‘Veel organisaties laten de eindgebruikers tanken bij een raffinaderij in plaats van een bezinestation.’

Na een eerste webinar waarin de beginselen van 'data storytelling' werden geïntroduceerd, hield Yann Toutant, Country Manager Benelux van softwarebedrijf Toucan Toco samen met twee consultants van adviesbureau BearingPoint een vervolgpresentatie. "Een talkshow", noemde Toutan het zelf, naar aanleiding van vier 'boude stellingen'. Belangrijkste conclusie: een datagedreven organisatie begint ermee historische data toegankelijk te maken, en bouwt van daaruit verder. Gedreven door de datahonger van alle betrokkenen.

De meeste organisaties komen om in de data. Of liever gezegd: ze slagen er lang niet altijd in data zinvol aan te wenden. Business intelligence (bi)-tools die zijn ontwikkeld om data te verwerken en te presenteren bevallen matig. De 'beslissers' baseren er hun beslissingen lang niet altijd op (zo ze er al mee overweg kunnen, is het voor hen vrijwel onbegonnen werk om nuttige data boven water te krijgen). Evenmin zijn ze tevreden over de rapporten die ze daarom maar laten opstellen door data scientists die wel goed kunnen omgaan met die BI Tools - slechts 34 procent van de beslissers gebruikt dergelijk rapporten überhaupt, blijkt uit onderzoek van het bureau Gartner. En zo verspillen die data scientists veel waardevolle tijd, die ze beter zouden kunnen besteden aan het beheer van de kwaliteit van data en aan de ontwikkeling van manieren om meer waarde te ontlenen uit die data, en doordachte beslissingen op basis van scenario’s, simulaties, data-analyse en modelbouw mogelijk maken.

"Data worden vaak vergeleken met olie. Welnu, veel organisaties laten de eindgebruikers tanken bij een raffinaderij in plaats van een bezinestation", zo vat Yann Toutant, Country Manager Benelux van Toucan Toco de situatie samen. Toucan Toco levert datavisualisatie-apps. Deze apps, waarmee 'data stories' zijn te vertellen, vormen een aanvulling op bestaande bi-tools. Het bedrijf claimt dat met zijn software niet alleen bi-experts maar ook eindgebruikers van hoog tot laag in de organisatie inzicht kunnen krijgen in data en op basis daarvan gefundeerde beslissingen nemen - kortom, aan 'data storytelling' kan doen, zoals Toucan Toco dat noemt. Tijdens een tweede webinar van Alex van Groningen over data storytelling, poneert Yann Toutant vier 'boude stellingen', waarover hij doorpraat met twee adviseurs van het bureau BearingPoint: Jaco van Zijll Langhout, partner en adviseur Digital & Strategy en Michiel Musterd, Advanced Analytics Expert.

De drie trappen hun 'talkshow' (zoals Toutant het noemt) af met de stelling:

'Bedrijven dienen het aantal data dat ze beschikbaar stellen aan hun medewerkers te beperken'.

Dat wil zeggen: iedere gebruiker moet over de data kunnen beschikken die hij nodig heeft. Dus ook mensen die laag in de organisatie zitten, zodat zij zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Want ook voor hen kan informatie uit het BI-systeem voor hen van onschatbare waarde zijn. Denk aan een vestigingsmanager die uit het systeem kan aflezen hoe hij presteert ten opzichte van collega's en concurrenten, of hoe het ervoor staat met bepaalde voordeelacties. Uiteraard moet wel worden bepaald wie tot welke informatie toegang krijgt.

Maar het principe is duidelijk: de informatie moet op maat worden aangeboden. Dat kan door te denken vanuit de gebruiker, en het data-aanbod aan diens behoefte af te stemmen, zodat hij die data kan toepassen om betere inzichten te krijgen en slimmere beslissingen te nemen. Toutant gebruikt weer een olie-metafoor: "Je moet 'upstream' te werken en niet 'downstream' zoals zo vaak gebeurt." En een taalkundige metafoor: "Veel bedrijven overstelpen de gebruiker met allerlei data. Alsof ze hem een woordenboek aanreiken, waarmee hij dan zelf maar betekenisvolle zinnen moet zien te vormen. Terwijl ze hem ook die zinnen kunnen aanreiken." En die 'zinnen' moeten niet te ingewikkeld zijn. De data moeten 'snackable' zijn, zoals Toutant ook al tijdens het vorige webinar zei. Hapklaar, dus. De gebruiker moet er makkelijk mee overweg kunnen. Zonder training, zonder dat hij allerlei hindernissen moet overwinnen om de data te kunnen verorberen.

