Weg met (te) late betalingen!

De relaties van de onderneming met haar leveranciers veranderen de laatste jaren sterk. Nieuwe communicatietechnologie, software en diensten maken de wereld kleiner, vergroten markten en keuzemogelijkheden, drukken prijzen - en creëren tegelijkertijd steeds transparanter ketens en netwerken, waarin partners in wederzijds vertrouwen elkaar optimale efficiency en maximale waardecreatie gunnen.

Onze partner Basware deed samen met Mastercard wereldwijd onderzoek  naar een van de belangrijkste issues in die netwerken: de dynamische relatie tussen cash management en P2P-processen, en de impact ervan op de algehele performance van de organisatie. 
 
Bedrijven houden meer cash aan
De resultaten zijn gepubliceerd in een rapport, Creating Payment Energy, Unlocking the value of B2B payment networks . Daaruit komt onder meer naCar voren, dat 48% van de bedrijven, ondanks alle economische misère vorig jaar meer cash-reserves heeft opgebouwd. Zeven van de tien deelnemers zou ook, maar wat graag, méér rendement maken op die reserves, dan de magere rente die ze van de bank ontvangen. 
 
Anderzijds blijkt ook, dat meer dan de helft van alle deelnemende bedrijven het afgelopen jaar hun rekeningen later is gaan betalen – terwijl 88% vindt dat leveranciers eigenlijk zo snel mogelijk betaald zouden moeten worden!
 
Drie van de vier respondenten leggen zich neer bij die opgerekte betaaltermijnen, als een ‘fact of life’. Maar 90% beseft en erkent, dat die late betalingen, zeker in het MKB, slecht zijn voor de cash flow, voor de beschikbaarheid van werkkapitaal, dus voor groei en innovatiemogelijkheden en uiteindelijk voor de economie als zodanig.
 
 
Fig. 1 Wat zijn de gevolgen van late betaling van facturen? Bron: Creating Payment Energy
 
Betalingstermijnen zijn vanouds een praktisch instrument om kasstromen te beheren, inclusief de bijbehorende discounts en boetes voor snelle of (te) late betaling van facturen. 
 
Zoals onderstaande figuur weergeeft hebben zeven van de tien ondernemingen op de een of andere wijze betalingstermijnen gebruikt om hun cashflow positief te beïnvloeden – en dat geldt zowel voor leveranciers als voor afnemers. 
 
 
Fig.2 Wat heeft uw organisatie gedaan om de cashflow te verbeteren? Bron: Creating Payment Energy
 
Inefficiënte processen leiden tot problemen
Uit het onderzoek blijkt ook, dat 74% van de respondenten er nauwelijks in slaagt met crediteuren-en debiteurenprocessen waarde te creëren, bijvoorbeeld door effectief gebruik te maken van kortingen. De oorzaak? Vooral de inefficiënte processen. Er gaat bijvoorbeeld onnodig veel tijd verloren met het sussen van boze leveranciers. Geen wonder, als je ziet dat foutloze verwerking van facturen voor 63% van de ondervraagden een pijnpunt vormt! 
 
 
Fig.3 Wat zijn de belangrijkste problemen in uw AP-functie? Bron: Creating Payment Energy
 
Een op de vijf deelnemers aan het onderzoek geeft het toe: ze betalen te laat, omdat ze bij gebrek aan state-of-the-art systemen alles met de hand moeten doen of nalopen.
 
CFO’s, overal ter wereld, blijven erop hameren dat er ‘meer met minder’ gedaan moet worden. Daarmee versterken ze overigens het idee, dat Finance een kostenpost  is… Uit ander recent onderzoek blijkt dat ruim 62% van de kosten van hun Finance-functies bestaat uit … personeelskosten! Nog steeds zijn er (te) veel medewerkers van Finance te veel tijd kwijt aan traditionele ‘back office’ transactieverwerking, zo stelt APQC
 
 
Figuur 4: Waaruit bestaat het werk van de afdeling Finance? Bro:  APQC 
 
P2P: van kostenpost naar profit center
Volgens het in juni van dit jaar verschenen Billentis e-invoicing/e-billing report 2015 (o.a. gesponsord door Ricoh) wordt slechts 8.4% van alle facturen wereldwijd geheel papierloos verwerkt. Het gaat dus nog steeds niet hard met de adoptie van eFacturatie. Volgens goed ingewijde bronnen is er een grote kans dat de Nederlandse overheid, compliant aan de desbetreffende EU-richtlijn, in 2016 e-facturatie naar de overheid verplicht gaat stellen. Dit kan een mogelijke generator worden tot hogere adoptie. 
Maar digitalisering van inkomende en/of uitgaande facturen op zich is nog geen echte oplossing, natuurlijk. Bij de meeste organisaties is nog veel te veel exception handling nodig, vooral door de traditionele handmatige processen en omdat de (master) data niet op orde zijn. 
 
Foute of onvolledige informatie in facturen leidt ook tot te laat of zelfs nooit betaalde rekeningen. Verbeteren van de kwaliteit van die gegevens en verminderen van de aantallen exceptions is dus de komende tijd prioriteit nummer 1. Overgaan op e-invoicing is daarbij wel een aantrekkelijk en effectief vertrekpunt, voor de ontdekkingsreis naar volledig papierloze P2P. 
 
E-facturatie is een uitstekende ‘enabler’, die het mogelijk maakt om uiteindelijk met AP en AR waarde te creëren, in plaats van alleen maar kosten.
 
E-Invoicing: basis voor nieuwe toegevoegde waarde
E-facturatie biedt snel een groot aantal voordelen: 
 
DSO reductie  
- Een eFactuur wordt sneller verstuurd en in behandeling genomen. Het lijkt zo simpel -  maar onderzoek toont aan dat daardoor gemiddeld ook sneller betaald wordt en de KPI ‘Days  Sales Outstanding’ daalt.

Zekerheid
 -      Doordat automatisch wordt gesignaleerd wanneer de factuur is verzonden, ontvangen en in behandeling genomen, worden veel moeizame discussies voorkomen. Er wordt bovendien een uitgangspositie gecreëerd, die nieuwe betaalmodellen mogelijk maakt.
 
Meer toegevoegde waarde via nieuwe betaalmodellen.
- Als gegarandeerd kan worden dat de factuur ontvangen en geaccepteerd is, biedt dat nieuwe mogelijkheden voor bijvoorbeeld Supply Chain Finance. Waar in het verleden alleen de grootste strategische leveranciers in de waardeketen in aanmerking kwamen voor SCF, komen concepten als ‘dynamic discounting’ en ‘reversed factoring nu ook binnen bereik van de ‘mid-tail’.
 
En last but not least is e-facturatie uiteindelijk ook beter voor het milieu!
 
Kritisch kijken naar P2P processen
Late betalingen zijn slecht voor het MKB en daarmee voor de economie als zodanig. Het is dus hoog tijd dat het bedrijfsleven kritisch kijkt naar de P2P- processen en het daarbij behorend instrumentarium. Alleen dan kunnen we een futloze kostenpost veranderen in een energierijke P2P-functie, die waarde creëert in plaats van vernietigt. 

Leveranciers en afnemers kunnen dat slechts zelden alleen. Dienstverleners als Ricoh en zijn partners spelen daarbij een steeds belangrijker rol. Betere cashflows en ruimer werkkapitaal komen door nieuwe technologie binnen bereik, ook van kleine en middelgrote ondernemingen. Verrijken en optimaliseren van ketens en netwerken genereert waarde, winst en nieuwe innovatie-energie. 
 
Johan Kennis