Bedrijven die hun kantoren zo inrichten dat voor elke taak een passende werkplek beschikbaar is, kunnen er niet vanuit gaan dat werknemers daardoor beter gaan presteren, geestelijk gezonder worden of meer bevlogen worden in hun werk. Dat blijkt uit onderzoek van de Rotterdam School of Management.

Bedrijven die een overgang naar flexibele plekken tot een succes willen maken, moeten rekening houden met de sociale kantoorbeleving van werknemers en ze betrekken bij de herinrichting, adviseert onderzoekster Christina Wessels.

Steeds meer bedrijven kiezen voor een ‘activity-based workplace’. Ze delen hun kantoren in in zones: stilteruimtes om geconcentreerd te werken, gemeenschappelijke ruimtes die samenwerking stimuleren en sociale ruimtes waar medewerkers ideeën kunnen uitwisselen.

Management verwacht te veel

Dit betekent in de praktijk minder bureaus en dat zou de kosten voor kantoorruimte omlaag kunnen brengen. Maar de verwachtingen die het management heeft gaan vaak nog verder. Bedrijven hopen dat de flexibele werkzones hun werknemers ook geestelijk gezonder, meer bevlogen in hun werk en productiever maken.

Onderzoek laat hierover geen eenduidig beeld zien, aldus de onderzoekster. Open ruimtes zijn dan wel bevorderlijk voor de communicatie en de uitwisseling van ideeën, mensen raken er ook snel afgeleid en kunnen zich moeilijker concentreren op hun werk. En dat zorgt weer voor gestresste werknemers die minder goed presteren, blijkt uit eerdere studies.

Flex-spaces hebben geen enkele invloed

Wessels volgde voor haar onderzoek anderhalf jaar lang twee groepen werknemers van een groot kantoor dat werd heringericht. De ene groep ging werken in drie flexibele zones, de andere groep werkte door in de oude situatie. Uit de enquêtes die ze hield onder beide groepen bleek verrassend genoeg dat het invoeren van de nieuwe werkplekken geen invloed -positief, noch negatief- had gehad op de geestelijke gezondheid, bevlogenheid in het werk of productiviteit van werknemers.

Ruimtes niet gebruikt zoals bedoeld

Uit interviews en paneldiscussies met medewerkers die in de nieuwe situatie waren gaan werken bleek dat de drie zones niet gebruikt werden zoals ze bedoeld waren en dat mensen in het nieuwe kantoor de oude situatie van vaste werkplekken probeerden na te bootsen. Sommigen werknemers gaven aan dat ze simpelweg te weinig soorten taken hadden en dus geen behoefte hadden aan verschillende zones. Anderen vonden het wisselen van werkruimtes te tijdrovend, waren gehecht aan een eigen plek of wilden graag in de buurt van bepaalde collega’s blijven werken.

Daarnaast meldden de werknemers dat hun betrokkenheid bij het proces te bescheiden geweest. Ook hadden ze te weinig de kans gekregen om met hun ideeën bij te dragen aan de veranderingen en liever meer ondersteuning gehad vanuit het middenkader.

Sociale processen

Volgens Wessels toont het onderzoek aan dat een overgang naar een nieuwe manier van werken een inbreuk kan zijn op de sociale processen op kantoor. Managers moeten vooraf dan ook de gewoontes, voorkeuren en routines van hun werknemers leren kennen. Vervolgens is het belangrijk medewerkers nauw te betrekken bij het ontwerp en invoering van de nieuwe werkplekken en daar voortdurend over te blijven communiceren, aldus Wessels.

Bekijk een video over het onderzoek