Stelling 2: 80 procent van de beslissingen wordt genomen op basis van ‘het onderbuikgevoel’.

Beslissingen op basis van data en ‘het gezonde verstand’, ‘het onderbuikgevoel’ en ‘ervaring’ sluiten elkaar niet uit. Maar in te veel bedrijven worden beslissingen genomen zonder die data een prominente plaats toe te kennen.

Geen wonder, aangezien die data in zo'n ontoegankelijke overdaad worden gepresenteerd. Zonde, want keer op keer blijkt dat bedrijven succesvoller zijn naarmate ze vaker beslissingen nemen op grond van data en zaken als intuïtie en ervaring alleen als aanvulling gebruiken. Te meer daar die data het vaak mogelijk maken om gezonde discussies te voeren, omdat ze het over hetzelfde hebben en hun meningen kunnen onderbouwen, wat bij mensen die op hun gevoel afgaan nog niet gezegd is. Zodoende ontstaat er al snel een 'conversatie' binnen een 'community rondom data', zoals van Zijll Langhout dat noemt. "Rondom kpi's bijvoorbeeld. Stel dat een verkoper volgens die kritieke performance indicatoren heel goed presteert. Dan kan dat aanleiding zijn voor een discussie over hoe dat nu komt, en in hoeverre anderen van hem kunnen leren." Zodoende kan een datagedreven organisatie zichzelf ook voortdurend verbeteren.

Stelling 3: Zorg voor een datagedreven cultuur door van 'push' naar 'pull' te gaan.

Zoals gezegd: denk vanuit de gebruiker en stem het data-aanbod aan diens behoefte af in plaats van hem te overstelpen met allerlei informatie, en een datadoolhof op te trekken waarbinnen de gebruiker z'n weg maar moet zien te vinden. In de praktijk betekent dit vaak dat het aanbeveling verdient om te beginnen met historische data en daar inzichten aan ontlenen, zegt Musterd.

Die inzichten mogen op zich misschien niet zo spectaculair zijn, en eerder beschrijvend dan verklarend of voorspellend van aard zijn (van het niveau: de omzet van een energiebedrijf was in 2012 hoog), gebruikers raken daardoor wel vertrouwd met data storytelling. En zullen ook nieuwsgierig worden naar nieuwe mogelijkheden die data bieden, en wellicht zelfs vragen of er niet meer kan met data. Als dergelijke 'pull-factoren' zich eenmaal manifesteren, is het makkelijk om de gebruikers met nieuwe data te bedienen, die aansluiten op hun toegenomen datahonger.

Geleidelijk aan - zie de figuur - kan een bedrijf dan data vaker inzetten om niet alleen 'descriptive analytics' te bieden, maar ook 'diagnostic analytics' (niet alleen het 'wat', maar ook het 'waarom'. In het voorbeeld: de omzet was hoog vanwege de koude winter). Een volgende stap is dan 'predictive analytics' (voorspellingen) en uiteindelijk de 'prescriptive analytics': adviezen op basis van data, 'de heilige graal' als het gaat om het gebruik data ter ondersteuning van beslissingen, aldus Musterd.

Stelling 4: Binnen twee weken heb je de eerste belangrijke inzichten.

"Na een eerste workshop waarin we met gebruikers brainstormen, kunnen we binnen twee weken terugkomen met een werkende eerste versie van een applicatie waarmee gebruikers data kunnen omzetten naar toegankelijke informatie", zegt Van Zijll Langhout. Toucan Toco beschikt over templates die voor 80 procent voldoen aan de behoeften van de meeste gebruikers, stelt hij.

BearingPoint hoeft die templates alleen maar nader in te vullen om te voldoen aan de precieze wensen van de individuele gebruiker; de software hoeft dus niet voor elke klant op maat te worden opgebouwd. Als we weten in welke kpi's een gebruiker inzicht in wil, dan zorgen we dat de software de data die daarvoor nodig zijn inleest en de gebruiker ze gepresenteerd krijgt in aantrekkelijke visualisaties. "Zo aantrekkelijk dat een 'wow-effect' gegarandeerd is."

In de derde en afsluitende webinar (schrijf u hier gratis in) staat de ROI van data storytelling centraal.