Wat kost een verkoopfactuur?

Deze vraag stelt CFO Robert Marseille aan de LinkedIn-groep 'Finance Professionals Netherlands'. Hij licht toe: 'Voor een relatie ben ik benieuwd naar jullie inschatting van de kosten per factuur, voor het gehele proces vanaf het aanmaken van de factuur tot en met de volledige betaling- inclusief alle administratie processen die hierbij horen. Wat zijn hierbij de belangrijkste kostencomponenten en vooral; wat kun je doen om deze kosten te reduceren?'

Een uitgebreide reactie komt van André Mandjes (Owner Incassoforce): ‘De kosten van een verkoop factuur variëren van zes tot tien euro. Een en ander is afhankelijk van de organisatie grootte en product en/of dienst. Naast het versturen van een factuur, reken op minimaal drie euro van het aanmaken tot verzending, zitten de grootste kosten in het aanmanen en de tijd die het personeel kost. Een manier om deze kosten te drukken is een goed en efficiënt creditmanagementsysteem waarbij de aanmaningen automatisch gegenereerd worden en de medewerker geen lijsten hoeft uit te draaien en te bepalen wie aan te manen.’

‘Als je digitaal facturen verstuurd en aanmaningen ook per mail verstuurd kun je ook al flink besparen op drukwerk en portokosten’, voegt Edwin Klijn (Owner Administratiekantoor E. Klijn) toe. 

André Salomons (Fast Close expert, Financial Suite®): ‘Volgens mij zitten er nog kosten voor het traject: Controleren op juiste levering en order omzetten naar factuur, die zou je ook kunnen toerekenen.’

De variatie zes tot tien euro zal voor veel organisaties te klein zijn, denkt Walter Jongenelis QC. (Controller MKB-Directeur Applicontrol). ‘Ik verwacht dat een bedrag van 25 euro gemiddeld geen vreemde raming zal zijn voor organisaties zonder digitaal proces en zonder automatisch incassotraject. Met slimme automatisering zouden de kosten richting 15 euro kunnen gaan gemiddeld. Het gemiddelde heeft ook te maken met de betaalmoraal die gewoonlijk is in de branche en organisatie. De kosten voor een energiebedrijf met automatische incasso maandelijks is van een andere orde dan van de levering van goederen of diensten met een factuur. Er zijn vaak meer handelingen nodig en van meer personeelsleden of externen.’

‘Uit ervaring weet ik, dat een facturatiemedewerker gemakkelijk 60.000 facturen per jaar kan produceren als een en ander goed is geautomatiseerd’, schrijft Finance Manager Maarten Verheul. ‘Het is alleen nog een druk op de knop en een kwestie van controleren. Als je personeelskosten, automatiseringskosten en overhead bij elkaar telt, zeg in het slechtste geval 300.000 euro gedeeld door 60.000 facturen, dan is de prijs slechts vijf euro. Bij bedrijven als KPN en Vodafone zal de prijs daar nog ver onder liggen.

‘Het feit is dat de kosten van een verkoopfactuur per bedrijf enorm verschillen’, concludeert Henri Drenth (ervaren financieel controller). Veel is afhankelijk van de bedrijfstak waarover je het hebt en de mate van automatisering en gemiddelde factuurwaarde die daarbij hoort. Drenth: ‘Een methodiek die je hiervoor zou kunnen gebruiken is Activity Based Costing. Voordeel hiervan is dat je ook de mogelijkheden tot kostenbesparingen aan het licht brengt.’

Lees verder in de de LinkedIn-groep ‘Finance Professionals Netherlands