Risico's afdekken is voor manager Finance & Control William Goossens en Harry Leeuwe Export Manager bij Amefa een normale gang van zaken. Het internationale handelsbedrijf heeft klanten over de gehele wereld. 'Beslissingen over het te lopen risico worden genomen door middel van een tandemconstructie: credit management neemt de beslissing in overleg met commercie. Een combinatie van specifieke vakkennis gericht op het zelfde doel.

Het debiteurenrisico minimaliseren is bij de Apeldoornse Messenfabriek (Amefa) al ruim 35 jaar een normale gang van zaken. Door een actief risicobeheer zijn alle debiteuren binnen de groep ondergebracht bij de kredietverzekeringsmaatschappij Atradius. De procedures met betrekking tot deze kredietverzekering zijn volledig in het bedrijf geïmplementeerd. 'Er wordt op dit vlak geen beslissing meer genomen voordat de orders door zowel finance al commercie op risico zijn doorgelicht', legt William Goossens, manager Finance & Control uit.

Het bedrijf, dat eigendom is van de familie Hollaender, legt zich al meer dan 75 jaar toe op de ontwikkeling en productie van tafelbestekken. In de jaren zestig kwam hiervoor de eerste import uit lagelonenlanden in het Verre Oosten / Azië en daarmee groeide Amefa uit tot een internationale producent en handelsorganisatie van tafelbestek en keukenmessen. Inmiddels heeft het bedrijf een Europees netwerk van eigen dochterbedrijven opgebouwd en heeft de onderneming netwerkcontacten met haar kantoren in Hongkong en recentelijk in China. 

Amefa is inmiddels uitgegroeid tot één van de marktleidende ondernemingen in Europa binnen haar producten portfolio.
In de loop der jaren werden de productieactiviteiten in Apeldoorn verminderd en veranderde het bedrijf in een op internationale verkoop & marketing gerichte organisatie met een distributie- en servicecentrum bij de hoofdvestiging in Apeldoorn vanwaar tevens de inkoop en de logistiek centraal worden aangestuurd.

Begin jaren negentig werd de productie in Apeldoorn volledig gestopt. De Apeldoornse vestiging fungeert als hoofdkantoor van de Amefa Groep. Het bedrijf telt thans in Europa en Azië ruim 250 medewerkers. Het global netwerk van dochterondernemingen, verkoopagenten en distributeurs stelt de handelsonderneming in staat om haar producten in meer dan 50 landen wereldwijd aan te bieden. 

Efficiency
Tot voor kort opereerden vestigingen van Amefa autonoom en hielden zij eigen voorraden. Om efficiencyredenen is gekozen voor voorraadcentralisatie in drie grote distributiecentra. 'Zo worden Zuid-Europa en Afrika bediend vanuit Frankrijk en levert het distributiecentrum in Sheffield aan Groot-Brittannië en Ierland.

Het spiksplinternieuwe distributiecentrum in Apeldoorn richt zich op Noord, Centraal- en Oost-Europa en een aantal exportregio’s zoals Scandinavië en het Midden Oosten. In Azië zijn een aantal inkoopkantoren gevestigd. De centralisatie van de voorraadlocaties heeft ertoe geleid dat in Azië de goederen kunnen worden geconsolideerd.' 

Onder anderen op basis van deze centralisatie heeft iedere vestiging haar eigen bedrijfsprocessen georganiseerd. De nieuwe strategie om zoveel mogelijk synergie tussen de vestigingen te bereiken maakt uniforme processen nodig.

'Om deze bedrijfsprocessen en communicatie tussen de vestigingen verder te optimaliseren zijn we momenteel bezig centrale bedrijfssoftware te implementeren, IFS Applications', vertelt Goossens.

'Deze professionaliseringsslag op IT-gebied zal leiden tot procesuniformering en het monitoren van goederenstromen en transacties aanzienlijk vereenvoudigen.' Op het hoofdkantoor en distributiecentrum van Amefa in Apeldoorn werken 65 fte, 3 van hen zijn werkzaam op de afdeling finance & control.

'Door intensieve samenwerking tussen finance en sales worden bijna alle kredietrisico's welke het bedrijf loopt afgedekt door middel van kredietverzekering.  Een nieuwe klant kan aanpassing van de polis noodzakelijk maken. Het specifieke financiële traject binnen deze verzekeringspolis valt onder verantwoordelijkheid van credit management/controlling. Het conditionele tracé, de aansluiting bij de behoefte van de verkoopmarkten, valt onder verantwoorlijkheid van commercie/sales. Shared responsibility', legt collega Harry Leeuwe uit.

Als export manager beoordeelt hij de conditionele inhoud van de assurantie-polis. Als een debiteur niet wordt gedekt door de verzekering, leveren wij alleen als de klant de proforma factuur als prepayment voldoet ofwel tegen l/c resp. bankgarantie. Het is zelfs mogelijk om Atradius de kredietwaardigheid van de l/c openende bank te laten toetsen en een limiet op de betreffende bank aan te vragen. Deze procedure is in de kostensfeer voordeliger dan confirmatie van het l/c te regelen en is vooral interessant bij grote opdrachten.

