Werkgevers laten miljoenen liggen bij salarisadministratie

De helft van de grote werkgevers maakt fouten in de salarisadministratie waardoor zij vaak veel geld mislopen. Werkgevers met meer dan 250 werknemers die de salarisadministratie in eigen beheer hebben, betaalden tussen 2009 en 2012 gemiddeld bijna 100.000 euro teveel aan sociale verzekeringspremies.


Dat concludeert risicoadviseur en verzekeringsmakelaar Aon op basis van eigen onderzoek naar de afdrachten van sociale verzekeringspremies onder ruim 100 organisaties met meer dan 250 werknemers. Het onderzoek is uitgevoerd tussen 2009 en 2012.

Bijna de helft (46%) van de onderzochte werkgevers liet door fouten in de salarisadministratie geld liggen. In sommige gevallen gaat het om bedragen van meer dan 600.000 euro. Bij 4% van de organisaties bleek dat zij verkeerd of te weinig hebben afgedragen en het risico op een naheffing lopen.


Complexe regelgeving werkt fouten in de hand
De meeste fouten in de salarisadministratie worden gemaakt door het niet of verkeerd toepassen van wet- en regelgeving. Ook de systemen waarmee organisaties werken kunnen de kans op fouten vergroten, doordat er veel handmatige acties zijn vereist. Ook is het salarisadministrateurs niet altijd duidelijk welke regelingen en wijzigingen het systeem zelf doorvoert en welke aanpassingen handmatig gedaan moeten worden. Fouten variëren van onterecht betaalde premies omdat men een private verzekering heeft afgesloten tot een oud percentage dat in de salarisadministratie is blijven staan. Deze fouten komen bij een accountantscontrole niet aan het licht, omdat deze alleen de eindbalans controleert.

De regelingen die een werkgever zelf moet organiseren, blijken de moeilijkste te zijn. Een voorbeeld hiervan is de regeling voor vijftigplussers die voorafgaand aan het dienstverband een WW-uitkering hebben genoten. Werkgevers kunnen hiervoor 7.000 euro premiekorting toepassen mits de werkgever een doelgroepverklaring heeft en die heeft verwerkt.

In 2012 waren er meer dan tachtig mogelijkheden voor werkgevers om gebruik te maken van subsidies, afdrachtverminderingen of variabele sociale verzekeringspremies, zoals de gedifferentieerde WGA-premie of de sectorpremie voor de Ziektewet. Veel salarisadministrateurs zijn onvoldoende op de hoogte van deze regelingen, waardoor ze deze niet goed toepassen. “Wet- en regelgeving op het gebied van salarisadministratie is complex en continu aan veranderingen onderhevig. Wij merken dat veel salarisadministrateurs daar moeite mee hebben,” zegt Daniël Rijnbeek, Managing Consultant bij Aon Corporate Wellness.


Administratie onderzoeken
Aon adviseert organisaties om de salarisadministratie onder de loep te nemen. Zo kan worden onderzocht of alle regelingen optimaal worden benut. Organisaties moeten hierbij ook rekening houden met de salarisadministratie van de laatste jaren, want werkgevers kunnen tot vijf jaar terug correcties uitvoeren op hun administratie. Zo kan nog meer voordeel worden behaald.

Bron: Aon