Werkkapitaalbesturing 2.0

Door de kredietcrisis neemt de druk op het credit management proces toe. Bedrijven zien zich genoodzaakt om op korte termijn het werkkapitaal te verbeteren. Daarbij wordt het intensiveren van het collections- proces als één van de beste middelen gezien om quick wins te realiseren. Men gaat zich nog meer richten op de externe factoren, terwijl in de praktijk de oorzaak van niet of te laat betalen juist vaak intern in de eigen organisatie ligt.

De credit manager heeft de sleutel in handen om interne focus te concretiseren en daarmee een bijdrage te leveren aan een structurele verbetering van het werkkapitaal.

Om te voorkomen dat de relatie met de klant op het spel komt te staan en vervolgens de omzet terug loopt, is het wenselijk dat de druk op het credit management proces vermindert. Hoe kan deze druk verminderd worden terwijl toch quick wins worden gerealiseerd om het werkkapitaal te verbeteren? Om deze vraag goed te beantwoorden is het van belang een aantal vervolg vragen te stellen:

1. Hoe belangrijk is werkkapitaalbesturing voor de organisatie en hoe belangrijk is credit
    management voor het realiseren van werkkapitaal verbeteringen.
2. Zijn de werkkapitaal doelstellingen afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen.
3. Op welk organisatie niveau zijn doelstellingen voor werkkapitaal vastgesteld en op
    welk niveau vindt credit management plaats.

Binnen elke organisatie en branche is de situatie op basis van bovenstaande vragen weer anders. Uit de praktijk blijkt wel dat werkkapitaaloptimalisatie vaak in een ‘enge' benadering wordt toegepast en primair gericht is op het sneller binnen halen van de openstaande facturen. Dit heeft op korte termijn positieve resultaten voor werkkapitaalverbetering, echter op lange termijn zal de klantrelatie verminderen en de kans op omzetverlies toenemen.

Daarnaast blijkt in de praktijk dat het structureel verlagen van de debiteurenpositie niet van de één op de andere dag gaat, ondanks de druk die hier door de kredietcrisis op is ontstaan. Hoe slaat u twee vliegen in één klap en zorgt u voor het verlagen van de druk op credit management? Hoe kan men zich richten op klantgerichte incasso, gecombineerd met het zowel op korte als op lange termijn verbeteren van werkkapitaal? Deze vragen spelen een belangrijke rol in het werkkapitaalbesturing 2.0 model.

"Interne focus" is geen vies woord
Door de huidige krediet crisis gaat men zich binnen het Credit management meer richten op het risico profiel in combinatie met het rendement van de klant. Deze externe focus ontstaat met name vanuit de risicobeheersing die noodzakelijk is nu betalings-termijnen oplopen en klanten failliet gaan. Dit is een logische ontwikkeling en zorgt voor extra tijd en energie in het credit management proces. Er ontstaat extra focus op het in kaart brengen van de exacte reden van niet betalen.

De afhankelijkheid van credit management van de interne processen wordt hierbij vaak buiten beschouwen gehouden. Hierdoor komt men onvoldoende tot het definiëren van verbeteracties om te voorkomen dat de klant te laat of niet betaalt. Dat is op zich vreemd, want de credit manager ‘zit' op een grote bak aan waardevolle informatie die concrete aanknopingspunten biedt voor het verbeteren van de interne processen. Hiermee heeft de credit manager de sleutel in handen om de druk op het proces te verlagen.

De credit manager ‘zit' op een goudmijn aan informatie
Door de interne processen aan te sluiten op het credit management proces, is het mogelijk om de redenen van niet betalen te vertalen naar procesoptimalisaties.
Dit levert inzicht in quick wins, verdeelt het realiseren van werkkapitaal verbetering over de gehele keten van processen en draagt direct bij aan klantgerichte procesverbetering.

Een belangrijke bijkomend voordeel is dat de procesketens een goede indicatie geven voor een efficiënte segmentatie bij het verbeteren van het credit management. Door de ketens te koppelen aan de segmentatie heeft men naast een klant/externe focus (met risico en rendement segmentatie) ook een interne focus.

Door deze combinatie kan men direct contact opnemen met de juiste proces(keten)eigenaar, die vervolgens een oplossing voor de concrete situatie kan bieden en tegelijkertijd input krijgt om zijn of haar processen te optimaliseren. Dit scheelt veel tijd voor het credit management team die niet meer verschillende personen in de organisatie hoeft te raadplegen, voordat de juiste informatie en oplossing boven tafel is.

Kortom, de klantgerichte externe focus heeft de afgelopen jaren voldoende aandacht gehad. Het is nu juist tijd om even via de achteruitkijk spiegel de organisatie in te kijken en ervoor te zorgen dat de interne processen met behulp van externe impulsen verbeterd worden en aangesloten worden op de segmentatie van het credit management proces.

Interne focus credit management zorgt voor klantgerichte procesoptimalisatie.

5 handvatten voor het verlagen van de druk op credit management
1. Vertaal redenen van niet / te laat betalen naar interne processen.
2. Maak voor de business inzichtelijk wat de (financiering)kosten zijn van de betreffende
    processen.
3. Integreer credit management rapportage met business rapportage en leg verbanden.
4. Definieer samen met de business verbeteracties t.b.v. procesoptimalisatie en monitor
    impact op credit management performance.
5. Koppel proces performance KPI's aan credit management segmentatie t.b.v. snelle
    oplossing van disputen.

Niet snijden maar verbinden
In de huidige krediet crisis worden veel bedrijven genoodzaakt te snijden in de kosten en daarmee in het aantal FTE's. Dit heeft direct gevolgen voor het proces en de proces-optimalisatie aanpak zoals hiervoor beschreven. Het hiërarchisch snijden is contra productief en werkt inefficiënties in de hand en daarmee een hoger kapitaalbeslag
van de debiteurenpositie.

Door te snijden met een ‘procesbril' op, wordt op basis van inzicht in de keten bepaald waar effectief en zonder inbreuk op procesoptimalisatie, kosten bespaard kunnen worden.

Tijdens de 5e Credit Expo op 4 november 2009, zal Henri Kuyl, consultant bij Finext,  
een presentatie met als titel: "Niet snijden maar verbinden; interne focus brengt credit management naar hoger niveau" ingaan op het ‘Werkkapitaalbesturing 2.0' concept
en wat het groeifasemodel naar Working Capital Excellence voor de credit manager
kan betekenen. Finext is partner van Financials for Financials