?

Hoe los je deze misverstanden zodat iedereen de goede kant op beweegt? Dit kan onder meer via een open communicatie over toekomstverwachtingen met een dialoog en over onderliggende assumpties, risico’s en kansen. En tenslotte een terugkerend evaluatiemoment na afloop van de forecast cyclus waarin je de organisatie om input vraagt op wat nog niet zo goed lukt en waarin je samen bedenkt hoe je kunt verbeteren.

Patrick Tullemans (patrick@stemda.nl) is expert in business planning en control bij Stemda Consultancy