'Hiermee zijn de trade receivables als een current assent bijna geheel (90 procent) gedekt. Bovendien blijft zo het risicoprofiel van de debiteurenportfolio zeer laag', vult Goossens hem aan. 'Bij de vestigingen zelf wordt eveneens een actief debiteurenbeheer gevoerd, omdat risicobeheersing niet het enige doel is, ook optimalisering van de cashflow is een belangrijke factor.' 

De Days Sales Outstanding (DSO) staat dankzij de intensieve samenwerking tussen de diverse afdelingen gemiddeld op 75 dagen binnen de gehele Amefa groep.  Een ander belangrijk voordeel van de kredietverzekering ligt in finance faciliteiten.

Zekerheid
Zowel Goossens als Leeuwe moeten er niet aan denken zaken te doen zonder de zekerheid die een kredietverzekering hen biedt. 'Bij internationaal zakendoen is er eigenlijk altijd sprake van een debiteurenrisico. Dankzij die verzekering kan de klant wachten met betalen totdat zijn bestelling is geleverd; dat is goed voor de cash flow van de relatie en kan voor Amefa concurrentievoordeel betekenen. Bovendien zijn wij er zeker van dat het geld bij ons binnenkomt.'

Het debiteurensaldo bedraagt momenteel 13 miljoen met een totale omzet van 60 miljoen euro. Een goed debiteurenbeleid vindt haar basis in de samenwerking met tussenpersoon, assuradeur én de klant; de aldus samengestelde professionaliteit biedt door de samenhang veel toegevoegde waarde. Onze relatie is deel van het proces.

'Zo'n kredietverzekering geeft ook vertrouwen aan de klant', vertelt de manager Finance & Control. 'Vele klanten worden op de hoogte gesteld als wij een kredietverzekering voor hen afsluiten. Het werkt als een spelregel waaraan ieder zich gebonden weet.    Bij nalatigheid of eventueel in gebreke blijven kunnen passende maatregelen conform de polisvoorwaarden het gevolg zijn, afhankelijk van de ernst van de situatie.'   

Leeuwe: 'Door deze wisselwerking maakt de betaalafspraak onderdeel uit van het gehele verkooppakket: service, product en prijs. De sales force is medeverantwoordelijk voor het op tijd betalen van de uitstaande rekeningen. Een kredietverzekering helpt bij het toetsen van de kredietwaardigheid van de relatie.' 

Als de factuur is verstuurd en in geval de herinnering zowel als de aanmaning niets oplevert, doen wij tijdig, conform de poliscondities, een beroep op de kredietverzekeraar en geven de incasso procedure uit handen.   Zowel de afweging als de toetsing van een debiteur wordt door middel van de 'tandemconstructie' uitgevoerd en werkt dus effectief, aldus de managers. Deze wijze van samenwerken en het delen van verantwoordelijkheid doet recht aan het motto van Amefa: ‘Together we achieve more’.


Amefa
De Apeldoornse Messenfabriek is in 1931 opgericht als messen- en scheermessenfabriek. De onderneming groeide al snel uit tot een van Europa's belangrijkste voorraadhoudende leveranciers van roestvrijstaal bestek.
Inmiddels werken er 250 fte bij het bedrijf en heeft het vestigingen in Europa en Azie om klanten in meer dan 50 landen te bedienen. De omzet bedroeg vorig jaar 60 miljoen euro.

Naam William Goossens
Leeftijd 40 jaar
Bedrijf  Amefa
Functie Manager Finance & Control
Opleiding HEAO en basisdoctoraal Bedrijfskunde
Loopbaan Begon zijn carrière als controller bij KLM. Vervolgens werkte Goossens zo'n 8 jaar bij Unilever. Hij bekleedde daar verschillende financiële functies. Sinds februari 2000 bekleedt hij de functie van manager finance & control bij Amefa.
Hobby’s Gezin, tennis, wandelen
[
Naam Harry Leeuwe
Leeftijd  56 jaar
Bedrijf Amefa
Functie Export Manager
Opleiding MULO, diverse cursussen
Loopbaan Begon zijn carrière als expediteur bij de Koninklijke Nederlandse Stoomboot Maatschappij (KNSM) in Amsterdam. Maakte een aantal jaren later de overstap naar Rotterdam om daar aan de slag te gaan als traffic manager bij een internationale handelsonderneming. Sinds 1978 is hij werkzaam bij Amefa.
Hobby’s Gezin (2 kinderen), natuur, wandelen, fietsen, muziek luisteren, lezen.

Resultaten
– Vanuit drie distributiecentra worden klanten in meer dan 50 landen bediend
– DSO staat op 75 dagen
– Alle risico's worden middels een kredietverzekering afgedekt
– Omdat risico beperkt is, mogen klanten achteraf betalen
– Vorderingen worden altijd voldaan, is het niet door de klant dan door verzekering